随着计算机技术的发展，建立起一个应用系统并不困难，困难的是如何让您的应用系统真正产生效益。应该看到，虽然社会在信息化建设方面投入了大量资源，其现状并不令人十分满意，很多信息系统虽然运转起来，但是利用率很低。这其中可能有众多原因，导致信息系统运行的效果，未能达到前期设计时的目标，其中，有组织的软件质量是问题的关键所在。以下是影响软件质量的几个因素：
1设计时需求不明确
应用需求不明确，影响数据完整性和准确性。在系统开发之初，管理者说不清应用需求，设计目标很难明确;系统开发中，不断冒出新要求，计划赶不上变化;系统开发完后，为了适应众口难调的状况，修改、完善周期拖得很长。这样的系统，可利用的程度自然不高。
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2 开发方式落后
原始数据都是由业务干部掌握的，相关性也是他们最清楚，但他们不懂计算机程序。而编程人员大多数不熟悉业务，对相关性也难于理解，很难编写出业务人员使用方便、适应面宽、又很灵活的口径调整工具。长期以来两类人员不易沟通，数据口径调整就成了老大难问题
目前，大多数单位的开发方法往往把主要精力和资金投在编程上，而数据如何准备较少考虑。系统开发完后才发现所需要的数据拿不到或不能用，影响数据的可移植性和可继承性。数据库应用软件开发必须与数据库的组织、整理同步，并应着重考虑继承原有的信息资源。
3 对数据准备认识不足
一些单位对档案数据的重要性缺乏认识，以为计算机是万能的机器，数据质量差些不要紧;也有的单位仅仅是“赶时髦”才盲目购买机器，对数据工作的难度、工作量等缺乏思想准备;还有的单位是为了应付评比检查，并没有真正把自动化检索提到议事日程。
4 缺乏质量控制监督措施
由于多数检索系统没有进入实际应用阶段，数据质量的控制和监督往往被人们忽视。绝大多数单位在数据准备、录入阶段缺乏审核等质量控制、监督措施。著录标引的检查，一般采取自己审核或互相审核的方法，少数单位也设专人负责质量检查，但实际上由于种种原因，不能将著录卡片与文件一一对应起来审核，有些问题也难发现。还有一些单位，由录入人员看着档案或仅仅看着目录往计算机中输入数据，质量就更无法控制和监督了。
上述诸因素影响了软件质量的提高，没有与应用需求相适应的软件质量，数据库利用率也很难提高。一个应用系统，如何真正地被应用起来，这几乎是广大经营管理者所面临的一个共同难题。而提高应用系统的利用率，关键在于能否提供高质量的数据，能否有效地管理好浩如烟海的数据，并从中提取出对自己有用的信息来加以利用。
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