越来越多的调查数据显示，电子邮件的应用并没有随着多元化通讯的发展而衰减，反而因其法律地位和使用特点得到了更加广泛的普及。可见，电子邮件与企业办公已经密不可分。
随着企业信息化的发展，每个员工的邮箱里都存有大量的企业信息。员工一旦离职，他的企业邮箱账户就会被删除——这是再自然不过的事情。然而随着信息重要性的日益凸显，人们已经意识到：账户被删除，其中包含的商业信息也就不复存在。影响工作交接进度事小，如果因某些重要信息的消失而损害企业利益，那问题就严重了，实乃牵一发而动全身。
很多邮箱为用户提供延迟功能，即设置一些指令使邮件数据延迟删除，希望通过此方法来避免数据误删。某种程度来讲，这种方法多少有些作用，但延迟到时间节点，数据毕竟还是被删了。如果在删除之后才发现数据误删或多年之后才需要某几封重要邮件，那么显然延迟删除的方法是是治标不治本了，因为核心问题并没有解决。
为了彻底解决邮件误删问题，使用邮件归档是一个很好的选择。企业邮件归档审计系统（EEA）将邮箱中的邮件全部归档到归档服务器上，即使邮件被删除，它在归档服务器上仍以压缩加密的方式存在，这样一来，邮件便不会真正消失。
用存储备份不是也一样吗？有人会立刻问。我们都知道，要调取存储备份中的数据是非常复杂繁琐的，无法满足即时查找和深度挖掘的需求。员工要求管理员对指定几封N年前的邮件进行迅速恢复，其难度无异于大海捞针。
但企业邮件归档审计系统（EEA）就不同了，产品设计的初衷之一就是迅速查找恢复邮件，实现高效的电子发现和数据挖掘。管理员可以对邮件数据进行批量恢复，员工个人也可以将已删除的邮件从归档服务器中调出查看或恢复。这不仅大大减轻了管理员的工作强度，也提高了整个企业的运行效率，更避免了邮件中重要数据被误删给公司可能带来的巨大损失。
另外一种情况是，员工没有随手删除邮件的习惯，这就导致了邮箱爆满。为了防止这种情况的发生进而影响正常工作，企业邮件归档审计系统（EEA）为用户提供了自动削减功能。该功能对邮件服务器进行自动优化，将绝大部分内容删除，只在邮件服务器中保留了邮件头。用户的使用体验没有发生任何改变，但是在不知不觉中，邮箱已经实现了无限大。当然用户也不用担心，因为数据都被完整地保留到了归档服务器中，绝对不会发生丢失数据的现象。
归档的重要性不仅仅在于上文所述。近年来，国内使用企业邮件归档审计系统（EEA）的用户数量连年翻番，充分说明了归档正为国内各行业用户所熟知，相信归档的价值会在今后几年中成为一个关注热点。
