近日，全国档案局长馆长会议在北京召开。会议提出：“未来，国家档案局将高标准推进国家级数字档案馆（室）特别是示范数字档案馆（室）建设，深入抓好企业集团数字档案馆（室）建设试点，尽快形成一批示范单位。”可见，数字档案馆（室）建设依然是今后一段时间档案工作的重点内容。
数字档案馆系统测试/数字档案室建设评价是推动数字档案馆（室）建设的重要抓手。关于数字档案馆测评去年本公众号已经发了几篇文章进行了全面介绍。本文着重从政策背景、评价对象、评价程序、评价指标几方面介绍机关数字档案室建设评价的那些事儿。
政策背景
为适应档案信息化发展要求，引领机关档案工作及时转型、升级，2014年，国家档案局发布了《数字档案室建设指南》，开启了机关档案信息化工作的新篇章。
为加强数字档案室的科学建设与管理，2016年国家档案局办公室印发了《数字档案室建设评价办法》（以下简称《评价办法》），要求数字档案室建设以《数字档案室评价指标》（以下简称《评价指标》）为评价依据，评价结果达到80分以上通过数字档案室评价，90分以上认定为“全国示范数字档案室”。
2020年，为进一步推进机关数字档案室建设，国家档案局印发了《关于进一步推进机关数字档案室建设的意见》（以下简称《意见》），进一步明确了机关数字档案室的定位、要求与目标，并提出了下一阶段开展机关数字档案室建设的原则与路径、措施与方法。
评价对象
《评价办法》第二条明确：“本办法适用于机关数字档案室建设的评价。”而《意见》中又进一步明确了数字档案室建设的工作机制，按照“统一领导、分级管理”的原则，国家档案局确定的机关数字档案室建设试点单位原则上限于中央国家机关和省直单位，每个年度一般不超过10家。各地区机关单位按照本级档案主管部门的要求开展机关数字档案室建设试点工作。
评价程序
结合《评价办法》和《意见》的要求，机关数字档案室建设评价程序包括申报试点、单位自评、申请评价、现场评价和评价审批五个步骤。
申报试点
《意见》中要求，从2020年起，数字档案室建设试点工作将实行年度申报制。各地区各部门可自愿申报，于每年10月20日前完成申报工作，并在2年内完成试点任务。《评价办法》第五条也明确了“未纳入数字档案室建设试点单位名单的”不得申请参加数字档案室建设评价。
单位自评
试点单位对照《评价指标》对数字档案室建设情况进行自评，自评分数达到80分以上的，根据自愿原则申报数字档案室建设评价。
申请评价
试点单位填写《数字档案室建设评价申请表》，按照要求向国家档案局提出评价申请。
现场评价
评价专家组对照《评价指标》，通过现场评价、查看材料和抽查数据等形式，对数字档案室建设情况进行评价打分。
评价审批
现场评价工作结束后的30日内，将评价专家组通过数字档案室评价、“全国示范数字档案室”的评价结果报国家档案局审批。
评价指标
《评价指标》详细列出了数字档案室建设的评价内容，包括领导与组织（5分）、基础设施建设（15分）、应用系统建设（30分）、数字档案资源建设（35分）、保障体系建设（15分）、工作亮点（加分项，10分）6个部分共40项评价指标。
领导与组织
数字档案室建设是一项系统工程，需要机关档案部门、信息化部门、业务部门和保密部门共同参与实施。领导与组织要求明确本单位电子文件归档管理与数字档案室建设的分管领导和职能部门、将电子文件归档与数字档案室建设纳入本单位电子政务（或信息化）建设发展规划、建立档案部门/信息化部门联合工作机制、数字档案室建设与管理工作纳入有关人员岗位职责和年度考核。在评价时可以提供本单位的档案管理办法、本单位的信息化发展规划、本单位数字档案室建设实施方案、工作人员考核办法等文件材料进行评价。
基础设施建设
完善的基础设施是数字档案室建设的前提和基础。基础设施建设从主机房、网络基础设施、服务器、存储设备、备份设备、基础软件、安全保障体系、终端和辅助设备等方面进行评价。
主机房应远离强电磁场、强振动源、强噪声源等场所和区域，远离粉尘、油烟等易燃易爆场所和区域，主机房建设应符合《数据中心设计规范》GB50174-2017规定的B级要求。
数字档案室应用系统应运行在与因特网物理隔离的局域网、政务内网或基于VPN构建的政务外网虚拟专用网络，不得运行在与因特网连通的网络上。网络主干线路应采用光纤铺设，网络核心交换机应冗余配置。
数字档案室应配置专用服务器，不得与其他业务合用服务器，也不能使用个人计算机作为服务器。服务器应冗余配置，应分别配置数字档案室应用系统的应用服务器和数据库服务器。
数字档案室可以采用磁盘阵列作为在线存储设备，不得使用服务器硬盘作为在线存储。在线存储设备的容量应至少满足数字档案资源2年增长需求。
数字档案室应配备近线和同城异地备份设备，包括本单位自行采购的近线和同城异地备份设备或云平台统一提供的近线和同城异地备份设备；应配备离线备份设备，采用磁带、光盘、移动硬盘等脱机存储介质进行离线备份；应配备离线备份介质检测设备，如光盘检测仪、硬盘检测仪等。建议配置光磁库、离线光盘库等设备来满足近线、离线备份的要求。
数字档案室应配备正版网络操作系统、数据库管理系统、中间件、全文检索、光学字符识别（OCR）等基础软件；以及通用的字处理、图像查看、音视频播放等工具软件。基础软件建议全部采用国产化产品。
在信息安全方面，数字档案室应用系统应符合《信息安全技术—网络安全等级保护基本要求》（GB/T 22239-2019）中信息系统安全等级保护二级（及以上）要求，要实施严格的三员管理, 明确系统管理员、安全管理员和审计员的职责。
在终端和辅助设备方面，应按照档案室在岗档案管理人员数量满配专用终端计算机，配备专用档案查阅终端计算机，配备恒温恒湿防磁柜、扫描仪、数码照相机、刻录机、打印机等辅助设备
基础设施建设主要有两种方式，一是基于机关单位现有的机房，在机房里划出一块区域用于安装部署数字档案室的设备，如果现有机房不能满足要求，则应进行改造；二是利用政务云的机房，申请政务云资源来满足数字档案室建设的要求。
在评价时，通过实地查看机房及各类设备、设备登记表、机房建设验收报告、等保测评报告等相关证明材料进行评价。
应用系统建设
应用系统建设是数字档案室建设的关键。应用系统建设从系统功能、技术文档管理、系统测评鉴定、系统技术指标等方面进行评价。
数字档案室系统的功能设计应参照《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194-2012），提供电子文件归档、档案门类管理、配置信息管理、接收采集功能、分类编目功能、检索利用功能、鉴定统计功能、监督指导功能、系统管理功能等基本功能，集成管理本单位各门类数字档案资源，为电子档案的真实、完整、可用与安全提供保障。对系统功能的评价主要通过系统功能演示、现场查看来评价。
数字档案室建设评价要求对系统技术文档进行规范管理，采用自行开发方式建设的，应保存功能规格设计说明书、详细设计书、数据库设计书、技术报告、用户手册等文档；采购商品化应用软件的，应保存数据库设计文档、用户手册等文档。
数字档案室系统应具有项目验收报告。机关数字档案室系统一般都通过政府采购方式购买，在评价时可以提供招标文件、投标文件、项目验收报告等材料进行评价。
数字档案资源建设
数字档案资源建设是数字档案室建设的核心。数字档案资源建设不仅对档案室的传统载体档案数字化提出了要求，还对数字档案资源的命名、文件格式、元数据以及资源备份等方面都提出了要求。
对于传统载体档案数字化，要求本单位对档案数字化工作进行整体规划，要求数字化工作文件收集齐全且管理规范。室藏档案的数字化率应达到60%以上，录音、录像、照片档案全部数字化，数字化技术参数符合《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）、《录音录像档案数字化规范》（DA/T 62-2017）等标准规范的要求。
为规范、有序地管理数字档案资源，提高数字档案资源计算机文件名的可理解性，数字档案资源的计算机文件名应采用含全宗号、档案门类代码、年度等语义信息的档号或唯一标识符来命名。比如文书类电子档案命名规则可以设置为：全宗号-档案门类代码·年度-机构或问题代码-保管期限代码-件号-流水号+后缀名。例：X028-WS·2018-BGS-Y-0003-001.OFD。
要求电子档案元数据齐全完整。完善的元数据信息，可为电子档案的开发利用提供支撑，有助于最大限度地发挥数字档案资源的价值。通过抽查文书类、照片类、录音类、录像类电子档案，检查电子档案元数据是否齐全完整来进行评价。文书类电子档案、照片类电子档案、录音录像类电子档案的元数据方案可以分别参考DA/T 46-2009《文书类电子文件元数据方案》、DA/T 54-2014《照片类电子档案元数据方案》、DA/T 63-2017《录音录像类电子档案元数据方案》，对于其他的档案门类特别是专业档案，建议分别梳理一套元数据方案。
保障体系建设
保障体系建设是数字档案室建设的保证，包括经费、制度、人才三个方面。在经费方面，要求数字档案室建设、管理、升级和运维等费用纳入本单位预算，要求数字档案室软件开发与维护，硬件配置、维护、升级，室藏档案数字化等费用能满足工作需要，通过查看预算、经费拨付等证明材料来进行评价。在人才方面，需要既通晓信息技术，又懂档案资源管理的专业人员，建议各单位档案室至少配备1名专职的档案管理人员，在各业务部门分别配备1名兼职档案管理员。
制度的建设和实施是数字档案室可持续发展的重要保障。数字档案室建设需要一套完善的制度作为保障，具体包括档案分类方案以及文件材料归档范围和档案保管期限处置表（“三合一”）、文书/照片/录音/录像/科技/专业等门类电子档案元数据方案、各门类电子文件归档和电子档案管理制度、数字档案室应用系统运维和管理制度、安全管理制度、人才配备和经费保障制度、应急处置预案等。
工作亮点
数字档案室建设过程中有创新和亮点的，在数字档案室建设评价时可以加分。创新和亮点工作包括专业类纸质档案全部建立目录数据库的，开展专业类电子文件在线归档的，对纸质档案数字化副本开展OCR识别的，开展电子档案单轨管理的，将新技术大数据、互联网+、云计算等新一代技术应用于档案管理的等。若单位申报了国家档案局科技项目并获得了国家档案局优秀科技成果奖，也可以作为工作亮点进行加分。
总之，《评价指标》非常全面又具体地列出了数字档案室建设内容，既能很好的指导数字档案室建设，也便于各单位对照《评价指标》进行查漏补缺。
