“优秀IT顾问的七大能力之一:专业技术能力”;
“优秀IT顾问的七大能力之二:团队协作能力”;
本篇说明第三种能力:业务分析能力。
3 业务分析能力
“横看成岭侧成峰,远近高低各不同。”--《题西林壁》,苏轼。
中医会望闻问切,西医会抽血拍片,“先诊断、再开药方”。IT顾问就是“IT问题的医生”。
3.1 问题分类
复杂的任务要整体思维、分工合作;复杂的问题要先分类调研、再集成方案。
常规我们是通过帮别人解决问题,赢得别人的尊重、信任、经济回报,同时获得心理上的成就感、信心,从而建立自身安全保障能力。我们会遇到健康、学习、生活、小家大家、工作、教育、住房等等方面的问题,每一种问题又会根据自身准备度分层次、分时段考虑。一步跨上十层楼需要超能力,一步一个台阶则普通人亦可做到。优秀人士,善于将要处理的问题先分类,再按用分类规则分层次、排优先级、安排时间处理。
优秀的IT顾问,应准确区分问题规模:是问题点类(需求点),专题类(业务规则线),项目类(业务运营层面),项目组合类(公司经营体系);区分问题层次:是技术问题类(系统/设备/数据等),业务规则类(指标/方案/流程/数据),管理制度类(目标/职责/成本/资源等);区分问题频次:是必然发生问题,还是不可控偶发例外;区分问题优先级:从用户影响程度,从技术实现难度;……一旦把问题准确分类,解题思路就会豁然开朗。
3.2 业务方案
问题分类是对应内部具体执行来说的,外部用户需要的是用户业务角度的解决方案。
古语云:“当局者迷,旁观者清”。一个现实业务必定是繁杂多变的,一个外人能轻易找出几个问题点,甚至是关键问题点,还可能给出一些方向性的解决思路;但要列出完整性问题,分类分析,给出几个解决方案,考虑优劣性,书写到文档中,并以用户语言和用户沟通确认,达成一致,则要下一番苦功夫和硬功夫。君不见旁观者变成当局者,不如原来者比比皆是。业务方案不是旁观者对当局者大声嚷嚷,而是实实在在变更游戏规则。
优秀的IT顾问,应精通业务方案:把用户零散需求点,整理为用户需求规格清单,确认公司内的用户/客户内部团队,和内部团队确认需求范围、优先级,并根据确认需求整理出书面的业务方案(复杂问题有必要的需要由乙方来出业务方案)。业务方案常规给出三种,总结列出每种方案能达成/不能达成的用户目标,业务变更点,优势劣势,所需资源(依次为财、物、人),里程碑计划及关键交付件、活动,执行前后的风险及应对措施等等,和用户宣导沟通讨论修改,帮助用户做选择,获得用户(特别是出资人)的确认,完成准备阶段。
3.3 技术方案
和外部用户用业务方案沟通达成一致,和实施团队(包括乙方)要沟通技术方案。
常规的业务方案落地,要制定新的流程,新的角色职责,任命人员承担角色,购买系统/设备,培训人员操作,配置开发调试上线,切换原有业务到新业务操作,正式运作后解决执行问题,跟进执行效果,分析偏差,持续改进;管理业务方案实施的任务、人员、跟进进度、培训赋能、处理异常等等。这些活动,都可以囊括到广义的“技术方案”范围,需要在准备阶段充分考虑。
优秀的IT顾问,应精通IT类技术方案。IT类技术方案,数字化系统平台是最显著的特点:指标、指标定义、计算算法、报表展示,关联数据、数据定义、表单格式规范,流程、审批节点、绑定角色、操作权限,其他平台接口、读取方式、交互频次、数据格式,系统运维层次、角色分工、异常处理机制,移动端访问,等等。优秀的IT顾问,会利用数字化系统平台的“突破时空”,提升业务方案落地和执行的及时性和有效性,对用户所见即所得。
3.4 所需资源
达成目标需要资源,资源是稀缺的,精心计划和控制资源是达成目标的前提。
做资源计划,有一种极端:任务资源是无限,什么业务方案都可以做;另一种极端,是现在没资源,所以什么也做不了。这两种思路都是把实现资源放在方案的第一位考虑,而忽略了业务方案对用户的价值,往往会得出结论:做了计划又不投人,或人都没有做计划有什么用?有效的做法是把目标管理:把用户的目标价值放在第一位,为了达成目标有几种方案,每种方案需要一定的资源来达成;用户根据目标选择方案,再去获取资源授权;根据实际落实的资源,及时调整目标期望。
优秀的IT顾问,应搞清楚问题性质、公司特点、及投资人对各种资源的授权策略。包括资源类型,如钱、时间、物、外人(供应商)、内人(公司其他部门接口人,IT团队);资源优先级,如加人加钱以换时间,以时间省人省钱;问题影响面,如法律法规规定、不做可能被罚款,业务变革关键路径上依赖问题,现在可以用、期望优化操作等;……优秀的IT顾问,向投资人客观展现目标和资源关系,和投资人一起对投入的资源负责。
3.5 风险预防
因为现状出现异常和目标有偏差,所以要分析解决去达成目标;期待解决过程中没有异常,这本身就不正常。
古语云:“人无远虑,必有近忧”。近忧就是已经发生的问题,变成了火烧眉毛的紧急事件,我们如果不及时灭火,就会彻底玩完。远虑就是可能发生的风险,如果提前考虑了对策并留有资源,就可以避免问题发生;或者问题发生了,能按对策从容解决。人的特点之一是说易做难:人们理解时间的复利,人们相信预防胜于治疗,人们相信明天会更好,但现实是多数人停留在口头,只有少数人真正去做准备。
优秀的IT顾问,应掌握需求、问题、风险、变更的转换关系,形成规范机制来提前识别和管理风险。如关键阶段及活动:项目目标、需求范围、业务方案、技术实现、资源投入、业务变更、人员异动、执行偏差、移交缺失、上线后失败等;优秀的IT顾问会使用培训宣导、团队决策、书面记录、跟踪矩阵、交付件确认、定时汇报、及时沟通、提前反馈等方法,和团队一起预防风险。