处理 Excel 中存储大量数据的技巧


12月 2012




如果您不知道如何正确处理 Excel 中存储的大量数据，那么这个工作将是一件非常令人头疼的事情。以下技巧*将帮助您提高工作效率，并增强您处理数百条数据的信心。


1. PivotTables

PivotTable 可能是 Excel 中功能最为强大但却为大多数人所忽略的一个功能。如果您需要快速分析、分类并汇总一个工作表单或数据库文件中的大量数据，那么这个功能将非常有用。您只需要进行简单的拖放操作即可。


例如，您在一张未分类的表格中列出了很多产品和类别，您希望了解某个类别中所有产品的总价。当然，您可以按照常规做法，按类别对列进行分类，然后汇总特定类别的价格。但是，如果您的表格中包含数千条未分类的数据，那您一定会精疲力尽。


要避免这一情况发生，Excel 为您提供了一个强大的精巧功能，那就是 PivotTable。



  1. 例如：创建一个简单列表，表中包含标题，如，产品、类别、价格等。
  2. 选择您要使用的数据的范围。这些单元格中必须包含标题。
  3. 插入一个新的 PivotTable：转到“插入”功能区，并单击“新建 PivotTable”。
  4. 选择您希望放置 PivotTable 的目标单元格。
  5. 在您创建表格后，将弹出空字段列表。
  6. 要创建报表，请选中您要在报表中使用的字段，然后将它们拖放到您要放置这些字段的区域。例如，将“分类”和“产品”拖放到“行标签”中，将“价格”拖放到“值”中。请勿担心是否删除或修改了错误的字段；PivotTable 只是数据的一种表示方式，不会真的更改您的数据。
  7. 7. 现在，您将能够在 Excel 表单中看到累计的数据了。

祝贺您，您的第一个 PivotTable 已经完成！如果您想要更新，只需右键单击它并点击“刷新”。


基本来讲，就是这么简单。您的 Excel 中所包含的数据越多，使用 PivotTable 后的结果就越美观，用法也越有趣。但有一个注意事项：仅当可供选择的列超过 2 个时，PivotTable 才有效。


2. Web 数据查询

如果您需要从网站中提取很多数据，您可以选择使用常规的复制粘贴操作。但有一个更简单的方法，通过 Excel 完成所有工作。


  1. 指定您希望数据在其中显示的单元格。
  2. 在“数据”选项卡中单击“自网站”命令。
  3. 在 URL 中，键入您要复制数据的网站地址。
  4. 单击您要导入表格旁边的黄框，然后单击“导入”。
  5. 这时，Excel 将导入您指定单元格中的数据。

还有一个非常棒的功能，那就是告诉 Excel 何时以何种频率运行网站查询。如果您需要持续导入不断变化的数据，如股票报价，则使用此功能非常方便。


3. 定义单元格的名称

是否曾经希望能有更简单的方法引用单元格，而无需记住可能非常复杂的单元格编号？要引用的单元格是 C338 还是 C339 呢？如果您还试图记住引用的另一个数据表中的单元格，如“‘Products’!$C338”，那情况就更加糟糕了。因此，我们建议您尝试使用“定义名称”功能。


有很多定义名称的方法，但最为基本也是最简单的方法是：


  • 使用公式条上的名称框。
  • 使用“新建名称”对话框。

随即弹出一个新窗口，您可以在其中指定名称和单元格引用。例如，您现在可以使用“‘Products’!Price”代替“‘Products’!$C$338”。您可以在 Excel 表单或打开的 Excel 文件的任意表单中的任意位置引用此单元格中的值。


要删除单元格名称，可转到“公式”菜单，并单击“名称管理器”，然后单击“删除”。在“名称管理器”中，您将找到您为 Excel 表单指定的所有自定义名称的概览。


希望这些技巧对您有所帮助！


*所有这些技巧都基于 Microsoft Office Excel 2010 (Windows)，但其他 Excel 版本也能提供相同或相似的功能。（菜单和性能可能有所不同。）


Microsoft 和 Excel 是 Microsoft 集团公司的商标。