(1)什么是工作流？
工作流就是业务流程的计算机化或自动化。许多公司采用纸张表单，手工传递的方式，一级一级审批签字，工作效率非常低下，对于统计报表功能则不能实现。而采用工作流软件，使用者只需在电脑上填写有关表单，会按照定义好的流程自动往下跑，下一级审批者将会收到相关资料，并可以根据需要修改、跟踪、管理、查询、统计、打印等，大大提高了效率，实现了知识管理，提升了公司的核心竞争力。
工作流用在什么地方?
适用行业：
消费品行业,制造业,电信服务业,银证险等金融服务业,物流服务业,物业服务业,物业管理,大中型进出口贸易公司,政府事业机构,研究院所及教育服务业等,特别是大的跨国企业和集团公司。
具体应用：
关键业务流程： 订单、报价处理、采购处理、合同审核、客户电话处理、供应链管理等
行政管理类：出差申请、加班申请、请假申请、用车申请、各种办公用品申请、购买申请、日报周报等凡是原来手工流转处理的行政表单。
人事管理类： 员工培训安排、绩效考评、职位变动处理、员工档案信息管理等。
财务相关类： 付款请求、应收款处理、日常报销处理、出差报销、预算和计划申请等。
客户服务类： 客户信息管理、客户投诉、请求处理、售后服务管理等管理等。
特殊服务类： ISO系列对应流程、质量管理对应流程、产品数据信息管理、贸易公司报关处理、物流公司货物跟踪处理等各种通过表单逐步手工流转完成的任务均可应用工作流软件自动规范地实施。
作为一个成熟稳定的工作流产品，不仅提供日常办公和关键业务流程智能化管理，而且能根据公司的特殊实际要求轻松方便地随时定制各种流程，并可实现不同角色不同的跟踪、查询、统计、打印等强大功能
(2)工作流的优点
企业实施工作流管理所带来的好处是非常明显的，这包括提高企业运营效率、改善企业资源利用、提高企业运作的灵活性和适应性、提高工作效率、集中精力处理核心业务、跟踪业务处理过程、量化考核业务处理的效率、减少浪费、增加利润、充分发挥现有计算机网络资源的作用。实施工作流将达到缩短企业运营周期、改善企业内（外）部流程、优化并合理利用资源、减少人为差错和延误，提高劳动生产率等目的。
总结实施工作流带来的好处，可以归纳为以下几点：
1，要处理的事项已自动传递到个人电脑上
2，不再需要对员工进行流程的培训，平滑实现流程变更
3，员工只需将精力集中在处理自己关心的数据上
4，随时得到历史数据
5，随时生成处理效率报表
6，达到无纸化办公的目标
7，完全支持移动办公，使作业同步化
8，科学管理更进一层，办公效率明显提高
9，企业的核心竞争力将有提升
10，通过流程自动化与数据库集成，以及各类表单统计查询功能，提高决策能力
(3)工作流的特点
1，图形化、可视化设计流程图
2，支持各种复杂流程
3，组织结构级处理者指定功能
4，B/S结构，纯浏览器应用
5，强大的安全性特色
6，表单功能强大，扩展便捷
7，灵活的外出、超时管理策略
8，处理过程可跟踪、管理
9，丰富的统计、查询、报表功能
10，与MAIL系统集成
(4)工作流的现状
设想很多公司中会发生的这么一个场景：报销出差费用。首先员工必须填写一张出差费用报销单，自己计算出总金额。同时他必须记住费用报销的有关规定。当他填完表单，自己核算一遍，发现一个计算错误，不得不重新填写一张单子，因为财务规定单据不得涂改。然后他把单子交给部门经理审批。而此时经理正忙于做部门预算，这可比一张几百元的报销单重要多了。因此报销单在经理的桌子上搁了一个星期。当他着手处理这张报销单时，已经忘了是为了哪桩业务而发生的费用，于是他打电话给员工来确认这件事。这位员工这时正在给一个客户打电话，于是经理给他一个电话留言。最后员工给经理回电话说明情况，经理在报销单上签了字。接着报销单交到了财务部门的出纳手上。出纳按惯例全部重新计算一遍，确认没有任何差错后，将报销单放入下一批付款的单据队列中。员工一直没等到钱，担心会不会出差错，于是打电话给财务部门，请他们查一查，出纳帮他在一大堆单据里面找了半天，查到了那张报销单，便告诉员工再等两天就可以拿到钱了。等员工拿到这笔钱可能已经是他开始填报销单两个星期以后的事情了。
公司在处理这张报销单上所花费的时间和金钱与区区几百元的报销金额是不相称的。然而往往并没有意识到在这方面的浪费，的确也没有办法来知道处理一张报销单的开销有多大。
报销是一个很简单的行政类流程，公司内还存在着比报销复杂得多的流程，在每个流程上浪费的时间金钱累积起来是一个可观的数字。
工作流自动化软件将彻底解决这个问题。仍以报销为例，采用工作流自动化以后，员工出差回来后，电脑上的任务列表里已经有了一张空白报销单，系统已经根据员工出差前在出差申请流程中输入的信息将相关输入项填好，员工只需要输入他必须提供的信息。系统自动计算出总金额，决无计算差错。如果员工在规定的时间里没有填报销单，系统会用Email发出催办信。填完后员工点击“确定”按钮，这张电子化的报销单立即流转到部门经理那里，出现在经理的任务列表上。经理如果在规定的日期之前没有处理，系统会给出警告。经理不必打电话问员工为哪桩业务报销，因为报销是出差费用流程的一部分，这张报销单是系统根据先前批准的出差申请而生成的。经理处理后，报销单流转到财务部的出纳那里，出纳不必检查有没有计算错误，因为肯定是正确的。员工很快就拿到了报销的钱。这张报销单的有关数据最后自动传递给公司的财物软件。整个过程高效而简洁，没有差错。
手工处理的工作流，特别是对于那些需要参与人员阅读或填写数据的流程，当一个处理者看完或填写了他对应的部分后，这些资料与数据需要手动传递到下一个处理者手中。在这种场合中，每一个参与者都必须进行处理流程的培训。为了了解任务的状态，必须挨个询问，通常很不方便，有时还会发生丢失资料的情况，处理结果还是以文档方式归档的，给查询、报表及知识的再利用带来许多不便，而且因为缺乏处理过程的记录，处理的周期与成本、员工的效率都很难度量。企业处理表单中投入的成本如单据转送、查询、延误、遗失、重复填表等，往往造成无形的管理黑洞，吞噬企业利润与降低竞争力。
许多公司存在着以下一些情况：
1，很多时间与精力浪费在表单的传递上
2，审批过程效率低下，与高效的企业形象不符
3，公司有规定的业务流程，但常常不能按规定实施
4，因没有处理过程的记录，使效率低下的状况得不到改变
5，数据没有归档，知识得不到再利用
6，处理时间、费用、效率等不容易度量
7，关键业务流转常常因为人为的因素而延误
8，过度依赖于纸张，表单延误、遗失等造成无形的管理黑洞
9，企业的管理需要再上台阶
10，有强大的服务器与内部网络，但不能发挥其强劲功能
(5)工作流的误区
误解之一： 基于消息的群件产品是完备的工作流解决方案
但事实上，这是不完全的，原因如下：
1，基于消息的群件产品都具有工作流的概念，但具有工作流概念是一回事，满足企业级工作流要求又是另一回事。
2，基于消息的群件产品本身不具有工作流要求的许多特性，必须依靠第三方解决方案供应商来提供，造成系统的购买、实施与使用成本上升。
3，基于消息的群件产品直接支持的是非关系型数据库，数据都是存储在非关系型数据库中， 无法实现统计、监控、运算等企业工作流应用中常见的要求，故对于统计、排序、报表功能等难以实现，而这些功能对于企业来说又是必须的。 而工作流自动化是基于关系型数据库的，不存在这些问题，可以生成非常详尽的统计报表、效率报表等。虽然某些基于消息的群件产品可以通过编程来访问关系型数据库，但都需要大量的额外开发工作和专业人员才能实现，而且运行效率远不及基于关系型数据库的工作流解决方案。
4，对于意外情况导致的消息丢失或用户的误操作（如删除），E-mail系统没有跟踪手段，也没有恢复的办法。 而解决方案中，不通过E-mail传递重要的工作流信息（这些信息一旦丢失会导致流程意外中断），而是由极为可靠的数据库来记载工作流信息。
5，E-mail是保存在公共目录中的，访问权限只能基于目录来设置，用户只要有目录读权限就能打开所有mail，企业敏感数据得不到安全保障。而解决方案的安全性控制是基于记录的，可以对每一条记录设置访问权限，数据安全性有充分保证。
误解之二：另一种常见的误解就是电子表单软件是一种工作流自动化解决方案。
虽然工作流自动化软件中大量用到了电子表单，但这并不意味着电子表单软件就能够代替工作流自动化软件。 电子表单软件要用于工作流自动化还需要大量的编程工作。即使这样，用电子表单软件开发的工作流自动化系统还是缺乏完备的工作流系统应有的许多特性。
后记：Lotus Notes或Exchange与工作流软件的区别
写手 2002-7-25 19:12:30
一提起工作流，往往可以听到用户这么对我们说：“我们已经有了Lotus Notes（或Exchange），不需要再购买什么工作流自动化软件”，类似的还有“我们已经有了基于Exchange的办公自动化系统”、“我们已经有了基于Notes的办公自动化系统”。
但事实上Lotus Notes和Exchange都不是一个完备的工作流自动化解决方案，原因如下：
1.Lotus Notes和Exchange都是群件产品，定位于企业消息平台、知识管理与协同工作，而不是工作流自动化。
2.Lotus Notes和Exchange都具有工作流的概念，但是它们的工作流能力很弱,只是在文档传递基础上加了一些简单的流程设计,不能满足不同企业中各种复杂流程地设计,工作流产品中流程设计功能是非常强大的,能够适应各种复杂流程设计的需要。
3.Lotus Notes和Exchange本身不具有工作流要求的许多特性，必须依靠第三方解决方案供应商来提供，造成系统的购买、实施与使用成本上升。
4.Lotus Notes和Exchange直接支持的是非关系型数据库，直接利用Lotus Notes和Exchange做的工作流应用，数据都是存储在非关系型数据库中，无法实现统计、监控、运算等企业工作流应用中常见的要求，故对于统计、排序、报表功能等难以实现，而这些功能对于企业来说又是必须的。而工作流产品是基于关系型数据库的，不存在这些问题，可以生成非常详尽的统计报表、效率报表等。虽然Lotus Notes和Exchange都可以通过编程来访问关系型数据库，但都需要大量的额外开发工作和专业人员才能实现，而且运行效率远不及工作流产品。
5.Lotus Notes和Exchange用于工作流是一个C/S系统，客户端的维护成本很高。而工作流产品是纯B/S系统，客户端维护成本为零。
6.有一些第三方软件公司在Lotus Notes和Exchange上开发了工作流应用，具有完备的企业级工作流的特性。但这些工作流解决方案都通过Lotus Notes和Exchange的E-mail功能实现工作流的流转。
1)基于E-mail的工作流有以下几个致命弱点，限制了这些系统在企业关键业务或敏感数据中的应用.
2)基于E-mail的工作流是很脆弱的，对于意外情况导致的消息丢失或用户的误操作（如删除），E-mail系统没有跟踪手段，也没有恢复的办法。而工作流产品不通过E-mail传递重要的工作流信息（这些信息一旦丢失会导致流程意外中断），而是由极为可靠的数据库来记载工作流信息。
3)E-mail是保存在公共目录中的，访问权限只能基于目录来设置，用户只要有目录读权限就能打开所有mail，企业敏感数据得不到安全保障。而工作流的安全性控制是基于记录的，可以对每一条记录设置访问权限，数据安全性有充分保证。
4)E-mail必须下载到客户端运行，对于移动用户，速度很慢。而工作流产品是纯B/S的，无需下载，运行速度很快。
5)基于E-mail的系统是C/S架构，有大量的客户端维护工作量，平台兼容性差。而工作流解决方案是纯B/S架构（不采用ActiveX控件），客户端维护量为零，平台兼容性极好。
7.工作流是提供了标准的接口,具有良好的开放性,符合计算机软件的发展主流;notes采用自己的描述语言,通用性差,支持少,具有一定的封闭性.
8.工作流具有强大的internet功能,能够把电子商务和企业内部系统无缝的集成;而notes不行,只能作为文档传递和发邮件用.
iOffice.net写手
2002年7月8日
