MS Office的Outlook是很多人一直在使用Office的原因之一，自己也是这样。
Outlook将邮件、联系人、日历、任务等信息保存在“数据文件”中，Outlook缺省有2个数据文件，一个是当前的邮件、一个是存档文件，可以设置为一定时间之前的文件自动存档到此文件。问题有2个：（1）如何备份这些信息；（2）天长日久，存档文件会非常大，一者操作管理不方便，查找处理也不方便，能否按照一定的办法来按年或者其他来存档呢？
一，备份
备份可以使用手动备份：定位到“C:\Documents and Settings\<用户名>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook”这个文件夹，其中以pst为后缀的文件就是数据文件。另外，可以使用第三方软件，个人觉得不是很好，微软有一个加载宏，叫“Outlook备份加载项”可以手动或自动备份数据文件。
备份还有一个问题是邮件账户这些东西，在注册表中，可以使用“Office”的用户设置保存向导来备份。
二，存档
存档的首要原则是需要从老到新。例如目前你有2个数据文件，一个是存档文件，要按年重新存档，那么可以按以下步骤做：
（1）新建最老的文件，例如2002年前的，从“文件－数据文件管理”，选择添加，新建2002、2003和2004的存档文件；
（2）选择“文件－存档”，选中当前的存档文件夹，选择存档文件为2002的文件，然后在“将早于该时间的项目存档”选择2002.12.31，点击确定存档；依次可以存档2003，2004年的文件。
（3）对于2005的文件，则暂时还默认存档于存档文件夹，等2006以后，再从中分离出去。
总之，这样，可以将大的数据文件划分为小文件，易于管理，也不容易出错。备份时也只需要备份当前的数据文件和存档文件，无需每次都备份2个百兆以上的大家伙。
