日常工作中,我们经常需要对外发送一些信件或者邀请函。这里,为大家介绍如何通过永中Office的邮件合并功能,来轻松、快速的完成这项工作。
1、调用模板库
开启模板库
选择【文件】菜单【新建】命令下的【本机上的模板…】子命令,弹出【新建】对话框,如图
![永中Office—公文的邮寄_对话框](http://user.ccw.com.cn/ucHome/p_w_picpath/zoom.gif)
![点击图片,在新窗口显示原始尺寸 永中Office—公文的邮寄_对话框_02](http://user.ccw.com.cn/ucHome/p_w_upload/201205/23/405293_1337764788w0eq.jpg)
选择所需模板
在【新建】对话框中选择【文字处理】选项卡,双击【信封模板】文件夹,显示出系统内提供的所有信封模板(14个),通过右侧预览区域查看信封格式,并选中预览区域下方的【文件】单选按钮,如图
![永中Office—公文的邮寄_Office_03](http://user.ccw.com.cn/ucHome/p_w_picpath/zoom.gif)
![点击图片,在新窗口显示原始尺寸 永中Office—公文的邮寄_hellip_04](http://user.ccw.com.cn/ucHome/p_w_upload/201205/23/405293_1337764790se21.jpg)
单击【确定】按钮或双击【国内信封ZL】图标,即以信封模板创建信封文档,如图
![永中Office—公文的邮寄_Office_03](http://user.ccw.com.cn/ucHome/p_w_picpath/zoom.gif)
![点击图片,在新窗口显示原始尺寸 永中Office—公文的邮寄_工作_06](http://user.ccw.com.cn/ucHome/p_w_upload/201205/23/405293_1337764792NsCk.jpg)
2、录入通讯录
切换到电子表格应用,在工作表中输入所需的信息,完成通讯录的制作,如图
![永中Office—公文的邮寄_Office_03](http://user.ccw.com.cn/ucHome/p_w_picpath/zoom.gif)
![点击图片,在新窗口显示原始尺寸 永中Office—公文的邮寄_Office_08](http://user.ccw.com.cn/ucHome/p_w_upload/201205/23/405293_1337764796KCkw.jpg)
小贴士:在录入数据源时,需要将数据源的标题录入,以便能进行后面的邮件合并。
3、邮件合并功能的使用
再切换到文字处理应用中,选择【工具】菜单【信件和邮件】命令下的【邮件合并】子命令,弹出【邮件合并】对话框,如图
在【选择单元格区域】框中,通过折叠按钮切换到电子表格中选择所需的数据源。然后,单击扩展按钮,返回对话框,单击【确定】按钮。在关闭【邮件合并】对话框的同时弹出【邮件合并】工具栏,如图
选择【插入合并域】下拉列表中的相关内容插入到文档的相应位置,如图
![永中Office—公文的邮寄_对话框](http://user.ccw.com.cn/ucHome/p_w_picpath/zoom.gif)
![点击图片,在新窗口显示原始尺寸 永中Office—公文的邮寄_的_12](http://user.ccw.com.cn/ucHome/p_w_upload/201205/23/405293_1337764799DHhu.jpg)
单击【邮件合并】工具栏上的【合并到新文档】按钮 ,在合并成的新文档中按顺序显示了一个个信封的完整内容,生成的信封数量与在电子表格中选中的数据源行数一致,如图
![永中Office—公文的邮寄_Office_03](http://user.ccw.com.cn/ucHome/p_w_picpath/zoom.gif)
![点击图片,在新窗口显示原始尺寸 永中Office—公文的邮寄_的_14](http://user.ccw.com.cn/ucHome/p_w_upload/201205/23/405293_1337764801cXL0.jpg)
小贴士:不仅可以直接生成信封样式的文档,还可以将当前生成的每个信封以邮件的附件形式发送至指定收件人。直接单击【邮件合并】合并工具栏上的【合并到电子邮件】按钮即可。
4、批量打印
打印的设置
普通的文档打印可以通过单击【邮件合并】工具栏上的【合并到打印机】按钮,从下拉列表中选择【合并到打印机】命令,将合并生成的新文档发送到系统默认打印机上打印输出,如图
![永中Office—公文的邮寄_对话框](http://user.ccw.com.cn/ucHome/p_w_picpath/zoom.gif)
![点击图片,在新窗口显示原始尺寸 永中Office—公文的邮寄_Office_16](http://user.ccw.com.cn/ucHome/p_w_upload/201205/23/405293_1337764802323L.png)
但是由于信封打印较特殊,根据打印机的类型不同,送纸方式不同,还需要对打印信封进行设置。选择【文件】菜单【打印】命令,弹出【打印】对话框。在“打印机”区域,选中打印【信封选项】复选框,在弹出的【信封选项】对话框中,可以对送纸方式等进行设置,如图
![永中Office—公文的邮寄_的_17](http://user.ccw.com.cn/ucHome/p_w_upload/201205/23/405293_1337764803YgRh.png)
5、更多用途
邀请函,通知
通过邮件合并不仅可以用来批量打印信封,同时还可以打印邀请函、通知等文件。
![永中Office—公文的邮寄_Office_03](http://user.ccw.com.cn/ucHome/p_w_picpath/zoom.gif)
![点击图片,在新窗口显示原始尺寸 永中Office—公文的邮寄_对话框_19](http://user.ccw.com.cn/ucHome/p_w_upload/201205/23/405293_13377648058xef.jpg)
![永中Office—公文的邮寄_Office_03](http://user.ccw.com.cn/ucHome/p_w_picpath/zoom.gif)
![点击图片,在新窗口显示原始尺寸 永中Office—公文的邮寄_Office_21](http://user.ccw.com.cn/ucHome/p_w_upload/201205/23/405293_1337764806ZpHk.jpg)