李代友特别重视最终用户在信息化应用中的体验,用他的说法是“不要让用户妥协”,为此甚至亲自动手来帮乙方工程师做界面的优化。他还说,“系统切换的精力要用在用户的导入上”,不仅为部署准备了充分的应急预案,甚至两度推后验收时间,力求万无一失。
谈到多年来管理信息化项目的经验,李代友列了六点心得与CIOAge.com读者分享:
1.精确定义项目的需求,目标要明确
信息化项目的风险中,技术层面的风险往往是比较小的;随着技术的发展,总有一种技术能满足你的需求。风险往往来自于不准确的需求、不清晰的目标——在开始就没有找准努力的方向,当然很难按时完成任务。
造成这类问题的主要原因有两个方面:一个方面是计算机程序设计人员缺乏项目所在行业的专业知识,不能准确地理解客户的需求,造成需求偏差。另一方面是客户在开始时没有清晰完整的项目目标。因此,选择一个合适的服务提供商至关重要。就本项目而言,沟通科技就能很好地把握用户需求并明确项目目标。
2.制定合理的进度计划
项目的推进需要按照既定的步骤进行,合理的工作计划才能保证项目的成功。好的进度计划是成功的一半,而不合实际的计划会给项目带来巨大的负面影响。
就本项目而言,由于并发数可能过千,如果服务器出现问题将会影响整个集团的业务。因此首先需要保证建立高可靠性的服务器,然后才能逐步增加负载。我们与沟通科技一起,充分利用沟通科技以往的项目实施经验,结合松下电器的实际情况制定出了合理的进度计划,保证了项目的顺利进行。
3.做好进度控制
项目管理者必须控制好项目进度。项目进度要根据实际情况合理调整,必须根据用户需求、技术人员实际情况作合理安排。对一些影响项目进展的关键因素,如服务器部署,打印服务等方面必须提前完成。对一些可能出现风险的地方,需要设置缓冲器和安排更多的资源。
就本项目而言,沟通科技根据以往的经验,在服务器部署和打印机服务程序等工作上提前安排测试,在服务器性能得到保证后,主要工作集中在系统切换上,从而保证了项目的顺利推进。
4.提高团队效率
项目是由项目团队成员共同协作完成的,因此高效项目团队也是项目成功的关键之一。
建立良好的沟通、增强团队的凝聚力是提高团队效率的有效途径。让项目团队成员知道项目的价值和完成项目的意义,项目团队成员会因为完成了具有挑战性的任务,实现了自身价值而感到自豪。为了不断获得这种自豪感,他们会更加努力地工作,接受新的挑战,从而形成了一个良性的循环。
5.争取领导的支持
信息化系统的应用是“一把手工程”,缺少了领导的支持项目是无法推进的。信息系统往往带来用户使用习惯的改变,而要改变人的习惯却又十分困难;当出现这种情况时,领导的支持将保证项目得以顺利进行。
6.项目的实施要能给用户带来实实在在的好处
比如提高系统响应速度,节省用户劳动时间;在很多项目中,一慢所有的问题都会暴露。只有在用户看到实实在在的效果后,才能得到他们的支持。
李代友告诉我,松下要求所有的东西都是“可视化”的,遇到问题记录下来,由整个团队分析并总结出方法。他认为乙方即便有解决不了的问题也应当开诚布公地说出来,然后与甲方共同探求解决问题的方法,隐瞒缺陷或是推卸责任会深深地伤害彼此的信任。