微博、微信公众号、知乎，等各个渠道都涌现了一大波关于远程办公的感受和吐槽，我这里也截取了一些相关的图片，很形象得反映了当下的这一境况：不管是员工还是企业老板，大家在没有做好准备的情况下，被硬推上远程办公后产生了各种“水土不服”。
其实远程办公早已不是一个新鲜的事物了，全世界有非常多的企业都在远程办公，特别是很多跨国企业。它们在全球各个地方都有分支机构，一个团队的成员可能会横跨多个地区，所以要进行远程的协作。远程办公分为两个部分，远程和办公。它主要是指的通过互联网技术，实现非本地的办公。很多跨国企业，例如在美国、中国、印度不同地区的团队要进行协作，就需要通过互联网工具实现远程办公。 现在有很多刚在硅谷成立的小公司，从一开始就产生了这种远程办公的文化。这次的疫情让远程办公成为一个火热的方向，引发了社会对未来新型工作方式的思考，或许以后很多工作都要以远程办公这样的方式来完成了，接下来就让我们一起来揭开远程办公的神秘面纱。
一、远程办公的基石——信任
信任是我们是做任何事情的基础，只有互相信任，才能够很好地合作。如果相互之间缺乏信任，肯定会出现前文提到的“众生相”的情况。例如老板强制要求员工打卡，担心员工偷懒不做事，而员工又认为公司要求苛刻，不近人情。在这样的情况下，就很难执行远程办公了。远程协作过程中存在多种角色，不管是员工和管理者，还是团队内部和团队之间，都要建立良好的互信，只有这样才能更好完成工作所需。在传统的本地的办公室、员工之间低头不见抬头见。而在远程。相互之前可能相隔几千里，甚至面没见过面，如何建立信任关系呢？要建立起远程同事之间的信任关系，就要提高整个工作的透明度。对员工来说，他要明白老板做事的目的，对于老板来说，也要对员工的工作内容有深入了解。同样地，对于内部的同事以及团队和跨团队之间的合作，这些信息都要能够了解。这里面最重要的就是要提高工作的透明度。以我们公司使用的腾讯TAPD为例，常被用来做研发类的项目，但它的功能不仅仅于此。不管是沟通方面的工作，还是研发的，亦或是其他事务，都可以用到TAPD。每个任务的各项细化，进展都可以在上面清晰的展示出来，保证了工作的透明度。围绕着办公室里的角色，员工需要处理以下三种关系：员工与老板之间的关系、团队内部人员之间的关系，以及团队与团队之间的关系。
那么如何在这三个方向之间建立良好的互信呢？首先，员工和老板之间的关系是最重要的，也是和与我们每个人关系最密切的。作为员工要和老板沟通自己的工作目标和老板的期望值。我的业务目标是什么？业务的优先级是什么？老板对你的期望值又是什么？业务进展情况怎么样？业绩完成怎么样？ 过去的一周到两周，为完成目标做了哪些努力？......整个过程中要有一个详细的工作计划。这些工作计划里面要标注一些重点内容。比如：具体要做哪些事情、它们大概要占多少时间？以及在完成这些工作过程中需要哪些帮助等。通过这样透明化的方式，能够增进互相之间的理解，建立起信任关系。对于团队成员之间，要确保内部工作的时候，团队成员能够互相找到对方，也能够了解双方的工作计划和习惯。比如常见的即时通讯工具，如企业微信、钉钉等，可以设定状态为在线或离线。如果有急事需要离开工作状态，可以向团队说明原因，然后将状态设置为离线，等做完事情回来以后， 再设为在线状态。这样员工的工作状态，就能很好的被团队其他成员所了解。当然员工还可以通过一些平台，如TAPD、Outlook 等，将一些保密性不是特别强的事项共享给团队的其他成员。其他成员能够查看你的工作安排、任务目标等信息，增强了彼此之间的协作和了解。
二、远程办公的关键——生产力
远程办公的关键是：需要用互联网的技术来解决远程办公存在的生产力问题。生产力主要包括两种，个人的生产力以及团队的生产力。在远程办公的环境下，容易受到很多因素的影响。
作为个人，不能因为在家里办公或者异地办公，就可以随心所欲的处理办公时间。应该要保持和公司上班一样的作息时间，特别是在家里， 可能缺少独立的办公空间，或者容易被家里其他成员打扰。团队生产力需要解决的是团队协作的问题。团队成员之间要互相协作，协作过程中的日常沟通、会议讨论、文档协作、团队士气都是非常重要的。如下图所示，我列出了一些工具，能够很好的帮我们解决这些问题。其中我用的比较多的是Teams、企业微信、腾讯会议、Office365、腾讯文档和乐享、TAPD等这些工具。在整个远程办公过程中，要提高个人的生产力，就要能够处理好上文提到的几个方面。包括家里人的支持理解，作息时间的规律等。最好能够有单独的工作空间，如果没有话，在一个安静独立的地方办公也是可以的。另外还可以积极使用一些非常实用的IT工具。以我自身为例，我习惯使用企业微信、TAPD、腾讯文档、腾讯乐享这些工具来辅助提升公司整体的个人生产力。除了提升个人生产力，当我们需要和其他的同事进行协作完成任务的时候，在协调过程中，可能会涉及到不同部门的同事，同事之间相隔在不同的地区。这种情况下，如何来做远程的问题的讨论和协作呢？假设一个场景，老板发来一个任务：今年由于疫情原因无法按时复工，需要实行远程办公。让你组织公司所有的人参与远程办公？对于这样的一件事情，就需要和HR、行政、IT的同事们来组织一个虚拟的团队，来制定远程办公的计划。那么首先要把相关的的人拉到一起，建立一个虚拟团队，常见的处理方法就是用企业微信创建社群。把这些相关的人拉到企业微信群以后，就可以通过会议来进行讨论。企业微信里的会议功能、腾讯会议都能够快捷实现，同样还可以用视频会议的方式来进行讨论，非常方便。所有讨论的过程和内容，最后都要做会议的记录，包括文档后续的一些讨论，还有包括协同的一些编辑都要保持在同一个空间里面，这非常重要。比如说可以用腾讯会议来做一场会议，用TAPD来建立这样的虚拟项目内容。用以共享还可以把会议记录记在腾讯文档里，分享到企业微信群里，让大家一起协同编辑。后面持续的一些讨论，可以继续在TAPD、腾讯文档、腾讯会议以及企业微信里面去更新和共享。协同编辑非常重要，相关的人可以同步的完成对应的工作。比如TAPD，大家完成自己的任务去更新，这样就能够一目了然的看到整个项目团队的运作情况，非常透明。 
不管是会议的重要内容，还是最后讨论的结果，都要能够在同一个空间，比如企业的微信群里，投入并被大家所使用。创建虚拟的团队，可以用企业微信、钉钉，或者微软的Teams等，这类工具都可以快速的创建一个虚拟的团队，把所有成员都拉进来。在这个过程中，要能够高效的进行线上的合作，让员工保持愉悦的办公心情，这样团队士气才能够凝聚起来，士气才能够高涨。如果整体沟通的效率非常低，可想而知，团队的士气是非常低落的。
三、远程办公的底线——安全
除了要解决远程办公团队之间的协作问题。我们还需要注意，在整个远程办公过程中另一个非常重要的点：安全问题。如何保证远程办公中的信息和数据安全呢？首先我们要对数据安全有足够的敏感度，比如说一些加密、敏感的数据，是不能把它随意丢到公开的社群里面的。比如要开一个会议，也不是随意找一个工具来开启视频会议就可以的。还应该评估一下这个工具是否有加密功能？我会议的整个过程是否能被别人截取？等等。针对以上这一点，腾讯会议这样工具做得就非常好，它里面对会议的全程都做了加密。另外一个还要确保每位员工使用的是公司IT推荐的合规安全的沟通渠道，能够很大限度减少安全问题。关于远程办公如何安全接入内网，现在大概有如下4种方案：
这四种方案，前面三种都会有各种各样的问题出现，很可能就会有文章最开始截图中的各种抱怨、沟通不畅等事情发生。比如对于软件开发，如果大家都用云桌面/堡垒机去连接内网的话，带宽的消耗会非常大。大家应该都有印象。在开工第一天，不管是腾讯会议还是钉钉等，很多的视频会议软件，都因为流量太大，用户太多，导致整个系统的崩溃。比较普遍还有，通过内网映射到外网，或者一些代理软件、VPN工具之类。这些也都存在着安全风险。而用软件定义的方式就不需要受此限制，比如腾讯的iOA平台做的就很好。不管是企业微信、乐享，还是腾讯会议这些工具，全部都使用企业微信的SSO功能，来保证应用的使用都得到授权，保证安全。此外对于共享展出的信息，也可以在乐享里将所有的页面和文档内容进行加密，包括加水印等各项安全措施。 如果资料泄露出去的话，也是有办法追踪到的。
下面以我自己的公司为案例，来为大家分享如何用腾讯的产品来构建的一个数字化的企业。因为我在腾讯工作很多年，所以对腾讯产品比较熟悉，当自己出来成立一家公司的时候，特别是对小企业来说，我还是倾向于用腾讯的这些产品作为公司的运营工具，把员工和事务都串起来，成为公司远程办公的实施方案。成立一家公司，需要去做工商注册。工商注册之后，就有了一个营业执照。可以通过营业执照去认证企业微信公众号。认证完之后，可以去开通企业微信和微信支付。如果是没有认证的企业，微信只能承载200人，认证完之后，才可以提高人数。除了企业微信，包括微信支付、企业邮箱也同样如此。只有经过认证，才能进一步扩容。当微信公众号认证后，企业微信和企业邮箱也都可以通过微信公众号进行认证。我们开会的时候可以用到腾讯会议，可以用PC的客户端，也可以用小程序来启动，非常方便。腾讯会议还能考虑到远程办公环境的差异，添加了很多AI的功能，比如可以智能去除开会的背景等。一个企业有很多的知识需要管理，企业在发展的过程中会积累很多的知识，比如很多经营、项目方面的经验，这些都是企业宝贵的财富，可以通过腾讯的乐享有效地管理这些知识。TAPD是腾讯内部做研发管理所用的工具，它其实不仅仅可以做研发管理，也可以做我们日常工作上的沟通协调工具。我的公司也是这样使用的，不仅仅用来做研发管理，还用它作为公司的协作工具。目前TAPD企业版也是对外免费开放，感兴趣的朋友可以去申请。还有腾讯文档，可以完成 word、Excel、PPT等文档的在线编辑，还可以通过腾讯文档进行多人共享和协作编辑。另外想要共享一些比较大的文件，可以借助腾讯微云这样的智能云盘。可以把照片、一些大文件，包括本地文件的备份都可以存到微云中来。这样就能通过企业微信把所有这些产品全部串连起来，大家在使用这些产品的时候，都用企业微信作为单点登录的工具，不管是任何时间、任何地点都能完成工作上的无缝衔接。
四、Q&A
Q：远程办公局限性是不是特别大？ 沟通交流会不会拖慢项目或办事的效率？A：如果运作顺畅的话，其实是不会的。为了达到整个团队沟通交流的顺畅，需要借助前文提到的生产力工具帮我们解决这些问题，当然在这些工具的使用过程中还要形成一种良性的远程办公文化。这个过程一开始可能会受到一些影响，需要逐步去磨合，筛选合适的工具提高生产力。Q: 按您说的企业一套部署下来需要花费多少？A：我的公司目前规模较小，所有产品配套下来是没有任何花费的。腾讯的这一套工具对小企业来说，基本上都是免费的。对大型的企业，可能会存在企业版的费用。由于今年的疫情情况，企业版很多都开放了半年的免费使用权限，大家可以去体验。
