先声明,本文不是为某个软件打广告,只是总结一下如何从0开始,快速架构一家企业的OA平台,适合初到公司的IT人员为公司员工搭建一个无纸化办公的平台,可以实现低碳经济,更可以把领导的管理思路快速固化,加快办公的效率。
目录
第一步 流程设计
第二步 选择工具
第三步 实施和推进
第一步 流程设计
流程设计是一个可以很简单也可以很难的事情,为什么这么说?
类似于学生考试刷题,刷过的题目肯定简单。流程也是如此,好在现在的公司制度也是一大抄,无论是国企、外企、民企,在某些制度上,都是差不多的。所以在流程设计之前,好好研究一下公司制度(如果没有制度?就参考我的这篇文章开始战斗吧),下面的一些流程,就是比较常见的。
流程分类
类别 | 流程 |
行政类 | 用印流程, 印章外借流程, 档案查(借)阅流程,公司对外品宣流程 |
人事类 | 休假流程,请假流程,加班流程 |
业务类 | 账户申请流程 |
上面的表格仅供参考,各家企业的情况不同,对于流程的迫切程度也不同,但在向领导请示的时候,最好进行分类,也容易让领导清楚具体的流程该向那些部门去沟通,毕竟,沟通成本才是财务报表反映不出来,但却是企业最大的一块成本。
确定了流程,下面就要设计流程的表单和审批流程。这里假定大家都用过类似工作流平台的经验,所以就直接上图了,表单一般的样式如下:
流程的描述可以采取下面的样式:
依次类推,大家如果在设计表单上有什么具体问题,欢迎留言给我。
第二步 选择工具
其实上面第一步,主要是整理需求,需求清楚了,后面的实施就简单了。
市面上有很多实现OA平台的工具,为了避免做广告的嫌疑,这里就不讲这些,只讲一些架构原则,如果工具不能满足下面的原则,建议另外选择,供大家参考:
- 一个流程审批人只能一次点击;
- 一个审批节点存在多个人的时候,不分先后次序,全部审批通过视为通过;
- 审批节点配置能够设置二维表,避免将来节点调整的时候,一个一个流程的去调整,非常容易遗漏和出错;
- 能够实现下拉框的关联,比如前面的下拉框选择省,后面的下拉框里的市自动能够填充;
- 流程设计尽量做到今后能推广和变现;
第三步 实施和推进
到了这一步,工具也有了,需求也明确了,剩下的就是撸起袖子加油干了。这里主要讲一下,流程实施完毕以后如何进行测试和推广使用。
- 尽量把流程的分支都要测试一下,比如说某些节点只有满足某些金额或者某些人员才会走到,就要特别的当心,将来出错大概率就是这些地方;
- 模拟审批人员的离职变动调整,能够做到只变动人员,不会修改任何流程,这也是二维表的主要功能;
- 一定要把一些有粘性的工作放置在流程里,否则将来很难推广,比如有些流程,口头说一下就能推进的,大家一定不愿意走流程,但是有些涉及到财务的流程,就很容易用起来,毕竟在钱上面,多数人还是认可有流程确认的;
简单总结一下,一般3步走下来,一个单独的流程基本3天就成功实施了。开发这些流程的目的除了上面提到的,还有一个隐含的目的,就是能够把管理思路展示出来,在知识变现的年代,是一个很好的变现模式。与大家共勉。