每一个企业、每一个部门都会有自己的业务逻辑和工作流程,比如一篇文档的逐级审批需要一个流程,一张报销单从提交到审核到报销需要一个流程,等等。而在以前,想要应用Office system去实现这些逻辑和流程是很辛苦的工作,因为这需要开发人员编写相关的代码。如今,2007 Office system的一个重要的技术提升就是新增了对工作流的全面支持,这主要是得益于Windows Workflow Foundation(简称WWF)在底层的支持,它是Windows SharePoint Services 3.0的核心组件之一。通过工作流技术的应用,我们可以有效地管理和跟踪业务流程中所涉及的人工任务,从而减少协调这些流程所需要的成本和时间。
       我们首先来普及一些基本的概念。到底什么是“工作流”?你把它可以理解为产生某种结果的一系列任务。在微软SharePoint产品和技术环境中,工作流的定义更为具体:根据与业务流程相关联的操作和任务的顺序所进行的文档或项目的自动转移。利用工作流,企业可以通过将业务逻辑附加到SharePoint列表或库中的文档或项目中,来统一管理企业内的业务流程。而“业务逻辑”主要是指能够指定和控制对文档或项目执行的操作的一组说明。
       你可能还不是很理解上面提到的这些概念,说的的确是有些抽象。没关系,我来通过一个实例再说得形象一些吧:在SharePoint 2007网站中,用户可以根据需要,将已经定义好的工作流添加到一个文档库中,从而使文档能够传送给一组人员进行审批。当文档的作者启动这一工作流时,该工作流会创建文档审批任务,并将这些任务分配给流程的参与者,然后将自动向所有参与者发送电子邮件,邮件中说明了任务的具体情况和截止日期,并列出指向待审批文档的超链接。在工作流执行过程中,工作流的所有者或参与者都随时检查工作流的状态,以查看都有哪些参与者已经完成其工作流任务。当所有的参与者都已完成其所负责的工作流任务后,整个工作流随即结束,并自动通知工作流所有者工作流已经顺利完成。下图展示的就是一个审批工作流的所涉及的几个关键步骤。
 
       Office 2007中怎样应用工作流呢?世纪上,全新的SharePoint 2007中就自带了一些工作流,可以基本满足企业内部比较常见的业务流程的需要,主要包括了以下几个类型:
l  审批工作流:可将文档或项目传送给一组人员进行审批,常常应用在文档库之中。
l  收集反馈工作流:可将文档或项目传送给一组人员已获得反馈。审阅者可以提交反馈,并发送给启动该工作流的人员。该工作流与审批工作流相似,也常常应用在文档库之中。
l  收集签名工作流:可将Office文档传送给一组人员,用以收集这些人员的数字签名。该工作流必须在Office客户端程序中启动,参与者需要将其数字签名添加到指定的文档中,来完成工作流所指定的工作任务。
l  处理审批工作流:支持记录管理的流程,可询问工作流的参与者是否保留或删除过期的文档,主要适用于记录中心网站。
l  三态工作流:可用于管理需要组织跟踪大量问题或项目的业务流程,例如客户支持问题、潜在客户或项目任务等。
l  中文电子审批流程:这是SharePoint中文版特有的一个工作流,类似于之前提到的审批工作流,非常符合中国的国情。因为在国内,领导部门的层层审批是司空见惯的场景,对于一个项目或一篇文档,一路审批下来可能会需要N个签名和盖章。而中文电子审批工作流就可以实现这一流程的电子化。首先,通过分层组织结构图,你可以选择参与进来的审批者;接下来,启动工作流,每一个领导者都可将其签名作为个性化图片添加到文档中,每一个职能部门也可以将其公章作为控件添加到文档中,替代电子签名,从而实现流程化的审批。
 
虽然我们可以对SharePoint自带的这些工作流进行一定程度的自定义,但这并不能完全满足企业内部不同的业务需求,这时候,你可以选择设计和开发适用于业务流程的、企业特有的工作流。微软为用户提供了两种设计和开发工作流的方法:
l  专业的软件开发人员可以使用Visual Studio 2005 Extensions for WWF作为二次开发的框架,编写自定义的代码,创建新的工作流。服务器管理员可以将这些自定义的工作流直接部署在多个企业网站上。
l  普通的Web设计人员可以使用Office SharePoint Designer 2007,通过“工作流设计器”设计工作流,定义每一个工作步骤的条件和操作,形成与 SharePoint 列表和库中的项目相关联的规则。这个过程非常简单,无需任何代码的开发。
 
接下来我通过一个“中文电子流程审批”的实例,简单展示一下工作流在Office 2007中的应用场景:
首先,工作人员可以打开一篇需要上级审批的文档。如果企业后台部署了SharePoint Server 2007,只需单击左上角的Office按钮,就会看到菜单中的“启动工作流”功能,启动工作流。
       接下来开始对电子审批的流程进行设置。
       在对话框中会显示当前企业组织结构的树形图,在图中选择需要参与到审批过程中的审批者,并指定审批的先后顺序和期限。点击“确定”并“提交”,即可启动这一审批工作流。
       接下来,工作流将按照审批顺序先后为指定的审阅者发送电子邮件,提示审阅者进行文档的审批。审阅者一旦认可文档中的内容,可以插入自己的图形化签名,并将文档提交给下一位审阅者继续审阅。
       文档的审阅过程将会按照工作流的设置继续进行下去,直到所有的签名都已添加到文档中,整个电子审批的工作流程就此结束,工作流会把好消息自动通知给文档的创建者。
       SharePoint站点上,你可以随时查看和管理与自己相关的各类审批的状态,清楚明了。
 
       有关工作流在Office 2007中应用的相关内容,还有很多方面没有提及。今天我借这样一个机会,只是想为大家做一个简要的介绍,感兴趣的朋友可以在网络上搜到更多的资源。希望大家能够理解各种工作流在企业内部的应用场景,体验到全新的2007 Office system在工作流设计和应用方面的强大功能。我是阿拉丁,有关Office 2007中强大的信息检索功能,咱们下回分解!