导读:Office 组件之间的协同办公功能,主要包括 Word 与 Excel 之间的协作、Excel 与 PowerPoint 之间的协作等,这些组件之间的资源共享可以极大的提高办公效率。本文主要讲解 Office 组件之间的协同办公。
本文用的软件是office 2019版本,
一、Word 与 Excel 之间的协作
Word与Excel这两个软件应用范围还是很广的,基本上每台电脑都会安装这两个软件,那么这两个软件之间的协同办公可以说是每个办公人员对必需的。
在 Word 2019 的工作界面中选择【插入】选项卡,在【文本】组中单击【对象】按钮 。
弹出【对象】对话框,在【对象类型】列 表 框 中 选 择【Microsoft Excel 97-2003 Worksheet】选项。
单击【确定】按钮,文档中就会出现Excel 工作表的状态。同时,当前窗口最上方的功能区显示的是 Excel 软件的功能区,然后直接在工作表中输入需要的数据即可。
编辑完成后,在空白处单击,返回Word文档工作区域,即可看到工作表效果。再次单击Excel工作表,可再次进入编辑。
01 在 Word 中调用 Excel 工作表
除了可以在 Word 的中创建 Excel 工作表之外,还可以在 Word 中调用已经创建好的工作表。
在 Word 2019 的工作界面中选择【插入】选项卡,在【文本】组中单击【对象】按钮 ,弹出【对象】对话框,选择【由文件创建】选项卡,单击【浏览】按钮。
在弹出的【浏览】对话框中选择需要插入的 Excel 文件,然后单击【插入】按钮。
返回【对象】对话框,单击【确定】按钮,即可将 Excel工作表插入Word文档中。
插入 Excel 工作表以后,可以通过工作表四周的控制点调整工作表的位置及大小。
02 在 Word 文档中编辑 Excel 工作表
在 Word 中除了可以创建和调用 Excel 工作表之外,还可以对创建或调用的 Excel 工作表进行编辑操作。
参照调用 Excel 工作表的方法在 Word中插入一个需要编辑的工作表。
修改工作表标题。例如,将“办公用品采购清单”修改为“办公用品采购表”,这时就可以双击插入的工作表,进入工作表编辑状态,然后选择“办公用品采购清单”所在的单元格并选中文字,在其中直接输入“办公用品采购表”即可。
参照相同的方法可以编辑工作表中其他单元格的内容。
二、Excel 与 PowerPoint 之间的协作
01 在 PowerPoint 中调用 Excel 工作表
在使用 PowerPoint 进行放映讲解的过程中,用户可以直接将制作好的 Excel 工作表调用到PowerPoint 软件中进行放映。
选中需要复制的数据区域并右击,在弹出的快捷菜单中选择【复制】选项。
切换到 PowerPoint 2019 软件中,在需要插入工作表的地方右击,在弹出的【粘贴选项】中选择第二项【保留源格式】选项,即可将工作表粘贴到 PowerPoint 2019 中。
插入工作表内容后,可以通过工作表四周的控制点调整工作表的位置及大小。
02 在 PowerPoint 中调用 Excel 图表
我们可以在 PowerPoint 中展示 Excel 图表。将 Excel 图表复制到 PowerPoint 中。
选中需要复制的图表并右击,在弹出的快捷菜单中选择【复制】选项。
切换到 PowerPoint 2019 软件中,在需要插入图表的地方右击,在弹出的【粘贴选项】中选择第二项【保留源格式和插入工作簿】选项,即可将图表粘贴到 PowerPoint 2019 中。
插入图表后,可以通过图表四周的控制点调整图表的位置及大小。
三、Excel 和 Access 之间的协作
Excel 中的工作簿和 Access 数据库文件之间可以相互调用,从而帮助办公人员提高数据转换的速度。
01 在 Excel 中调用 Access 数据库文件
在 Excel 2019 的工作界面中单击【数据】选项卡【获取和转换数据】组中的【获取数据】按钮,在弹出的快捷菜单中选择【自数据库】→【从 Microsoft Access 数据库】选项。
弹出【导入数据】对话框,选择“素材 ch16 人事管理.accdb”文件,单击【导入】按钮,如下图所示。
弹出【导航器】对话框,选择要导入的数据,这里选择【部门】选项,可以预览效果,如果用户想选择多个数据包,需要选中【选择多项】复选框。
单击【加载】按钮,即可将 Access 数据库中的数据添加到工作表中。
02 在 Access 中调用 Excel 工作表
打开 Access 2019 软件,在工作界面中选择【外部数据】选项卡,在【导入并链接】组中单击【新数据源】按钮,在弹出的快捷菜单中选择【从文件】→【Excel】选项。
弹出【获取外部数据 -Excel 电子表格】对话框,单击【浏览】按钮。
选择“素材 ch16 部门 .xlsx”文件,返回【获取外部数据 - Excel电子表格】对话框,采用默认设置,单击【确定】按钮。
弹出【导入数据表向导】对话框,选中【显示工作表】单选按钮,单击【下一步】按钮。
选中【第一行包含列标题】复选框,单击【下一步】按钮。
在弹出的对话框中选择字段名称、数据类型和索引,这里采用默认设置,单击【下一步】按钮。
在弹出的对话框中为新表设置一个主键,主键主要是为了显示每个记录,从而加快数据的检索速度。这里采用默认设置,单击【下一步】按钮。
在弹出的对话框中输入【导入到表】的名称,这里为“sheet1”,单击【完成】按钮。
在弹出的对话框中设置是否保存导入步骤,如果用户还会重复该操作,则选中【保存导入步骤】复选框,这里采用默认设置,单击【关闭】按钮。
返回 Access 2019 主界面,即可看到“部门.xlsx”的内容已经导入 Sheet1 数据表中。
03 将 Access 文件导出为电子表格数据
利用 Access 的导出功能,可将 Access 数据库中的对象导出到 Excel 电子表格中。这样用户既可以在 Access 数据库中存储数据,又可以使用 Excel 来分析数据。当导出数据时,相当于 Access 创建了所选对象的副本,然后将该副本中的数据存储在 Excel 表格中。下面将“快递信息”数据库中的“配送信息”表导出到 Excel 表格中。
启 动 Access 2019, 打 开“ 素 材 ch16 人事管理.accdb”文件,选择【部门】数据表,选择【外部数据】选项卡,单击【导出】组中的【Excel】按钮,如下图所示。
弹出【导出 -Excel 电子表格】对话框,单击【浏览】按钮。
弹出【保存文件】对话框,用户可以设置将表对象导出后存储的位置,在【文件名】文本框中可输入导出后的表格名称。操作完成后单击【保存】按钮。
返回【导出 -Excel 电子表格】对话框,选中【导出数据时包含格式和布局】和【完成导出操作后打开目标文件】复选框,然后单击【确定】按钮。
弹出【保存导出步骤】对话框,单击【关闭】按钮。
操作完成后,系统自动以 Excel 表的形式打开“部门”数据表。