第三章
OFFICE
使用技巧
 一、
WORD
使用技巧

二、
EXCEL
使用技巧

三、
POWERPOINT
使用技巧
2
2
一、WORD
使用技巧
1
、
Word
中实现自动翻页
当在
Word
中阅读一篇较长的文章时，反复的翻页一
定是一件令你觉得麻烦的事。其实，只要利用一下
Word
中一项鲜为人知的功能，你就可以实现
Word
中
的自动翻页，并可根据你的需要调整翻页的速度。
下面就是实现此功能的具体步骤。
 1.
先在
Word
中打开要阅读的文件，然后选择菜单
“
工
具
/
宏
/
宏
”
。
 2.
在弹出的对话框中，在
“
宏的位置
”
一栏中选择
“
Word
命令
”
，然后在
“
宏名
”
的列表框中选择
“
AutoScroll
”
并点击
“
运行
”
按钮。
3
3
WORD 使用技巧
 3.
接着，你就可以通过鼠标的上下移动来控制滚动
的方向和速度。将鼠标放到滚动条的上半部则向上翻
页，放到下半部则向下翻页，放到中部则暂停翻页。
鼠标越靠近两端，滚动的速度越快。这时，只要随便
点一下鼠标，自动翻页功能就会关闭。
如果你经常需要使用此功能，还可以将它添加到工
具栏中，只需选择
“
工具
/
自定义
”
，选择
“
命令
”
选项
卡，在
“
类别
”
栏中选择
“
所有命令
”
，然后从
“
命令
”
框
中将
“
AutoScroll
”
拖到工具栏上即可。
4
4
WORD 使用技巧
2
、在文档中快速跳转
 单击
“
视图
/
文档结构图
”
菜单，显示
“
文档结构图
”
，然
后在
“
文档结构图
”
的左窗口中单击某个标题，就可立即
跳转到文档的相应位置。
 要关闭
“
文档结构图
”
，可再次单击
“
视图
/
文档结构图
”
菜单。
3
、纵横页面混排
 默认文档是横向的，如果要把选定文字排为纵向，则先
选定这些文字，然后单击
“
文件
”
菜单中的
“
页面设置
”
，
在
“
正文排列
”
中选择
“
纵向
”
选项，
“
应用范围
”
框中选择
“
所选文字
”
，即可将选定文字排为纵向
。
5
5
WORD 使用技巧
4
、在长文档中移动或复制对象
 选择
“
窗口
/
拆分
”
，把拆分栏拖动到所需位置，将当
前文档拆分为两个窗口，然后拖动鼠标左键、选定对
象，按下
Ctrl
键、拖动对象穿过拆分栏到达指定位置。
拖动时，不按下
Ctrl
键是移动对象。
5
、将
Word
文件转换成电子邮件，立即发送
 单击常用工具栏上的
“
电子邮件
”
按钮，窗口变成发送
邮件时的界面，此时还没有打开
Outlook
程序。单击
“
收件人
”
按钮，打开
“
选择收件人
”
对话框，在收件人
列表中，选择需要的收件人，选中
“
收件人
”
后，单击
“
确定
”
按钮，接着点一下
“
发送副本
”
按钮就可以把
Word
文件作为电子邮件发出去了。
6
6
WORD 使用技巧
6
、
Web
地址自动转换为超级链接
 如果在文档中输入
Web
地址，不希望自动转换为超级
链接，可以单击
“
工具
/
自动更正
”
，系统弹出
“
自动更
正
”
窗口，选择
“
自动套用格式
”
选项，然后取消
“
Internet
及网络路径替换为超级链接
”
选项左边的复
选框，单击
“
确定
”
即可。
 如果希望将输入的
Web
网址定义为块，然后执行
“
插入
/
超级链接
”
命令（或按下
Ctrl+K
按钮），在弹出的窗口
中输入网络地址等数据；将某个已有的超级链接定义
为块之后，单击
“
鼠标右键
/
超级链接
/
取消链接
”
按
钮，则可手工取消该超级链接。
7
7
WORD 使用技巧
7
、
“
文本框
”
也能输入多重幂指数

经常需要使用数学公式及数学符号的用户一定知道
Word
的公式编辑器，它可以轻松的完成多重幂指数这
一数学公式，但是在这里我们介绍一个更加通俗的办
法
——“
文本框法
”
。
　　
“
文本框
”
也是
Word
中的一个强有力的工具，通过
它也可以达到我们的目的，单击
“
插入
→
文本框
→
横
排
”
，插入一个文本框，并在其中输入
X
，然后调整其大
小和位置，并设置文本框的底色和线条色皆为无，指数
y
也可以使用文本框的方法输入，即可完成幂指数的输
入。
8
8
WORD 使用技巧
8
、
怎样关闭拼写错误标记

Word
中有个相当不错的拼写和语法检查功能，通过
它用户可以对键入的文字进行正确检查。系统默认是
实时检查的，因而在编辑文档时会产生许多标示错误
语句的红色或绿色的波浪线，有时候会影响用户的工
作，这时可以将其隐藏，待编辑完成后再进行检查，
方法如下。
　　右键单击右状态栏上的
“
拼写和语法状态
”
图标，
在弹出的菜单中选择
“
隐藏语法错误
”
项后，错误标记
便会立即消失了。
　　如果要进行更详细的设定，可以执行工具菜单中
“
选项
”
命令，在弹出的
“
选项
”
对话框中进行详细的设
置，如拼写和语法检查的方式、自定义辞典和写作方
式等项。
9
9
WORD 使用技巧
9
、附加段落格式的去除
 若想去除附加的段落格式，我们可以使用一组快
捷键
Ctrl
＋
Q
。此时，如果对某个使用了正文样式
的段落进行了手动调节，增加了左右的缩进，那
么增加的缩进值就属于附件的样式信息。若想去
除这类信息，可以将光标置于该段落中，并按
Ctrl
＋
Q
快捷键即可。如有多个段落需做类似调
整，可以首先选定这多个段落然后再使用上述的
快捷键。
10
10
WORD 使用技巧
10
、
附加字符格式的去除
 有的人喜欢在自己编辑的文档中试验各种字符外
观，比如加粗、斜体、下划线，甚至空心、阴文、
阳文等等。这是与专业的字符排版原则相违背的。
专业的字符排版原则中，正文的字体及样式都会被
限制在很有限的种类之内。如果你想去除这些附加
字符格式，不必一个一个的查找与更正，
Word
为此
提供了快捷键。不过要注意的是，这里有两组功能
相同的快捷键。一个是
Ctrl
＋
Space
；另一个是
Ctrl
＋
Shift
＋
Z
。前一组对于中文
Windows
的用户是无
效的。
Ctrl
＋
Space
，是中文
Windows
中用于切换
中英文输入法的快捷键。所以，我们可以选择使用
Ctrl
＋
Shift
＋
Z
来完成这一工作。
11
11
WORD 使用技巧
11
、
巧用多级列表功能编号

实际上多级列表与加项目符号或编号列表相似，但
是多级列表中每段的项目符号或编号根据段落的缩
进范围而变化。多级列表是在段落缩进的基础上使
用
Word
格式中项目符号和编号菜单的多级列表功
能自动地生成最多达九个层次的符号或编号。使用
方法如下：
 把需要编号的段落输入到
Word
中，并且采用不同
的缩进表示不同的层次。第一层不要缩进。从第二
层开始缩进，可以使用格式工具中的
“
增加缩进量
”
和
“
减小缩进量
”
按钮。
　　
12
12
WORD 使用技巧
 从实际使用经验来说，缩进量的掌握是一个问题：
层次间的缩进量应该是一致的，否则使用多级列表
时可能会出现错误的编号。所以，可以把第二层缩
进调到标尺
1
的位置，把第三层调到标尺
2
的位置，
依此类推，使层次间的缩进保持为标尺上
1
的距离。
 然后选择列表。在
“
格式
”
菜单中选择
“
项目符号和编
号
”
，单击
“
多级符号
”
命令。
 在预先规定的多层次编号样式中选择需要的多级列
表样式，如果需要接着文章前边的段落编号应该选
择
“
继续前一列表
”
，需要单独编号则选择
“
重新开始
编号
”
，选择确定。
13
13
WORD 使用技巧
12
、
解决
“
公式编辑器
”
调入速度慢的问题

在
Word
中，公式编辑器是需要占用很多系统资源
的，使用公式编辑器时用户常常会感觉到计算机速
度变慢了。有一个办法可以间接解决这个问题。
当要编辑或者插入公式时，首先打开一个新的
Word
文件，在新的文件中调入
“
公式编辑器
”
编辑
公式，然后定义公式块，按
Ctrl
＋
C
组合键拷入剪贴
板，再按
Alt
＋
Tab
组合键返回原先的
Word
文档，
或者从
“
窗口
”
菜单中选择原来编辑的文件，再按
Ctrl
＋
V
组合键把公式粘贴到文本中。当需要再一次
插入或者编辑公式时，只要按
Alt
＋
Tab
回到
“
公式
编辑器
”
即可，保留前面的公式可让用户在
“
公式编
辑器
”
中拷贝公式中的相同部分，从而加快了编辑
速度。
14
14
WORD 使用技巧
13
、
插入其它语种的特殊符号
 用
Word
进行文字处理时，往往要输入很多符号。
这里介绍几种常用的输入其他语种特殊符号的方法。
1.
插入符号法
　　单击
“
插入
”
菜单栏，选择
“
符号
”
命令，在里面
可以选择拉丁语、希腊语等语种，。但是此法调用
符号模块时间较长，加之在较大的篇幅内寻找需要
的符号比较麻烦，因此有一定局限性。
　　
15
15
WORD 使用技巧
2.
利用软键盘功能法
　　
Windows
内置的中文输入法提供了
13
种软键
盘。它们是：
PC
键盘、希腊字母键盘、俄文字母键
盘、注音符号键盘、拼音键盘、日文平假名键盘、
日文片假名键盘、标点符号键盘、数字序号键盘、
数学符号键盘、单位符号键盘、制表符键盘、
特殊
符号键盘。我们可以根据需要，进行不同的选择。
 操作时，只须用鼠标右键单击输入法词条的软键盘
图标，选中需要的软键盘，即可选定、插入符号。
16
16
WORD 使用技巧
14
、
快速输入大写中文数字
 在一些特殊领域，例如银行等金融部门，经常需要
输入中文的数字，一次两次可以，但是输入次数多
了未免太麻烦了，这里介绍一种快速输入中文数字
的方法：
执行
“
插入
”
菜单上的
“
数字
”
命令，在弹出的
“
数字
”
对话框中输入需要的数字，如输入
1231291
，然后
在
“
数字类型
”
里面选择中文数字版式
“
壹、贰、
叁
…
..
”
，单击
“
确定
”
，中文数字式的
“
壹佰贰拾叁
万壹仟贰佰玖拾壹
”
就输入好了。
17
17
WORD 使用技巧
 用智能
ABC
输入法中快速输入中文的小写、大写数
字及常用量词
　
“
i
”
：输入小写中文数字的前导字符
　
“
I
”
：输入小写中文数字的前导字符
“
i0
”
~
“
i9
”
：
“
○
”
~
“
九
”
“
I0
”
~
“
I9
”
：
“
零
”
~
“
玖
”
“
i
”
+
字母可得相应的量词：
“
is
””
ib
””
iq
”
。。。。
十百千万亿日吨月微毫度磅秒第分时斤克里兆升
厘年米
18
18
WORD 使用技巧
15
、
将姓名按姓氏笔划排序
　　
 在举办会议或者进行评比时，需要对相关的人员姓
名按照姓氏笔划进行排序。首先，将需要排序的姓
名写出来，每个姓名要占一行，即输入结束后需按
“
回车
”
换行，选中所有需要排序的姓名，执行
“
表
格
”
菜单上的
“
排序
”
命令。
　　在
“
排序文字
”
对话框里，
“
排序依据
”
项选择
“
段落数
”
，
“
类型
”
项里根据各自的要求，可以选择
“
笔划
”
、
“
数字
”
、
“
日期
”
、
“
拼音
”
四种排序方式，
在其后的二选一框里选择
“
递增
”
或者
“
递减
”
方式，
单击
“
确定
”
，杂乱无章的姓氏就被
Word
排列的井
井有条了。
19
19
WORD 使用技巧
16
、
在
Word
中插入当前的日期和时间
 用户可以随时使用快捷键在
Word
文档中插
入当前的日期或时间。方法很简单，只需要
将光标置于需要插入日期或时间的位置，按
下
Alt+Shift+D
组合键即可插入日期，而按
下
Alt+Shift+T
可插入当前时间。用户也可
以执行
“
插入
”
菜单上的
“
日期和时间
”
来完成
同样的工作。
20
20
WORD 使用技巧
17
、
锁定插入的日期和时间　
 在上面的例子中，我们介绍了如何插入
“
日期
和时间
”
，如果在插入日期和时间的时候在
“
日
期和时间
”
对话框中选择了
“
自动更新
”
的话，
则每次打开该文档时日期和时间都会变成当前
的日期和时间。如果用户不需要日期和时间的
自动更新，可以单击时间和日期处，按下
Ctrl+F11
组合键，这样就可以锁定时间和日期
了。还有一种一劳永逸的方法，就是按下
Ctrl+Shift+F9
组合键使时间和日期变为正常
的文本，自然就不会自动更新了。
21
21
WORD 使用技巧
18
、
利用合并字符功能设置上下标
　　
 用户在编辑文档的时候，有时会遇到某个字符同时
具有上下标，例如
X
10
、
10+2-1
，公式编辑器可以
轻松的完成任务，但是如果在安装
Office
时没有安
装公式编辑器该怎么办呢？
　　在工具栏里添加
“
合并字符
”
按钮，键入有上下
标的字母，依次键入上标、下标，然后同时选中上
下标，最后按下合并字符按钮，接着会弹出对话
框，进行了相应的设置后，就完成了上下标的输入。
　　需要提醒用户注意的是，如果上下标对不齐的
话可以尝试加空格，另外此方法只适用上下标不超
过
6
个字符的情况。
22
22
WORD 使用技巧
19
、
使用
⑩以上的数字序号　
 以前在
Word
中输入
10
以带圈序号非常困难，现在
Word XP
中可以轻松插入带圆圈
10
以上的序号。点击
工具栏上的
○
字按钮，在
“
文字
(T)
”
栏输入
“
11
”
，
“
圈
号
(Q)
”
栏中选
“
○
”
，点
“
确定
”
即可完成。
20
、
使用格式刷重复复制格式　
　
 格式刷的用法相信广大用户都会，但是每次只能调整
一次格式是不是很不方便呢？
　　其实只要双击
“
格式刷
”
按钮，用户可以将选定格
式复制到多个位置。再次单击格式刷或按下
“
Esc
”
键即
可关闭格式刷。
23
23
WORD 使用技巧
21
、
利用拖放的方式复制网页　
　
 在复制网页内容时，通常用户都是在
IE
窗口用鼠
标选中需要复制的部分，然后执行
“
复制
”
命令，
接下来打开
Word
程序，进行
“
粘贴
”
。
　　其实还有更加简便的方法，就是使用
Windows
最常见的拖放功能，选中网页上的内
容，按住鼠标左键不放，拖到
Word
窗口，然后
释放鼠标左键，网页的内容就被完整复制了。
24
24
WORD 使用技巧
22
、
让光标在段落间快速移动
　　
 在编辑
Word
文档的时候，如果需要在段落之间移
动，可以使用
Word
提供的一个快捷键只需按住
Ctrl
键，然后再按下方向键中的向上或向下键，这样就
可以使光标依次向上或向下移动一个段落。
23
、在
Word
中用另类方法复制文本
　　
 选定需要复制的文字，按下
Shift+F2
组合键，这时
状态栏上会显示
“
复制到何处
”
的字样，然后将光标
移动到目标处并按下回车键即可完成复制。
25
25
WORD 使用技巧
24
、
巧用
“
选择性粘贴
”
中的
“
无格式文本
”
　　
 用户在制作文档时经常会用到复制和粘贴的方
法，但是直接粘贴的文本有时会出现不希望的格
式，如从复制的网页文字粘贴到文档后，四周留
下了表格边框；从其它文档粘贴过来的文字延续
了源文件中的格式。通过
“
选择性粘贴
”
我们可以
让这些文字按照设置好的格式出现。
　　将需要的文字复制到剪贴板后，执行
“
编辑
”
菜单上的
“
选择性粘贴
”
命令，在弹出的对话框中
选择
“
无格式文本
”
。单击
“
确定
”
按钮后，粘贴的
文字就是无格式的，也就是说它会按照粘贴光标
位置的格式出现。
26
26
WORD 使用技巧
25
、
快速插入一对大括号　
　
 将光标置于需要插入大括号的地方，然后按下
Ctrl+F9
组合键，就可以快速在插入点插入一对大
括号，并且将输入光标置于大括号中。
26
、在
Word 2002
中选择多个文档区域
　　
 用户在
Word 2002
中可以像在
Windows
窗口中选
择多个文件一样来选中多个文档区域，这样可以大
大提高工作效率。具体方法与选择多个文件一样，
就是按住
“
Ctrl
”
然后使用鼠标进行选择即可。
27
27
WORD 使用技巧
27
、
Word
中的扩展功能键
 Ｆ
8
：快速定位（按的次数不同，选定的对象不同）
按
Esc
退出扩展选定方式
Alt
：选定纵向文本快
28
、插入漂亮的图标
　　
 Windows
程序中大多有精美的图标，用户的
Word
文
档可能会使用到它们，如何插入这些图标呢？
在
“
我的电脑
”
或者
“
资源管理器
”
中选定带有图标
的文件，单击鼠标右键，在弹出的菜单中执行
“
复制
”
命令，然后在
Word
文档中执行
“
粘贴
”
命令，
Word
的图标就出现在文档中了。
28
28
WORD 使用技巧
30
、
Ctrl
在绘图中的作用
　　
 在拖动绘图工具的同时，按住
Ctrl
键，所绘制出的
图形是用户画出的图形对角线的
2
倍；在调整所绘
制图形大小的同时，按住
Ctrl
键，可使图形在编辑
中心不变的情况下进行缩放。
31
、如何微调图形及图像的位置　
　
 在调整图形或图像的位置时，使用鼠标进行拖动不
太精确，往往无法达到满意的位置，用户可以选定
该图形或图像后在按住
Ctrl
键的同时用
←
、
↑
、
→
、
↓
的方向键来进行精确微调。
29
29
WORD 使用技巧
32
、在
Word
中记录保存时间
　
　
 在
Word
中，用户可以查看文档的各种属性，如作
者，创建时间，最后修改时间等等，非常方便，单
击
“
文件
”
菜单栏中的
“
属性
”
命令，在其中的
“
常规
”
选项卡里可以看到这些信息
33
、如何执行
“
全部保存
”
　
　
 当用户打开了多个文档后，如果想全部保存似乎找
不到这个命令，其实它是隐藏起来了。
　　按住
“
Shift
”
键，然后在打开
“
文件
”
菜单，就会
发现菜单上多了一个
“
全部保存
”
命令，执行即可完
成全部保存的操作了。
另外，细心的用户也一定发现了，菜单中也多了
“
全部关闭
”
的命令，配合
“
全部保存
”
命令，
Word
操
作会更加容易和快捷。
30
30
WORD 使用技巧
34
、
Word
中同一页面显示不同页码
　
　
 我们在写论文或报告时常常在页眉中用第
×
页共
×
页的形
式，然后又要将该类文件集中起来装订成一本书，并在页
脚中显示页码，表明该页在整本书中的位置，这就出现了
同一页面显示不同页码的情况，利用域可以方便地解决这
一问题。
假如某文件在整本书中的起始页码为
101
，按照下面步骤
可以完成：
第一步、设置页眉。在页眉中输入
“
第页共页
”
，将光标移
动
“
第
”
后面，选择菜单
“
插入
→
域
(F)
”
，从域名中选择
Page
，或者在
“
第
”
后面输入
Page
，然后用鼠标选择
Page
并按
Ctrl+F9
。用同样的方法在
“
共
”
后面插入域
Numpages
，这就完成了
“
第
×
页共
×
页
”
的设置。
第二步、设置页脚。按第一步的方法在页脚中插入域
Page
，然后在
Page
前面输入
“
=100+
”
，最后用鼠标将刚
输入的
“
=100+
”
和插入的域一起选中并按
Ctrl+F9
，通过
打印预览就可以查看效果了。
31
31
WORD 使用技巧
35
、如何将
Word 2000
当字典使用　
　
 在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂。这时，你
可以用
“
金山词霸
”
等专业翻译软件，但更为简便的方法
是直接使用
Word
的中英
——
英中词典，即可在
Word
中
进行动态互译了。使用的方法是：
　　单击
“
工具
→
语言
→
词典
”
，也可按
Alt
＋
Shift
＋
F7
组合键启动词典，这时出现
“
词典
”
对话框；
　　键入要查阅的内容，你可查阅英文单词或词组的中
文解释或是中文字词对应的英文单词；
　　单击
“
插入
”
按钮，可以将互译的单词插入到文本
中，单击
“
翻译
”
按钮，可以在
“
替换为翻译
”
列表框内显
示该词的含义、多种解释及词性等；
　　在
“
查阅
”
列表框内单击其中单词，右边会自动显出
相应的翻译结果。
32
32
WORD 使用技巧
36
、快速生成编号
 在实现应用中，有时会出现需要打印很多编
号的工作，直接用
word
可以很方便的生产编号。
如现在我们要产生
1
－
50
的一个编号，首先
在
word
中
[
表格
]
中的
[
插入
]
在选项卡中输入需要的
行和列，选中整个表格，然后
[
格式
]
菜单中的
[
项目
符号和编号
]
，
[
编号栏
]
，选择一种编号形式，此时
电脑自动生成编号，选中整个表格，用
Ctrl
＋
X
剪
切，然后使用选择性粘贴，选用无文本格式，此时
会直接粘贴上编号而不会出现表格。
33
33
WORD 使用技巧
37
、彩色公式
 使用
office
自带的公式编辑器制作出的公式都
是黑色的，使用通常的办法无法改变公式的颜色，
如何改变公式的颜色
?
在公式编辑器中做好一个公式，回到编辑状态，通
过
[
视图
]-[
工具栏
]-[
绘图
]
，调出
[
绘图工具
栏
]
，单击
[
绘图工具栏
]
中
[
的阴影设置
]
按钮，选择
其中的
“
阴影样式
17
”
或者
“
阴影样式
18
”
，为公式
做一个阴影，再点选
“
阴影设置
”
按钮中的
“
阴影设置
”
选
项，弹出
“
阴影设置
”
工具栏，调整阴影的位置，使阴
影与公式重合，再通过设置阴影颜色，从而改变公式
的颜色。
34
34
WORD 使用技巧
38
、最大化和还原窗口的技巧

除了正常的按右上角的最大化和还原按钮，调
整窗口之外，双击标题栏；或者在水平和垂直的
滚动条的交叉处双击鼠标键，也可以在最大化和
还原之间变化。
39
、去除页眉的横线
 确认插入点位于页眉，选取
“
格式
”
选项，选取
“
边框和底纹
"
，边框设置选项选择
"
无
"
，
"
应用
于
"
选择
“
段落
"
，确定即可。
35
35
WORD 使用技巧
40
、快速改变
Word
文档的行距
 选中你需要设置行距的文本段落，按
“
Ctrl+ 1
”
的组合
键，即可将段落设置成单倍行距；按
“
Ctrl+ 2
”
的组合
键，即可将段落设置成双倍行距；
“
Ctrl+5
”
的组合
键，即可将段落设置成
1.5
倍行距。
41
、快速定位
——
书签
 在需要定位的位置，选取
“
插入
”
菜单中的
“
书签
”
命
令，打开书签对话框；在其中，设置好书签名后，按
“
添加
”
即可；在同样的对话框中，选择一个书签，单
击定位即可。
36
36
WORD 使用技巧
42
、快速找到上次修改的位置
 一篇十几页或者上百页的文章进行编辑或较对时
总要经过很多次修改，可是每次打开
Word
文档，
想要从上次修改结束的位置接着修改时，总要找很
久。
怎么办？？？
在刚打开上次修改过的文档时，按下
“
Shift
键
”
的同
时，按下
“
F5
”
键，输入光标会迅速跳到上次结束修
改工作的位置，你很快就可以开始继续你的修改工
作。
37
37
WORD 使用技巧
43
、智能
ABC
输入法
（
1
）属性的设置
:
风格（光标跟随、固定格式）
功能（词频调整、笔形输入）
（
2
）词：
尽量按词、词组、短语输入
特殊词组：使用分隔符
“’”
，例如
“
最后
”
“
z
’
h
”
38
38
WORD 使用技巧
（３）智能
ABC
的
“
智能记忆
”
刚被记忆的词至少要使用三次才能长期保存。
如：
“
办公室自动化
”
先输入
“
bangongshizidonghua
”
　　　
再连续输入
“
bgshzdh
”
+
“
空格
”
将
“
办公室自动
化
”
输入三次，
windows
系统就永远记住了。
（４）智能
ABC
的
“
强制记忆
”
　　把较长或较常用的词组直接加到用户库中．
　　
“
定义新词
”
；
u ,
控制强制记忆的开关
39
39
WORD 使用技巧
（
5
）在智能
ABC
的中文输入状态下输入英文
“
v
”
+
“
英文
”
[Shift
＋
F3]
：更改英文的大小写
F4
或
Alt+Enter
：重复输入已输入的内容
（
6
）直接输入图形符号
“
v1
”
~
“
v9
”
：
GB-2312
字符集
1~9
区各种符号。
40
40
WORD 使用技巧
（
8
）
word
中的常用快捷键
无级增大字号
Ctrl+Shift+>
无级缩小字号
Ctrl+Shift+<
删除段落格式
Ctrl+Q
全部选中
Ctrl+A
　
撤消上一操作
Ctrl+
Ｚ
重复上一操作
Ctrl+Y
　
中英文标点切换
Ctrl+period
　
全
/
半角切换
Shift+Space
41
41
WORD 使用技巧
 44
、
word
的自动更正功能
（
1
）输入常用词语和符号
第一次输入时，选定输入的内容
,
单击
[
工
具
]-[
自动更正
]
；在替换文本框中键入便于替
换的字词；
[
确定
]
。
例如：用
“
（我）
”
来替换个人信息：
TEL 6630184
EMAIL
：
zlchi
@
ynu
.
edu
.
cn
（２）插入表格和图片（方法同上）
42
42
WORD 使用技巧
（３）插入可变的内容
　　时间、自动编号、页码、文档字数等。
例如：［插入］；［域］；［编号］；［
Autonum
］；
[
确定
]
；选定域；
[
工具
]
；
[
自动更正
]
；在
“
替换
”
框中键入
“
…”
便可实现自动编号。
（
4
）播放
MP3
音乐
[
插入
]
；
[
对象
]
；
[
由文件创建
]
；
[
浏览
]
插入一
首
MP3
对象
;[
工具
];[
自动更正
]
设置替换词
.
43
43
WORD 使用技巧
45
、自动图文集

用来存储重复使用的文字或图形的集合。
在文档中写入词条
,
或者从文档中选取一段文字
或
图形
,
按
Alt+F3
或者
[
插入
]
；
[
自动图文集
]
；
[
新建
]
；输入词条号
[
确
定
]
。词条建立后，需要时
[
插入
]
；
[
自动图文
集
]
；选择所需词条代号；
[
插入
]
44
44
WORD 使用技巧
46
、用图片替换文字
 先将该图片复制到剪贴板中
,
然后打开
“
查找和
替换
”
对话框，在
“
查找内容
”
框中输入将被替换的文
字，接着在
“
替换为
”
框中输入
“
^c
”
（注意：
“
^
”
是
[shift+6]
，半角，
c
要小写）；单击
[
替换
]
即可。
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45
WORD 使用技巧
47
、使用快捷键更改文字的字体或字号
 可以使用快捷键来访问格式工具栏上的字体或字号
框，然后快速更改所选文字的字体或字号。
以下是具体的操作方法：
选择需要更改的文字。
按下
CTRL+SHIFT+F
可访问字体框，按下
CTRL+SHIFT+P
可访问字号框。
使用上或下箭头键选择所需的字号或字体。
按下回车键接受该字体或字号。