面对不断攀升的业务挑战，企业开始加速人才迭代，希望新员工可以快速融入业务，产生价值。之前的文章中，我们介绍了联想Filez如何赋能企业招聘，让招聘过程变得更有效率，本篇我们来聊一聊利用Filez帮助新员工入职和培训的应用场景。
员工办理入职和培训是企业人力资源管理的重要内容，对于新员工入职手续的办理，每个公司都有自己的规章制度，员工除了准备一些相应材料之外，人力资源也需要对入职材料进行审核，以及部门和项目的授权管理。培训是帮助新员工快速进入工作角色的重要手段，同时能持续提升或改进员工的技能、知识、态度、公司认同感，如何组织有效的培训，并且不断优化培训效果，也是人力资源的重要使命。
新员工入职管理
人力资源需要整理新员工入职提供的各种材料，联系IT部门为新员工申请账号（工作软件、内网、公司管理系统）等，移交前任员工的项目文件，配合业务部门的经理，一起设置新员工进入所在部门的权限和各个项目的权限。
组织管理：人力资源+IT管理员
人力资源可以通过OA流程或者告知IT管理员，进行新员工账号初始化，联想Filez的组织管理可以自动从AD或者OA，人力资源主数据系统等，同步新员工信息，并自动设置新员工的部门权限，比如对于部门内文件夹预览、下载、上传等权限，用户登录、身份验证等信息，新员工的Filez个人空间容量上限和共享权限。人力资源可以根据该员工的岗位和工作角色，来定义一个安全级别，由IT管理员设置安全策略，例如：新员工允许登录系统的IP范围，是否可以在公共网络区域下载公司文件等。
项目管理：人力资源+业务经理
如果新员工是项目成员，为了更方便的跟进项目进度，人力资源可以批量移交该员工前任的工作移交资料给新员工，可以让业务经理配合，通过联想Filez团队管理对他进行授权，一键权限复制和移交前任员工的权限，或者从现任的工作内容相近的员工复制权限，来进入指定的项目文件夹。这样新员工就能跟同等职位的同事一样拥有（预览、上传、下载等）权限了。在这个过程中，也可以对项目目录进行筛选，只挑选部分项目进行移交或复制。
通过以上的操作，新员工在入职第一天就可以快速获得公司各种规章制度的文件库，IT软件，部门知识库的访问权限，同时，他可以获得前任员工移交的工作文件和项目，快速投入学习和工作。
在完成了新员工账号和资料权限的初始化后，接下来就要对新员工提供入职培训了。人力资源可以利用Filez，依据PDCA循环来开展培训工作。从培训计划输出（Plan），培训实施落地（Do），培训效果评估（Check）培训总结改进（Act）四个方面探讨企业培训，规范和约束企业员工行为。联想Filez用PDCA循环的原理设计了整个人力资源在提高培训效果上的应用场景。
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培训计划输出
zOffice在线文档+表单：每一次培训，都是一个精心策划的过程，人力资源首先可以通过zOffice在线文档制定培训计划书，培训计划的制定要考虑公司的战略、组织的发展方向、员工的整体能力等因素，所以这份计划书就需要多个部门进行审阅，并且收集他们的意见，zOffice在线文档的多人在线编辑和内容保护能力就可以让企业的各个部门在一张表上进行培训计划的审阅，同时提出他们各个部门的意见，但是每个部门的意见建议，只有他们本部门和人力资源的同事可见。
在制作和完善计划书的过程中，有一些时间、地点、内容、讲师选择的意见，需要有投票决定，通过zOffice在线文档的表单应用，可以在计划表的一个Sheet中进行意见收集，这些调研统计结果可以在另外一个Sheet中被直接引用。
就这样，一个综合了各方需求和建议的计划书，在完全在线的协作处理过程后，就慢慢丰满完善了，而所有的表达数据都是在受控和私密的状态下进行的，人力资源有完整的控制力。
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培训实施落地
企业知识库+ Mixshare文件购物车+链接作业收集：在完成了培训计划后，就开始要进行培训实施了，首先需要给新员工培训资料，Filez可以帮助企业建立知识库，通过知识库给员工共享基础学习资料。通过文件夹授权就可以实现知识库的共享。
2.1
构建企业知识库
每年的培训可能大同小异，也可能大不相同，人力资源可以通过企业知识库复用过去培训效果很好的内容，也可以重新编写新的内容，大量的素材累积就需要联想Filez企业知识库的知识沉淀能力了。人力资源利用联想Filez实现公司大量的文件、数据、材料存储和归档，如果需要哪些材料不仅查找方便而且让公司的知识库得到有效的利用和保存。联想Filez可以在线预览相关专业软件格式——比如Ai、Psd、Cad、 Visio、Project等，也可以在线观看音视频以及上传、下载、编辑各类文档资料。
2.2
按培训需求，精准组织分发培训资料
培训材料很多，怎么共享给员工是问题，以往会用到企微、钉钉等办公软件来共享每一个资料，但是通过这些软件共享需要考虑文件大小，以及共享之后可能因为聊天记录删除培训资料找不到的情况。
通过联想Filez共享培训材料，它的优势是多种权限设置共享链接。用联想Filez链接分享文件前，可设置允许预览、允许协同编辑、允许下载、下载时添加水印、允许上传以及访问权限，可以设置提取码和链接有效时间，这样HR共享培训资料给新员工不仅便捷，员工随时随地可以查看培训资料，而且每条链接安全可控。
MixShare文件购物车，聚合共享：
同时，还有一些历次培训积累的好教材，以及讲师分享的最新课件，这时候就需要组合这些散落在各种目录中的资料了，MixShare文件购物车就是集中共享这些资料的好工具，通过MixShare把分布在不同文件夹的文件材料聚合在一个链接里，可以提高人力资源的工作效率， MixShare可以设置下载时添加水印，防止文件被盗用。还可以设置提取码和链接有效时间，用手机扫描快速分享链接至微信、QQ等平台。
2.3
链接作业收集
最后，每次培训完成，都需要收集员工的学习反馈和资料，通常使用邮件附件传递，但是附件需要下载到人力资源本地电脑，不利于集中批改，可以采用Filez的外链收集功能，新建作业搜集的文件夹，每个学员来实现统一的作业提交，培训讲师可以在一个目录统一批改作业，且所有学员彼此不可见对方的作业。
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培训效果评估
培训结束后，需要对培训结果进行盘点评估，评估员工是否有认真参与，对于培训内容是否感兴趣，培训内容是否对员工的职业发展有效，亦或是通过培训发现比较有潜力的员工，这些都是培训效果评估需要重点关注的部分。
文件状态+SmartShare智能链接+zOffice表单调研：为了更好地提升员工学习成效，了解员工是否有认真参加培训，讲师的资料是否具备相应水准，让整个培训过程具有持续改善的动力，人力资源通过联想Filez文件动态可以清晰看到每个员工的访问记录，包括阅读、下载和评论的情况，可以了解员工学习与否。
还可以通过SmartShare智能链接了解员工对于培训内容的学习成果，阅读完成度、阅读总时长、下载人数等，可以深入了解员工的学习进度、对于培训内容感兴趣与否。
最后可以通过表单设置提问了解员工对于培训的反馈，比如员工对于本次培训的学习是否理解，对培训内容的建议，以及下次培训改进建议。
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培训效果交叉分析和总结改进
培训结束后发送问卷调查给员工，可以收集到员工的反馈，但是大部分员工可能会因为省事或者为了得到较高分数随意作答，并不能反映真实情况，也不能反映本次培训讲师的内容是否合格，需要多维度评估来更全面地反映学习情况和培训效果。
SmartShare智能链接+zOffice表单调研的数据进行汇总交叉比对：
1. SmartShare中阅读总时长少，阅读完成度不高，在表单回答上评分高，可以得出这些员工并没有认真的完成本次培训。
2. 在SmartShare中阅读总时长多，阅读完成度高的人却在表单中对于培训评分低，说明这些员工对于本次培训很上心，但是培训内容需要继续改进。
3. 在SmartShare中阅读总时长多，阅读完成度高，并且在表单中对本次培训评分也高，说明这些员工比较认真地完成了此次培训。
在以上结论基础上，后期可以对这些员工进行回访，继续了解他们的需求。并对后续培训内容进行改进，以及对培训真正感兴趣的人进行激励，使整个培训过程形成良性循环，促进了企业的发展。
这样从入职到企业培训，联想Filez贯穿于每一个环节之中，可以让新员工快速适应公司，老员工对于企业更加有归属感，为员工和公司进一步发展奠定坚实的基础。
本篇内容介绍了人力资源入职和培训的相关内容后，下篇我们会继续介绍人力资源&联想Filez如何实行绩效考核的应用场景，下篇再见。
