近几年需要跟外国的学者通过邮件联系，每每敲击键盘的时候，脑海里蹦出的词汇和句子总觉得不够完美，担心不是礼貌用词，故整理下从网上学习到的撰写较为正式的英文邮件的方法，跟大家分享下。

我们在写邮件的时候不仅要关注语法、单词的拼写和标点符号的使用，还需要注意以下几个方面。

一、开头

开头部分以问候为主，比如：”Dear Mrs. XX"、“Dear Professor XX”。如果你跟对方比较熟悉，可以用“Hi XX”。如果你不知道对方是谁，那可以用“To whom it may concern” 或“Dear Sir/Madam”。

二、谢谢收件人

如果你是回复别人给你回复的邮件，你应该用一句话表达感谢，这样会显得比较礼貌。可常用的句子由：“Thank you for your prompt reply” 或 “Thanks for getting back to me”。

三、表明你写邮件的目的

如果你是首先给别人发邮件的，那么你可能需要先简单地表明自己的目的。比如“I am writing to enquire about …”或“I am writing in reference to …”。
通过这样类似的话，简洁清晰地表达自己写这封邮件的目的，然后再转入邮件正文。因为人们一般都是想快速地阅读邮件，所以要让他们明确你写邮件的目的。

四、添加结束语

在写完正文之后，我们需要添加一些结束语。一般来说是礼貌地向对方表达感谢或添加一些礼貌性的话。我们可以用感谢的话开始，”Thank you for your patience and cooperation“ 或”Thank you for your consideration“，然后再说明如果有问题随时联系（如，“If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know”）或期待对方的来信（如，“I look forward to hearing from you”）。

五、落款

最后一步我们还需要写下自己的名字，同时在名字之前可以使用“Best regards”、“Sincerely”或 “Thank you” 之类的话，再注明自己的姓名。但是，除非对方是你的好朋友之类的，否则记得避免使用“Best wishes”或“Cheers”。

当然，最重要的一点是，在邮件发出去之前，我们需要仔细检查邮件中是否存在某种错误或不当的用语，若有则需要对其纠正。