(1) 利用“文件”菜单项中的“取外部数据”—“输入”功能,即可启动“输入工作表精灵”,在精灵的引导之下,就可容易地由外部取得数据表中的数据。当然,这里所谓的数据,它不只是Excel的工作表,还包含了dBASE(*.DBF)、Microsoft Foxpro(*.dbc),Paradox(*.db),Lotus 1-2-3(*.wk*)及文本文件(*.txt)等。
(2) 你可选择文件中的任何一张工作表或已命名的范围,画面上均有可浏览的范例数据供参考。
(3) 输入工作表精灵后,精灵会询问在工作表中,第一是否含有栏名?一般都会有,这个部分,可以等到精灵完全将工作表转为数据表时,再经由数据工作表浏览画面去处理。
(4) 接下来,你可以决定是否要将某个栏位输入,是否要改变每个栏位的栏位名称,是否索引等。
(5) 最后,只要建立主索引,再输入数据表名称,聪明的精灵就会完成所有的工作了。
二、输出Excel工作表至Access中
若不是在Access中,而是在Excel中要将工作表输出,可使用Excel中的Add-in(增强集)功能,先将“Access连结”这个增强功能勾选进来,之后,就可在Excel中直接将工作表输出至Access中。
三、输出Access数据表至Excel中
这个部分就更自动化了,在Access中,只要选取好欲输出的数据表,利用菜单项中“工具”→“与Office连结”→“使用MS Excel进行分析”,或选择数据库工具栏上的“Office links”按钮中的“使用Ms Excel来分析它”,就会自动地将数据表转到Excel工作表中,并启动Excel开启这个工作表。
四、在Excel中建立Access画面及报表
开启Excel“数据”菜单项中的“Access画面”,即可启动画面精灵;若选取“Access报表”,则启动报表精灵。一切都由精灵交谈方式,即可完成我们所要的画面及报表。
五、连结Access数据表与Excel工作表
要连结数据表与工作表,是利用Access中的“连结数据表”功能,启动“连结工作表精灵”,其方法与“输入工作表精灵”的程序类似,在此不多描述。但连结时,有些地方可能会有一些问题,需要特别注意:
? 时间的问题
如果当输出Excel工作表到Access数据库时,时间栏位已过期,例如工作表使用1904年日期系统,而非Excel和Access预设的1900年日期系统时(注:1900年日期系统由1开始编号,1代表1900年1月1日。1904年日期系统则由0(零)开始编号,0代表1904年1月1日),若要将Excel工作表的日期系统变更为1900年日期系统,请在输出工作表到Access之前,在Excel中执行以下的步骤:
1.开启Excel工作表。
2.在“工具”菜单项上按一下“选项”,然后按一下“重新计算”索引标签。
3.清除“1904年日期系统”核取方块。
? 速度的问题
当数据表连结至工作表时,会发现画面的显示速度变得很慢,这是因为Access的数据表数据是放置在硬件之中,并不是像Excel是把数据放在内存中,所以数据在做交换的时候,I/O的速度一定会比较慢。
? 冲突的问题
当同一记录,同时间,有许多人在编辑它时,此时,若要将数据写入硬盘,系统会告诉你,此数据已经有人修改过了。这时,你可以强迫存储你的数据,或放弃更改,甚至可先看看别人改的数据,再决定要不要修改。
六、软件功能结合
就Excel与Access而言,除了使用以上所讨论的方式之外,也可利用内建于办公室系列应用软件中的宏开发语言(VBA)来完成。Excel具有VBA宏,透过Excel的VBA、Visual Basic语言结构及OLE2.0规格,用户可轻易地结合Excel与Access,甚至界面一致的Word、PowerPoint也可以轻易地达到结合的目的。