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2021年9月，Microsoft 官宣：Modern Exchange Online Admin Center 可以获取一个inactive mailbox的列表，虽然Retention Policy并非是微软宣称的new feature，但大家仍旧觉得需要创建一个特定的Retention Policy来应用于inactive mailbox进行管理。
简单地说，inactive mailbox是属于已经从Azure AD中删除账户的邮箱，如果你运行Get-ExoMailbox 的命令可以返回一组不活动邮箱，你能看到一些带有ExternalDirectoryObjectID的属性值的邮箱，这是用来连接Exchange Online Mailbox到Azure AD账户的。
具体命令为：Get-ExoMailbox -InactiveMailboxOnly | Format-Table DisplayName, ExternalDirectoryObjectid
具有ExternalDirectoryObjectID值的邮箱属于最近30天内删除的Azure AD的账户，在此期间，管理员可以恢复账户并重新连接邮箱，一旦30天过期，Azure AD将永久删除该账户，Exchange Online将使这两个对象之间的连接失效。
对于不活动的邮箱，可以出现多个holds（litigation、inplace eDiscovery、Retention policy），这些保持必须在邮箱处于活动状态时进行设置，即使在他们的Azure AD账户消失后，不活跃的邮箱仍然存在，知道最后一次hold失效，此时，managed folder assistant将清理并删除邮箱。
管理员仍旧可以从不活动的邮箱中恢复数据，或者恢复不活动的邮箱以将其连接到新的账户，但是原始账户和邮箱之间的连接已经消失，简而言之，不活跃的邮箱是拥有Office 365 E3和E5 license的组织保存前员工信息的一种很好的方式，直接怼邮箱的需求消失，不管主邮箱和归档占用多少存储空间，都不比为不活动邮箱支付任何费用。
配置非活动邮箱的Retention Policy 优势
不活动邮箱的Retention Policy通常用于逐渐清除不活动邮箱中的信息，因为旧信息会随着时间的推移而对组织失去价值，所以为了实现这一目标，Retention Policy将：
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只适用于不活动的邮箱，可以单独标识邮箱，也可以使用distribution list来标识邮箱，最多可以将1000个不活动邮箱添加到单个Retention Policy中，如果需要添加更多策略，可以创建多个策略，使用自适应范围的Retention Policy没有相同的限制，但是需要能够识别目标邮箱，并且该范围可能不包括非活动邮箱。
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在设定的时间段后删除内容，通常，这段时间是6个月到2年不等，在某些监管或者法律条件下，组织可能会将邮箱内容保留更长的时间，比如5年或者10年。
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如果使用Distribution List将邮箱添加到Retention Policy中，Microsoft 365 将从list membership中读取邮箱，并将它们作为单独的Exchange Location添加到Retention Policy中，Distribution List中任何进一步的添加和删除都不与Retention Policy中的Location同步，这意味着，使用distribution list填充Retention Policy严格来说是向Retention Policy添加多个Location的方法，而不是维护策略所使用的Exchange Location的方法。
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Managed Folder Assistant处理活动邮箱和非活动邮箱，比如，如果Retention Policy要求删除超过1年的信息，那么Managed Folder Assistant 将扫描邮箱以找到任何超过1年的item，并在每次处理邮箱时删除这些item。 Microsoft 建议配置Retention Policy的好处是：
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配置Retention Policy，仅在需要时保留邮箱内容，以满足组织对离职员工的需求，这是一个识别非活动邮箱的好方式，因为Retention Policy只应用于非活动邮箱，但需要注意，这取决于管理员在Azure AD删除账户之前将policy应用到邮箱，一旦邮箱变为非活动状态，就不能对它应用Retention Policy了。
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如果对非活动邮箱使用特定的Retention Policy，则可以更新Retention Policy，将新值应用到所有非活动邮箱。 相关链接：
