项目计划是项目成功的关键要素之一，它也是项目的首要任务。很多项目的项目计划被忽视，因为没有认识到它在节省时间、节约资金和以及解决其他问题上所能够起到的作用。
对项目进行前，对项目进行计划，将工程项目的过程、目标等都纳入计划内，将整个项目分解成小的项目，系统的协调控制整个项目，以便及时发现项目中出现问题，并且能及时解决，使项目能按期，甚至提前，以较低的造价高质量的达到预期目标，因此项目计划是项目开始的关键，对项目具有重要的作用，同时计划也是管理。
1、通过收集整理和分析所掌握的各种信息资料，为项目经理提供工程项目决策依据，如项目该如何进行、可能达到的目标等一系列，因此计划过程实际上也是一个决策过程。
2、工程项目各项工作的开展都需要制定计划，使项目实施各阶段，环节都做到有据可查，项目能顺利进行，以此来协调项目的各项活动，因此项目计划是工程项目实施的一个重要点，关系到项目的各个方面。
3、做好项目计划，可以使项目中所需的人力、设备等各种资源都能得到充分有效地运用，并能在实施过程中及时地对各阶段各环节进行协调，是项目能更佳完美的完成。因此项目计划是实现项目目标的必要的手段。
帮助项目经理对项目进度进行规划，项目经理可以随时随地的了解团队成员的任务完成情况，对项目整体进度随时把控，项目团队成员可以利用甘特图更好的安排自己的任务优先级，甘特图可以清晰看到项目进度，参与人员，项目耗时设置任务提醒时间等。
从项目开始到结束的过程中需要保持关注关键用户以及最终用户对项目和任务的看法，了解他们的心路变化，并且在需要的时候做适当应对或者项目修正。项目经理需要把每个目标每个任务都细化。尽管项目经理不一定完全懂得项目中所涉及的全部技术问题，但是他一定要能够联系到可用的资源，同时通过询问和调研将任务细化，然后再分配到每个人员身上去。这样，每个人要做的事情都很清晰。
面对面的沟通是无法替代的，任何项目都需要必要的面对面的沟通。因为只有在面对面的时候我们才能真实地感受到对方的情绪、情感以及语言背后的内容。就项目进度而言，没有一个完善的项目管理工具，所有项目涉及到的部门，就算不是核心部门。也一定要让他们了解项目的进度，尤其是将要对他们产生什么影响。这都需要面对面地进行沟通。
