Microsoft Outlook邮箱存储清理问题

前言

记录一次outlook邮箱存储占满，用户又无法自主清理的问题。微软官方也记录了很多处理步骤文档，但是写的过于“官方”，处理起来冗余复杂，于是决定记录一下，有需要的可以进行参考。

问题描述

outlook邮箱存储一共50G(这个与分配的License有关，比如Microsoft 365 Business Basic分配的Exchange Online存储是50G，office 365 e3分配的Exchange online存储有100G)。用户发现后台存储满了，其他人发送邮件给他也会提示邮箱已满。尝试删除邮件发现已删除的邮件自动恢复，从outlook设置—账户/常规—存储，对deleted items文件夹进行empty操作，长时间没有反应。

处理过程

1. 通过powershell连接后台，登录管理员账号，必须要有Exchange 管理员的权限。

connect-exchangeonline

如果没有安装exchange模块，需要执行以下命令：

• Install-Module -name ExchangeOnlineManagement -scope currentuser
• Set-ExecutionPolicy -ExecutionPolicy unrestricted
• Import-Module ExchangeOnlineManagement

2. 查看用户邮箱恢复区的占用情况，注意Identity后面接用户邮箱地址

Get-MailboxFolderStatistics -Identity [e-mail] -FolderScope RecoverableItems  | Format-Table Name,FolderPath,ItemsInFolder,FolderAndSubfolderSize

可以看到，用户邮箱恢复区已经达到100G，官方文档有说明，如果应用了保留策略，那么配额会增加到100G，如果已经达到了配额，用户无法删除项目。官方文档：Exchange Online 中的“可恢复的项目”文件夹 | Microsoft Learn

3. 查看用户是否有任何保留类型

get-mailbox -identity [e-mail] | fl Hold

截图示例delayhold和delayreleasehold需要改成false。

关于保留类型可以查阅微软官方文档：如何识别 Exchange Online 邮箱的保留 |Microsoft 学习

有关于DelayHoldApplied和DelayReleaseHoldApplied属性的说明，如果设置为true，将会延迟保留至30天，超期后托管文件夹助理将会自动删除。

InPlaceHolds参数表示分配了合规性保留策略，需要登录合规性门户，设置保留策略，将此用户进行排除

也可以通过命令行进行排除，需要用户有合规性管理员权限

Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <策略名称> - AddExchangeLocationException [e-mail]

4. 手动清理用户恢复区中的邮件

将用户的保留属性删除后，过30天会自动清理恢复区中的邮件，但由于已经影响到正常工作，于是在后台手动清理。清理方式有两种：

• 使用 Security & Compliance PowerShell 中的 New-ComplianceSearch 和 New-ComplianceSearchAction cmdlet 删除“可恢复项目”文件夹中的项目。使用这个方法一次性只能删除10个项目。。。而且还是手动执行，这得删除到天昏地暗去。。
• 通过Start-ManagedFolderAssistant托管文件夹助理加速处理指定的邮箱

托管文件夹助理命令

Start-ManagedFolderAssistant -Identity "[e-mail]" -AggMailboxCleanup -FullCrawl

执行后没有任何报错就行，不过，也不会立马出现效果，咨询了微软技术支持，反馈是微软数据中心太大了，根据以往经验，有些用户一小时就清的差不多了，有些则需要一天。（听起来有道理但具体说不出什么）等待了一个晚上后。。。从100G降到了1G，联系用户进行删除，也能正常删除了。

注意：处理完后需要将策略还原。进行清理操作时需要跟用户确认邮件是不需要并且可以清除的了，因为清除后就不能恢复了。万一事后有风险也好保留证据。

总结

由于Microsoft使用经验太少，处理起来过程比较艰难，对于小白来说看微软官方文档也很复杂，文中穿插了一些官网链接用于解释部分原理，如果不想弄明白的那就只看操作步骤就好。