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无论我们身处企业的什么岗位，我们都需要与部门内部成员或者部门外部成员，包括供应商或者合作伙伴之间进行业务往来，那么就需要有大量的文档生成，对于各种类型的一系列档案，比如某个项目的交付档案，或者针对不同客户群体生成的售前解决方案档案推销手册等等，我们该如何有效的管理，便于日后的查找呢？

以售前解决方案的相关档案为例，它包含公司相关的介绍、SWOT模型分析、竞争产品分析、典型的案例分析等等，这种情况下，这组文档可以同时创建、也可以分阶段创建、可能由一个人或者许多人生成或审查，所有的文档可能都是相同的格式，比如Word文档类型，或者不同文档格式，比如Word、Excel、PPT等等。

解决方案：在上述案例中，如果采用Document Set来管理，就可以帮助企业将多个相关文档组织到单个视图中进行管理。

Document Set不同于Folder，具备以下优点：

  • Metadata, Document Set是SharePoint中的一种内容类型，你可以将任何Site Column添加到内容类型中，这样Column就可以显示出来，并添加相应的Column Value，但是Folder不能添加Column。
  • 自定义Welcome Page，并提供自定义的Look and Feel，默认的情况下，页面包含Image Web part、Document Set Properties Web Part和Document Set Content Web Part
  • Document Set允许我们添加Folder或者Subfolder。

简单地说，Document Set是文件夹和Metadata的组合，Document Set允许我们将一组文档组合在一起，就像将一个文件夹与它关联Metadata一样。

接下来，我们介绍一下如何在SharePoint Online Document library中添加和使用Document Set？

操作步骤如下：

  • 激活Document Set Feature
  • 在Document Library中添加Document Set的Content Type
  • 创建Document Set，并添加Column和档案

  1. Site Collection Administrator身份，进入Site Collection->Site Setting->Site Collection Feature页面，激活Document Set Feature, 如下所示： image.png

  2. 在Document Library->Library Setting->Advanced Setting, 启用管理Content Type设置，保存，如下所示：

image.png

  1. 返回到Library Settings页面，从Site Content Type中找到Document Set进行添加，保存，如下所示：

image.png

  1. 在添加Document Set的文档库中，新建Document Set，如下所示：

image.png

image.png

  1. 为Document Set 添加场景范围Column的值，医药，如下所示：

image.png

  1. 在Document set中添加文档，如下所示：

image.png

上述是相关场景和解决方案、部署操作的介绍说明，如若有相关疑问，欢迎线下讨论