在如今信息爆炸的时代,我们离不开网络中的搜索引擎,从海量的信息中寻找所需。对一个企业的内部信息实现高效搜索也是一件非常具有挑战性的任务,因为你要考虑的不仅是速度和准确度,还要保证信息的安全。2007 Office system面对这样急迫的企业需求,有针对性地增强了信息检索的功能,通过强大的搜索引擎技术,帮助用户搭建企业信息检索平台,轻松实现企业信息的检索。
       在以往,企业很难真正建立一个完善的搜索解决方案,这个原因是多方面的。首先,企业无法协调企业内容。企业中通常会有多个分散的资源库,没有经过结构化的处理,用户很难通过设置逻辑条件来精确检索这些资源库中的文档和数据,导致搜索结果和用户的期望相去甚远,无法满足用户的基本需要。第二,企业还需要在信息的易访问性和安全性之间找到最佳的契合点。当用户对信息进行检索时,既需要快捷地找到所需结果,又要确保信息的安全。为了能够达到企业内部安全策略的要求,并有效保护知识产权,企业需要对用户的权限进行严格定义和管理,使用户只能检索并访问到那些与自己的权限相符的信息。而如果把信息检索与用户权限绑定在一起,将会是一套非常复杂的系统模型,很难实现构建和管理。第三,企业中的大量数据包含在不同的资源库中,用户如果希望找到指定的订单信息,以及完成订单信息所需的库存信息和联系人信息,就需要从不同的信息存储库中进行多次检索,并将最后得到的结果汇总到一起,这对于企业信息检索平台可以一个不小的考验。第四,如今很多用户常常需要使用不同的应用程序来搜索信息,因为很多应用程序都有自己的搜索引擎和用户界面,这意味着用户必须频繁地登录不同的系统,并输入不同的验证信息,才能分别搜到需要的结果。接下来,由于系统返回的搜索结果的可操作性很差,你很可能需要手工进行复制粘贴才能实现多个信息片段的拼接。因此,当前的企业搜索解决方案无法为客户提供一个统一的界面,将来自不同系统中的搜索内容整个到同一个结果集中,搜索的效率令人很不爽。总之,对于企业用户而言,如何找到适当的技术来解决之前提到的所有问题,的确是一个不小的挑战!
       针对这么多棘手的问题,全新的2007 Office system在信息检索功能上做了很大的改进,可以为用户提供了一套强大的搜索解决方案,其目的就是帮助企业用户攻克信息检索的瓶颈,构建完善的信息检索平台。Office 2007的信息检索功能可以分别从客户端程序和服务器端程序上来实现,我们具体来看:
 
全新的用户客户端搜索:
       对于客户端用户,可以在简单、易用的搜索界面里设定多层的、复杂的搜索条件,快速从当前计算机中搜索到需要的信息,并能直接对搜索结果进行相关操作。这方面的功能相信大家并不陌生,因为我在之前介绍Outlook 2007时提到其内置的增强的搜索功能,就是Office 2007在提升信息检索功能上的具体体现。
实际上,在Outlook 2007OneNote 2007这两个应用程序中,你都可以快速检索电子邮件或笔记,哪怕你只记住了一点点信息,一句话,一个词,甚至是一个邮件附件中的文字,一张图片中的文字,都能搜索出来(OneNote 2007是支持OCR文字识别技术的)。而且,这个信息搜索的速度非常快,因为最新的搜索功能是基于WinFSWindows Desktop SearchWindows桌面搜索)技术来实现的,操作系统已经利用了空闲时间对所有的信息进行过索引,因此你会体验到闪电般的搜索速度,微软称之为“即输即搜”。在搜索结果中,你会看到所有搜索关键字所在的位置都是高亮显示的,以便你能够快速浏览、使用和共享搜索结果,或者将搜索结果标记为任务,设置其状态或属性,从而最大限度地满足用户对结果的需求。
利用Outlook 2007中的检索功能可以迅速搜索出所需信息
OneNote 2007中可以检索文字、影音和图片中的信息
 
强大的SharePoint服务器端搜索:
       Office SharePoint Server 2007不仅拥有强大的搜索引擎技术,而且还能够对业务数据进行协调,以确保每次搜索都能在首页结果页面中显示与搜索条件相关性最高的结果集。通过Office 2007的搜索解决方案,用户可以在多种资源库中搜索到各种格式的信息,实现跨存储库的信息搜索功能,并能轻松地将搜索范围扩大到第三方来源。SharePoint 2007会针对企业和行业数据来调整相关性,并可以通过权限管理来实现可靠的安全性,实现精细的管理控制,包括监视、分析和报告等。此外,SharePoint 2007还能够对企业中所有的员工进行“人员搜索”,不仅可以按部门或职务来查找人员,而且还可以按专业经验、社会差距或共同兴趣来进行查找,快速定位到相关的人员和专家,并与之进行信息交流,这正是Office 2007信息检索功能的特色所在。
企业内部信息搜索
企业员工搜索
企业客户信息搜索
 
OK! 有关新一代2007 Microsoft Office system的商业价值的全面介绍,到这里就算告一段落了。通过我之前发表的这几篇博文,相信大家已经对Office 2007的新功能和新特性有了全面的了解,回顾一下,主要体现在以下几个方面:用户界面的改进,个人工作效率的提升,实现团队成员间的通讯与协作,实现企业内容管理,实现商务智能,实现工作流的设计与应用,实现信息的高效检索,以及全新的Open XML文件格式。你会发现,大部分的新功能和新特性都体现在了Office的服务器端产品上,尤其是以SharePoint 2007为技术核心,这也正预示了未来微软Office system的发展方向。Office早已不再局限于像WordExcelPPT这几个客户端组件这么简单,Office产品家族已经越来越庞大,其强大功能正在越来越多地向企业级应用、向后台服务延伸,足以让你刮目相看!想做Office高手的你,可千万别落伍哦!
 
 
    我做“Office 2007面面观”这个专题已有整整一个月的时间,感谢这么多朋友的捧场!你们的关注和支持就是我坚持写下去的最大动力!我会继续将Office system中更多的知识和技巧分享给大家,如有你有问题,也可以给我留言,我将尽力为大家解答。