导出与备份
别忘了,Outlook是Microsoft Office的一部分。在安装完Office 2003后,打开“开始→程序→Microsoft Office→Microsoft Office工具→Microsoft Office 2003用户设置保存向导”,打开“Microsoft Office 2003用户设置保存向导”对话框。单击“下一步”。
选择“保存本机的设置”,单击“下一步”,在出现的对话框中选择文件保存的位置和文件名(扩展名为.ops),单击“完成”,系统开始备份Office里所做的各种个性化设置,其中就包括Outlook的多个账户信息以及Office用户配置的注册表信息。有了这些信息,恢复多账户信息已经足够。
Outlook将数据存储在邮件应用程序编程接口 (MAPI) 文件夹中。MAPI 文件夹可以存储在硬盘上的称为“个人文件夹 (.pst) 文件”的文件中,使用以下步骤可以备份整个个人文件夹 (.pst) 文件:
第一步:关闭任何与邮件相关的程序,例如 Outlook、Microsoft Exchange或 Windows Messenger;
第二步:单击“开始→设置→控制面板”,打开“控制面板”窗口,双击“邮件”图标打开“Outlook属性”对话框,单击“显示配置文件”按钮,如图2;
第三步:单击适当的配置文件,然后单击“属性”按钮;
第四步:单击“数据文件”按钮,再单击选中要备份的个人文件夹服务;
小提示
如果你的配置文件中有一个以上的个人文件夹服务,必须分别备份每组个人文件夹 (.pst) 文件。
第五步:单击“设置”按钮,记下列出的路径和文件名;
小提示
个人文件夹 (.pst) 文件包含 Outlook中存储的所有数据,因此有可能太大。不过,可以通过单击“开始压缩”按钮来减小个人文件夹 (.pst) 文件的大小。
第六步:关闭所有属性窗口,在“资源管理器”或“我的电脑”中找到刚刚记下的.pst文件并做好备份。
三、备份其他信息
如果你已经做了自定义设置并希望通过 Outlook 将这些设置复制到另一台计算机,除了个人文件夹 (.pst) 文件外,还需要在备份中包括以下文件,这些文件一般保存在(C:\Documents and Settings\用户名\Application Data\Microsoft\Outlook文件夹下:)
★Outcmd.dat:该文件存储工具栏与菜单设置;
★<配置文件名>.fav:这是你的收藏夹文件,它包含 Outlook 面板的设置;
★<配置文件名>.nk2:该文件存储“自动完成”功能所使用的昵称;
★Normal.dot:如果你使用 Microsoft Word 作为电子邮件编辑器,则签名会作为自动图文集词条存储在 Normal.dot 文件里;
★自定义签名文件的位置:<驱动器:\Documents and Settings\用户名\Application Data\Microsoft\Signatures>;其中,“驱动器”表示安装了 Outlook的驱动器,“用户名”表示当前系统登录的用户名。
小提示
每个单独的签名都有自己的文件,其名称与你创建该签名时所使用的名称相同。例如,如果你创建了一个名为MySig的签名,则Signatures 文件夹中会创建三个以MySig为主文件名的自动签名文件,分别是.htm的超文本标记语言 (HTML)格式、.rtf(Microsoft Outlook RTF 格式 (RTF)和纯文本格式的.txt文件。
小提示
如果机器里已经对Outlook Express配置过账户信息,启动时也会询问是否导入,一律“取消”。
第二步:依次打开“开始→程序→Microsoft Office→Microsoft Office工具→Microsoft Office 2003用户设置保存向导”,打开“Microsoft Office 2003用户设置保存向导”对话框,单击“下一步”,在上图1的对话框中选择“将原先保存的设置恢复应用到本机”,单击“完成”按钮开始恢复,恢复完成后单击“退出”按钮结束。
第三步:导入个人文件夹 (.pst) 文件中的数据。在“文件”菜单上,单击“导入和导出”,在弹出的“导入和导出向导”对话框中单击“从另一程序或文件导入”,然后单击“下一步”。单击“个人文件夹文件 (.pst)”,再单击“下一步”。单击“浏览”按钮输入要备份的个人文件夹 (.pst) 文件的路径和文件名,然后单击“下一步”,如图3,选择要导入的文件夹,或选择层次结构的顶层以导入全部内容,最后单击“完成”按钮即可将以前所有的个人文件夹、邮件、计划、便签统统恢复如初。
小提示
一定要勾选“包括子文件夹”,否则只能导入部分信息。
第四步:恢复其他信息。关闭Outlook,如果你还想恢复以前对Outlook布局上的修改和调整,还有个人签名等信息,直接将上述文件copy到相应的文件夹中即可。
最后要说明的是,如果两台机器软硬件配置环境区别很大,比如:由于登录用户名的变化等原因,备份时原来的磁盘分区或文件夹的位置已经不存在,启动时就会有相应的提示,如图4,此时,只要单击“确定”按钮,就会弹出窗口让用户重新选择新的位置。指定了新的位置后,下次启动就不会有类似的提示了。当然,有一定基础的用户也可以到注册表中更改相关键值。建议在做备份时,选择较简单的系统环境。