办公室日常工作中办公自动化的运用-计算机应用技术论文-计算机论文
——文章均为WORD文档，下载后可直接编辑使用亦可打印—— 摘 要： 办公室管理是企业发展的重要组成部分, 传统办公室管理需使用大量的人力, 而随着科学技术的发展, 尤其是计算机技术的应用, 现代化办公室管理已无须大量人力, 结合互联网技术, 还可以实现办公室管理的办公自动化, 在提高办公室管理水平的同时还能加强办公室内部各部门间的沟通与交流, 以促进办公室管理进一步发展。本文简单阐述了办公自动化的发展历程, 分析了办公室管理中应用办公自动化软件的条件及优化措施, 希望能够为相关人员提供借鉴。 关键词： 办公室管理; 办公自动化; 企业发展; 办公自动化, 简称OA, 是伴随社会信息化发展而产生的一种新型办公方式, 是指将现代化办公与计算机的网络功能进行相互结合而实施办公的方法, 包括人机两大要素, 可实现文字处理、文档管理、信息交流和决策支持等功能。近年来, 办公自动化技术不断发展, 其功能也逐步从原来简单的文字校对发展成为现今的信息检索、数据分析等方向。办公自动化在办公室管理中的应用有效提高了办公室管理的效率, 促进了办公室管理的信息化发展。 1、 办公自动化的发展历程 1.1、 起步阶段 办公自动化最初是以结构化数据处理为中心, 以文件系统或关系型数据库系统为基础, 来进行文件处理以及 资料管理。在此阶段, 办公自动化并未对数据进行开发与应用, 尚不是真正意义上的自动化。 1.2、 应用阶段 发展至应用阶段, 由于网络技术的引进, 包括互联网、局域网、内部网络等, 办公自动化发展成为以网络为基础、以工作为中心的系统化技术, 可实现文件、信息的共享与互动, 实现了办公工作的 性变化, 有效提高了办公工作的效率, 提高了管理与组织模式的规范性。 1.3、 发展阶段 到发展阶段, 办公自动化逐步成熟, 其应用也从原来的行政办公信息服务逐渐延伸至组织内部的各项管理活动。同时, 随着社会经济的迅速发展, 办公软件愈发重视客户的需求, 为了能更好地满足客户需求, 办公自动化的应用范围不断扩大, 应用技术水平也不断提高, 为办公室管理提供了越来越多的便利, 促进了办公自动化的普及与深入应用。 1.4、 发展方向 在未来的发展中, 随着数字技术的不断成熟, 办公自动化势必会朝数字化方向发展, 也就是说, 办公业务都会在网络环境中开展, 不仅需要互联网技术以及相关软硬件的支持, 而且还需要物联网技术的支持。 2、 办公室管理中应用办公自动化的条件 人、机两大要素是办公室管理中应用办公自动化的基础条件, 除此之外, 办公室管理中应用办公自动化还需使用其他平台, 并建立相应的制度。 2.1、 通信平台 办公室管理中所使用的信息、资料、文件等均源于企业内部的各基础部门, 为了能实现资源的共享与传输, 就必须建立相应的通信平台, 将企业内部各部门联系起来, 为办公自动化提供信息支持。 2.2、 信息发布平台 领导层在做出某项决策之后, 需尽快发布此决策信息, 以使各基础部门能迅速贯彻与执行。传统办公室管理模式对于小企业而言仍适用, 但若企业规模较大, 采取传统方式传达信息耗费的时间较长, 不利于信息的及时发布与贯彻执行。而利用办公自动化的信息发布平台, 则可迅速将企业领导层的决策发布出去, 日常也可用于发布某些重要通知。 2.3、 工作流程自动化 针对某些重复性较高, 而技术含量不高的工作, 可利用办公自动化系统完成, 如处理日常公文、收发文件、请示报告等。另外, 还可以利用办公自动化系统监督和跟踪某些工作流程, 以保证工作质量, 提高工作效率。 2.4、 文档自动化管理 传统办公室管理主要采取手工方式对文档进行管理与检索, 此办公方式不仅费时费力, 而且还无法保证办公效率。再者, 随着企业的发展, 企业的文档量不断加大, 若未进行良好管理, 或管理方式不恰当, 不但会导致文档丢失, 而且还会增加文档检索的难度。而文档自动化管理, 通过利用办公自动化中的各个软件, 可采取Word、Excel等方式将文档保存起来, 并建立文件夹, 使文档能分门别类地被放置, 有利保存文档, 也有利于检索后期文档。 2.5、 辅助办公 辅助办公所涉及的内容较多, 诸如会议、车辆、书刊、物品等的管理均可利用办公自动化实现, 日常办公也可利用办公自动化实现, 必要的是须先输入这些信息, 或采取专门的管理软件, 与办公自动化实施联动。 2.6
