系统固化流程 管理者更轻松
——访上海电科集团的CIO詹岱松
随着公司的快速发展，公司越来越感觉到流程的重要性，企业所有的活动如果按照一定的规划一步步实施的话，相信所有的管理者就不会为了每天审批而浪费大部分的时间。因此，我们需要的一套信息系统能够帮助企业梳理流程、固化流程，对于提高企业、管理者的运营效率是十分重要的，只有建立一套清晰顺畅的工作流，才能实现企业信息流、资金流和物流的最佳集成，实现企业经济效益的最大化，才能更好的使系统为组织服务。近日，我们有幸采访到了上海电科集团的CIO詹岱松 先生，让他来为我们讲一下，与泛微牵手的岁月。
上海电器科学研究所(集团)有限公司经营机电产品及成套，自动化元件及控制系统，计算机及其软件，检测仪器及设备，合金材料、绝缘材料及上述专业的四技服务，工程设计与咨询，工程设备成套及安装调试，进出口业务，公共安全防范工程设计与施工等相关业务。下属公司有上海电科智能交通系统股份有限公司、上海电科电机科技有限公司、上海三基电子工业有限公司等多家公司。
从2007年开始上海电器科学研究所(集团)有限公司（以下称上海电科集团）的“泛微协同办公系统”就已经上线了。在这三年的时间里，系统经历了两次大的升级，各项管理功能模块都已经逐步融入上海电科集团的各个层面的日常生活中。
詹先生介绍说，“现在系统的各方面都比较成熟了，当初我们选择上OA系统的时候，也考察过了国内外十几家厂商，泛微唯一吸引我们的就是流程的灵活性”。不同企业的关注点或许是不同的，对于上海电科集团他们更注重的是流程。流程就是一个整体规划，流程是一种思想、一个计划。企业所有的活动都可以按一定规则划分为流程，作用就在于解决分工问题，解决衔接问题，解决操作问题，这就是流程。
“与泛微合作后，我们首先从头到尾的把所有流程梳理了一遍，只是第一阶段就梳理了50多个流程，其中涵盖了财务、销售、科研管理等等。”詹 先生介绍。
确定好流程中各部门、各岗位的分工，做到界面清晰，明确流程中各个部门，各个岗位都干什么，工作如何衔接，最后经过各级讨论，结合实际情况确定流程。这项工作还使企业原有的规整制度、操作规程等一系列文件，都以流程为纲，进行了一次全面梳理、补充和完善，也方便今后查找、阅读和分析。我们举个简单的例子，有一笔报销费用明细将被记入这个客户、项目的费用中，方便以后查看这个客户、这个项目所产生的费用。并且可以自动汇总到报表中。
“同时，靠汇报来解决问题的这种方式已经慢慢的被淘汰，对于我们企业在这方面也是有一定成效的，流程的电子化可以大大提升企业的运营效率，解决人员操作的效率低下，工作相关资料不能有效和统一的管理，工作流的审批意见不能完整的保存并归档等问题。”
当然，我们现在看到的这些辉煌，感觉很轻松，很实惠。对于当时刚上系统时候的艰难是无法想象的。几乎大部分的工作人员都反对，他们认为如果有了系统，他们面临的处境就是下岗。协同被大家认知的过程每个企业都会遇到，从反对到接受，慢慢的被大家所认知。例如人与人之间的协作。在协同管理平台中，人与人之间的屏障被打破，并可被随时调动起来组成跨部门、跨企业、跨地域的“虚拟团队”。比如一个项目的进行，随着项目的建立，各个部门的有关人员都可被加入到项目团队中，甚至可包括企业外聘的专家、相关客户、合作伙伴等。为统一目标而设的“虚拟团队”成员可以共享项目信息、被分配各自的任务、接受项目经理的监督、相互之间就某个问题进行探讨、参加网上的项目会议等。当然在这样的例子中，“虚拟团队”不光包含了人，还包含了财、物等资源，例如会议室、项目资料等。而在协同管理平台中，这些资源可以突破各种障碍而被迅速找到并集合到一起，并实现它们之间通畅的沟通、协调，从而保证目标的达成。
“高度的灵活性满足我们的不同需求，并能很好的支持企业结构和业务的动态调整。通过与泛微的合作，我们做到了财务网上报销，采购、销售全部网上进行，流程审批全部由系统来固化协助管理者更轻松快捷的完成。”
通过帮助企业建立梳理流程，并建立一套清晰的流程，完整严密的管理制度和符合实际的岗位规范，来约束和规范管理行为，确保企业规范运作，并作为领导做决策的重要数据保证，为企业管理打好坚实基础。
