本章全面介绍基于Microsoft Office SharePoint Server 2007在大中型企业中创建“办公自动化”站点的操作步骤，以及Microsoft Office SharePoint Server 2007中的“工作流”以及“中文电子审批流程”的使用。
在前面的博客中已经介绍了Microsoft Office SharePoint Server 2007的基本使用，所以，在本章，将介绍前面没有介绍到的功能，以及Microsoft Office SharePoint Server 2007中最具特色的“中文电子审批流程”的使用，以及“我的站点”的使用情况。
12.1 工作流概述
工作流可以帮助用户就文档进行协作，并通过对 Microsoft Office SharePoint Server 2007 网站中的文档和项目实施业务流程来管理项目任务。工作流可以帮助组织遵循一致的业务流程，并通过管理业务流程中涉及的任务和步骤来提高组织的工作效率和生产率。这样就使那些执行这些任务的人员能够将精力集中于执行工作任务而非管理工作流。
12.1.1 什么是工作流
工作流有时解释为可以产生某种结果的一系列任务。在 Microsoft SharePoint 产品和技术环境中，工作流的定义更为狭窄，即：根据与业务流程相关联的操作和任务的顺序所进行的文档或项目的自动转移。利用工作流，组织可以通过将业务逻辑附加到 SharePoint 列表或库中的文档或项目中来统一管理组织内的常见业务流程。业务逻辑主要是指能够指定和控制对文档或项目执行的操作的一组说明。
通过管理和跟踪常见业务流程（如项目审批或文档审阅）中涉及的人工任务，工作流可以减少协调这些流程所需的成本和时间。例如，在 Office SharePoint Server 2007 网站中，您可以将工作流添加到文档库中，从而使文档能够传送给一组人员进行审批。当文档作者针对该库中的文档启动该工作流时，该工作流会创建文档审批任务，并将其分配给工作流参与者，然后将带有任务说明和指向待审批文档的链接的电子邮件通知发送给这些参与者。在工作流执行过程中，工作流所有者（在此种情况下指文档作者）或工作流参与者可以检查“工作流状态”页以查看哪些参与者已完成其工作流任务。当工作流参与者完成其工作流任务后，工作流随即结束，并自动通知工作流所有者工作流已完成。
该示例中审批工作流的操作步骤如图12-1所示。
图12-1 审批工作流操作步骤
工作流不仅支持现有人工工作流程，而且还扩展了人员协作和使用文档、列表和库的方式。网站用户可以通过使用能够从 SharePoint 列表或库中的文档或项目进行访问的自定义表单来启动和参与工作流。另外，Office SharePoint Server 2007 中的工作流功能与 2007 Microsoft Office System 无缝集成。可以在 Office SharePoint Server 2007 网站中或直接在 2007 Office 发布版中的特定客户端程序中执行下列工作流任务：
•查看可用于文档或项目的工作流列表。
•针对文档或项目启动工作流。
•查看、编辑或重新分配工作流任务。
•完成工作流任务。
12.1.2 Office SharePoint Server 2007 中包含的工作流
Office SharePoint Server 2007 网站包含可以满足常见业务方案需求的多个工作流：
•审批 该工作流将文档或项目传送给一组人员进行审批。默认情况下，审批工作流与文档内容类型相关联，因此它可自动用于文档库。默认情况下，审批工作流的一个版本还与发布网站中的页面库相关联，并可以用于管理网页发布的审批流程。
•收集反馈 该工作流将文档或项目传送给一组人员以获取反馈。审阅者可以提供反馈，然后在对其反馈进行编译后，发送给启动该工作流的人员。默认情况下，收集反馈工作流与文档内容类型相关联，因此它可自动在文档库中提供。
•收集签名 该工作流将 Microsoft Office 文档传送给一组人员用以收集其数字签名。该工作流必须在 2007 Office 发布版中的客户端程序中启动。而且，参与者也必须通过将其数字签名添加到相应 Microsoft Office 程序中的文档中来完成其签名任务。默认情况下，收集签名工作流与文档内容类型相关联，因此，它在文档库中自动提供。但是，只有文档库中的文档包含一个或多个 Microsoft Office 签名行时，收集签名工作流才会对该文档显示。
•处理审批 该工作流支持记录管理流程，通过允许参与者决定是保留还是删除过期的文档来管理文档的过期和保留。处理审批工作流主要适用于记录中心网站。
•三态 该工作流可用于管理需要组织跟踪大量问题或项目（如客户支持问题、潜在客户或项目任务）的业务流程。
•中文电子审批流程 该工作流类似于审批工作流，但是它使用指定的文档库并提供用户参与其中的审批流程的个性化视图。该工作流可以提供分层组织结构图，从该结构图可以选择审批者，并允许审批者使用图章控件，而不必使用签名。该解决方案只适用于东亚版本的 Office SharePoint Server 2007。
•翻译管理 该工作流通过创建要翻译的文档副本并将翻译任务分配给翻译人员来管理手动文档翻译流程。该工作流只可用于翻译管理库。
您的组织可以通过多种方式来自定义上述每个工作流。例如，当您将工作流添加到列表、库或内容类型以使其能够用于文档或项目时，您可以自定义存储了工作流信息的任务列表和历史记录列表。
当网站用户针对文档或项目启动工作流时，用户还可以通过指定参与者列表、截止日期和任务说明来进一步自定义工作流。
12.1.3 支持自定义工作流
虽然可以对Office SharePoint Server 2007中可用的预定义工作流进行某种程度的自定义以满足不同需求，但是组织可能会选择设计和开发适用于组织中业务流程的特有的工作流。根据业务流程的需求，工作流可以简单也可以复杂。开发人员可以创建由使用网站的人员启动的工作流，也可以创建根据事件（例如当创建或更改列表项目时）自动启动的工作流。如果您的组织已开发并部署了自定义工作流，那么这些工作流可以与上述预定义工作流共同使用，也可以替代这些预定义工作流。
你可以采用两种方法为 Office SharePoint Server 2007 创建自定义工作流：
•专业软件开发人员可以通过使用 Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation 创建工作流 这些工作流包含自定义代码和工作流活动。专业开发人员创建自定义工作流之后，服务器管理员即可在多个网站上部署这些工作流。
•Web 设计人员可以通过使用 Web 设计程序（如 Microsoft Office SharePoint Designer 2007）设计无代码工作流，以用于特定列表或库 这些工作流是从可用工作流活动列表中创建的，创建工作流的 Web 设计人员可以将这些工作流直接部署到将使用它们的列表或库。
12.1.4使用工作流所涉及的步骤
针对文档或列表项目使用工作流涉及了多个步骤。每个步骤都可以由不同角色的人员来完成。例如，网站管理员可以使工作流可用于文档库，内容创建者可以启动工作流或修改正在执行过程中的工作流，而另一个人（如文档审阅者或审批者）可以完成工作流任务
1 将工作流添加到列表、库或内容类型
在使用工作流之前，必须先将工作流添加到列表、库或内容类型以使其可用于特定位置的文档或项目。您必须具备管理列表权限 （权限：允许或限制访问给定项目、列表、库或网站的特定安全设置。）才能将工作流添加到列表、库或内容类型。在大多数情况下，网站管理员或管理特定列表或库的个人可执行此任务。
网站内工作流的可用性因工作流的添加位置而异：
（1）如果将工作流直接添加到列表或库中，则该工作流仅适用于该列表或库中的项。
（2）如果将工作流添加到列表内容类型（添加到特定列表或库中的网站内容类型的实例）中，则该工作流仅适用于与该内容类型相关的特定列表或库中该内容类型的项。
（3）如果将工作流添加到网站内容类型中，则该工作流适用于该网站内容类型的实例添加到的每个列表和库中该内容类型的所有项。如果您希望工作流在网站集中的列表或库中广泛适用于特定内容类型的项，则得到此结果的最有效方法是将该工作流直接添加到网站内容类型中。
在向列表、库或内容类型添加工作流时，可以通过指定下列各个选项来针对工作流的特定位置自定义工作流：
（1）该工作流实例的名称。
（2）存储工作流相关任务的任务列表。
（3）记录与工作流相关的所有事件的历史记录列表。
（4）希望工作流启动的方式。
（5）特定于个别工作流的其他选项，例如，任务传送给参与者的方式、完成工作流所需的条件、工作流完成后执行的操作。
将工作流添加到列表、库或内容类型时，您只是使其能够用于特定位置中的文档或项目，并没有启动实际的工作流。
2 针对文档或项目启动工作流
将工作流添加到列表、库或内容类型以使其可用后，您可以针对特定文档或项目启动工作流（如果将工作流配置为允许手动启动）。要启动工作流，您可以从适用于文档或项目的工作流列表中选择所需工作流。如果必要，您还需要在表单中填写该工作流所需的信息。根据设计和配置工作流的方式的不同，您还可以在针对文档或项目启动工作流时通过自定义选项（如参与者、截止日期和任务说明）来进一步自定义该工作流。
3 修改正在执行过程中的工作流
在针对项目启动工作流后，您可能需要更改工作流的行为方式。例如，启动工作流后，启动工作流的人员可能需要添加其他参与者。或者，工作流参与者可能需要将其任务重新分配给另一个人，或者请求对作为该工作流中心的文档或项目进行更改。您可以在工作流正在执行的过程中，修改 Office SharePoint Server 2007 中包含的预定义工作流。如果您的组织已开发并部署了自定义工作流，那么可能允许更改正在执行过程中的工作流。
4 完成工作流任务
任何需要人工交互的工作流事件均由工作流任务表示。当工作流将任务分配给工作流参与者时，任务接收人可以完成该任务，也可以请求通过编辑工作流任务表单来更改该工作流。在 Office SharePoint Server 2007 中，工作流参与者可以在 SharePoint 网站上或直接在 2007 Office 发布版中的客户端程序中完成工作流任务。当工作流参与者完成工作流任务或请求更改该工作流时，将提示服务器将工作流转移到下一个相关步骤。
5 跟踪工作流状态
工作流所有者和参与者可以通过检查与工作流相关的状态页来跟踪工作流进度。状态页包含有关未完成的工作流任务的状态信息。同时，它还包含与工作流相关的历史记录信息。
Office SharePoint Server 2007 还包含能够提供工作流历史记录聚合分析的报告工具。组织可以使用该分析查找流程中的瓶颈，或者确定一个组是否达到给定业务流程的效果目标。Office SharePoint Server 2007 包含一些 Microsoft Office Excel 预定义报告，这些报告可以用于任何工作流。另外，工作流历史记录信息可以用作 SharePoint 列表数据源，并可以在其他程序（如 Microsoft Office Visio 2007、Microsoft Office Access 2007）或自定义业务流程监控解决方案中使用和分析。
