当使用者查看一份页数超过数十页甚至于数百、数千页的报表时,可怜的使用者只能利用工具栏上方的“上一页”、“下一页”功能,逐页靠自己的眼力寻找所需要的信息内容,这种搜寻模式不仅浪费时间,同时使用者在使用上也容易因为眼花而遗漏重大信息。因此,×××S提供了“文档结构图”功能,让报表产生文档结构图标签,借此解决使用者面对大型报表数据搜寻的困扰。
“文档结构图”的展现方式是在报表的左方提供了文件导引模式,文件导引模式中包含了报表使用者用来寻找信息的字段索引,索引来源可以是来自于单一字段,同时也可以是多个组字段所构成的层次式索引。使用“文档结构图”的效果是当使用者单击左方文档结构图索引的某个项目时,右方的报表就会立刻跳至是云南甘蔗选取的项目位置,这对使用者在数据量庞大的报表中寻找数据,是相当实用的小帮手。
单层文档结构图示例
步骤1:
首先,设计一张销售明细表,其中以产品大类作为组依据。
步骤2:
在下方列组面板中右击组(PRODUCTCATEGORY_NAME)选择“Group Properties…”。
步骤3:
在“Group Properties…”对话框中切换至“Advanced”标签页,在“Document Map”下拉菜单中选择产品大类“[PRODUCTCATEGORY_NAME]”,即完成设置。
步骤4:
预览报表时,此时画面左方会出现以产品大类名称为基础的索引,展开索引后,单击索引中“地材”的项目,此时右方报表就会立刻到“地材”组的开头。