沟通管理的核心概念
在实际项目中，大部分冲突、挫折和低效率都是由于沟通不畅造成的。
项目管理者 75% ~ 90% 的时间都会花费在与项目相关方的沟通上，包括提供项目指导、做出决策、授予工作、指导行动、进行谈判、撰写报告、参加会议、解决冲突等。项目经理与相关方之间的沟通贯穿于项目生命周期的始终。
沟通的方式
1. 内部和外部，内部是指团队成员之间，外部是指客户、供应商等。
2. 正式和非正式，开会、谈判都属于正式沟通，一般的沟通活动都属于非正式沟通。
3. 垂直和水平，上下级之间的沟通属于垂直沟通，同级之间的沟通属于水平沟通。
4. 官方和非官方，代表组织发布的信息属于官方沟通，不代表组织发布的信息属于非官方沟通。
5. 书面和口头，在项目管理中，员工被鼓励尽可能采用书面沟通并保存记录。
6. 言语和体语，信息不仅在语言和文字中传递，而且也通过表情、手势传递，它们同样重要。
规划沟通管理 (规划)
规划沟通管理是根据相关方的信息需要和要求及组织的可用资产情况，制定合适的项目沟通方式和计划的过程。
本过程的主要作用是识别和记录与相关方的最有效率且最有效果的沟通方式。
团队应该在整个项目期间定期审查规划沟通管理过程的成果，以确保其持续使用。
有效的沟通
有效的沟通是指以正确的形式、在正确的时间把信息提供给正确的受众，并且使信息产生正确的影响。
书面沟通的 5C 原则
1. 正确的语法和拼写（Correct）：语法不当或拼写错误会分散注意力，还有可能扭曲信息含义，降低可信度。
2. 简洁的表述和无多余的字（Concise）：简洁且精心组织的信息能降低误解信息意图的可能性。
3. 清晰的目的和表述（Clear）：确保在信息中包含能满足受众需求与激发其兴趣的内容。
4. 连贯的思维逻辑（Coherent）：写作思路连贯，结构清晰、完整，上下文呼应。
5. 受控的语句和想法承接（Controlled）：可能需要使用图表或小结来控制语句和想法的承接。
规划沟通管理需要考虑的问题
- 谁需要什么信息和谁有权接触这些信息；
- 他们什么时候需要信息；
- 信息应存储在什么地方；
- 信息应以什么形式存储；
- 如何检索这些信息；
- 是否需要考虑时差、语言障碍和跨文化因素等；
沟通路径
两个人之间的沟通算作一条沟通路径。如果项目中参与沟通的人数为 n，那么沟通路径总数为 n(n-1)/2。
沟通方法
1. 交互式沟通：在两方或多方之间进行的实时多向信息交换。这是确保全体参与者对特定话题达成共识的最有效的方法，包括会议、电话、即时通讯、视频会议等。
2. 推式沟通：把信息发送给需要接收这些信息的特定接收方。这种方法可以确保信息的发送，但不能确保信息被目标受众理解。推式沟通包括信件、备忘录、报告、电子邮件、传真、语言邮件、日志、新闻稿等。
3. 拉式沟通：用于信息量很大或受众很多的情况。要求接受者自主地访问信息内容。这种方法包括企业内网、电子在线课程、经验教训数据库、知识库等。
在此阶段需要输出：
1. 沟通管理计划
2. 项目管理计划更新：包含相关方参与计划。
3. 项目文件更新：包含项目进度计划、相关方登记册等。
管理沟通 (执行)
管理沟通是根据沟通管理计划，生成、收集、分发、存储、检索及最终处置项目信息的过程。
本过程的主要作用是促进项目相关方之间实现有效率且有效果的沟通。
会议管理
- 准备并发布会议议程（其中包含会议目标）；
- 确保会议在规定的时间开始和结束；
- 确保参与者受邀并出席；
- 确保整场会议内容切题；
- 处理会议中的期望、问题和冲突；
- 记录所有行动及为其分配的行动责任人；
在此阶段需要输出：
1. 项目沟通记录
2. 项目管理计划更新：包含沟通管理计划、相关方参与计划等。
3. 项目文件更新：包含问题日志、经验教训登记册、项目进度计划、风险登记册、相关方登记册等。
4. 组织过程资产
监督沟通 (监控)
监督沟通是确保满足项目及其相关方的信息需求的过程。
本过程的主要作用是按沟通管计划和相关方参与计划的要求优化信息传递流程。
沟通管理计划中定义的沟通活动在监督沟通过程中应根据需要进行调整，并采取行动实施干预。产生的变更请求需要通过实施整体变更控制程序。变更可能导致以下两种结果：
- 修正相关方的沟通要求，包括相关方对信息发布、内容或形式，以及发布方式的要求；
- 建立消除瓶颈的新程序。
在此阶段需要输出：
1. 工作绩效信息
2. 变更请求
3. 项目管理计划更新：包含沟通管理计划、相关方参与计划。
4. 项目文件更新：包含问题日志、经验教训登记册、相关方登记册等。
