目录通常位于正文之前,由文档中的各级标题和页码组成,分为手动创建和自动创建两种方式。手动创建的目录修改起来很麻烦,我们一般采用自动创建的方式。
创建目录
Word中目录的自动提取是基于大纲级别和段落样式的。大纲级别就是段落所处层次的级别编号,Word提供9级大纲级别,对应9种标题样式。标题样式的设计我们在前面的文章中已经介绍过(本文下方有文章链接),这里只介绍自动提取目录的方法。
(1) 按论文格式要求,目录放在正文的前面。在正文前插入一新页(在第1章的标题前插入一个分节符),光标移到新页的开始,添加“目录”二字,并设置好格式。
(2) 新起一段落,单击“引用”选项卡→“目录”组→“目录”按钮,在下拉列表中选择“插入目录”选项,弹出如图3-29所示的“目录”对话框。设置“显示级别”为3级。
(3) 在“目录”对话框中单击“修改”按钮,弹出“样式”对话框,在“样式”列表框中选中“目录1”选项;单击“修改”按钮,打开“修改样式”对话框,将一级目录的样式设置为三号、宋体、加粗;单击“确定”按钮,返回“样式”对话框。
(4) 按步骤3的方法,设置二级目录和三级目录的样式。
(5) 在“样式”对话框中单击“确定”按钮返回到“目录”对话框。
(6) 其他不用修改,单击“确定”按钮后Word就自动生成目录。
“索引和目录”对话框
若有章节标题不在目录中,肯定是没有使用标题样式或样式使用不当的原因,而不是Word的目录生成有问题,请去相应章节检查。
自动生成的目录
上述是一个文档中的目录提取方法。如果章节分开保存在不同的文档中,则自动提取目录的方法如下:
(1) 新建一个文档,用于创建论文目录,要求该文档与论文的文档在同一个文件夹下。
(2) 在该文档中,按Ctrl+F9组合键,出现一对大括号,在其中输入“rd ch01.docx”,即 { rd ch01.docx},这里的ch01.docx为要创建目录的论文第1章的文件名。
提示:有时,在输入rd后,文字立即消失,这是由于“显示/隐藏编辑标记”按钮没打开,在“开始”选项卡的“段落”组中单击“显示/隐藏编辑标记”按钮即可显示。
(3) 将所有要创建目录的论文章名均按上一步进行操作,如下:
{ rd ch01.docx}
{ rd ch02.docx}
{ rd ch03.docx}
{ rd ch04.docx}
{ rd ch05.docx}
……
(4) 单击“文件”选项卡中的“打开”按钮,在弹出的“打开”对话框中查找到该文档所在的文件夹,再单击“取消”按钮,关闭“打开”对话框。
(5) 单击“引用”选项卡→“目录”组→“目录”按钮,在下拉列表中选择“插入目录”选项,弹出“目录”对话框,单击“确定”按钮,即可插入目录。
更新域
当文档做过修改后,其标题和页码可能会发生变化,此时就需要重新创建目录,手动操作不太方便,如果使用更新域的方式就可自动修改目录。
具体操作步骤如下:
(1) 在生成的目录区域选中目录区,单击“引用”选项卡→“目录”组→“更新目录”按钮。
(2) 在弹出的“更新目录”对话框中选择“只更新页码”或“更新整个目录”,单击“确定”按钮就可以完成目录的修改。
“更新目录”对话框
常用的域有以下几种:
Page域:插入当前页的页号。
NumPages域:插入文档中的总页数。
TOC域:建立并插入目录。
StyleRef域:插入具有样式的文本。
MergeField域:插入合并域,在邮件合并中使用,作用是将主文档中的占位符与数据源联系在一起,自动为不同“人员”生成相同格式内容的通知。
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