第七章 会计流程

7.1商业财务单据

7.1.1采购单据

（1）询价单(Enqurity)

采购前先接触供应商以确认这些供应商能否提供需要的商品，要询问价格的详细信息、供货状况和可能的发货日期。

（2）报价单（Quotation）

报价单包括基础价格、发货日期、允许的折扣和销售商品时的其他具体条件，如需要支付的运费等详细信息。

（3）估价单（Estimate）

当订购的商品没有现货时，供应商往往签发估价单。估价单的信息包括人工成本，材料成本和生产所需商品的其他费用。

（4）订单（Order）

订单是通过对潜在供应商提供的不同报价进行比较后而制定的单据，由授权人签字。

（5）收货单（Goods Received Note）

企业收到货物后就制定收货单。一般由货物管理部门、订货部门和会计部门保管复印件。

7.1.2 销售单据

(1)订单回执（Acknowledgementof Order）

订单回执是表明供应商收到订单的单据

（2）通知书（Advice Note）

通知书包括发货方式的详细信息和可能到货的日期。

（3）发货通知（Delivery Note）

发货通知单具体信息包括货物描述、运输货物的数量和包裹数目。

（4）托运单（Consignment Note）

托运单具体信息包括货物信息和由谁支付运费。当发生货物毁损或短缺时，需要一份签过字的托运单的复印件

（5）发票（Invoice）

发票中包含的信息有供货的数量、购货价格、包括运输费用的所有费用。

错漏当正改：错漏当改表明如果发生任何错误，供应商不能因此受到限制，可以在日后进行纠。

（6）形式发票（Pro-forma Invoice）

形式发票是在货物包退换情况下发货时采用的特殊发票。

（7）对账单（Statement）

对账单在月末编制，载明未付清的款项余额。这个余额包括所有折扣和即将到期的应付账款。

（8）信用证（Credit Note）

当有必要对购货方提供销售折扣时，供应商将签发信用证

（9）收款票（Debit Note）

收款票建议供货方支付即将到期的额外费用，因为原始发票上有错误或购货方还没有退回包装材料。

 

 

 

 

7.1.3 付款单据

（1）支票（Cheque）

支票是企业资金从一个银行账户向另外一个银行账户转账的书面指令。

（2）定期转账（Standing Order）

定期转账是向银行发出的指令，要求银行定期向供应商支付规定的金额。

（3）自动转账（Direct Debit）

自动转账是赋予供应商的银行权力定期向购货商的银行收取款项的单据。

（4）银行转账（Bank Giro/credit Transfer）

银行转账允许在银行系统内资金从一个账户转到另外一个账户。只需要填写一张支票，要写明总金额，就可以在同一时间内处理几笔转账。

（5）信用卡（Credit Card）

信用卡是允许在金融机构的一个具体账户中取钱的卡。

（6）工资单（Payslip）

工资单是提供给员工告诉他们将收到工资数额的单据。

（7）小额现金凭证（Petty Cash Voucher）

每次用小额现金采购时，就要制定小额现金凭证，这将和采购凭证相互核对。

7.1.4收款单据

（1）销售收据（Sales Receipt）

销售收据是由卖方提供的简单的收据，载明销售业务已经发生，销售款项已经收到。

（2）支票票根（Cheque Counterfoil）

支票票根是为支付的金额和资金支付对象提供证据的单据。

（3）存款单（Paying in Slip）

存款单是证明资金已经存入银行账户和存款日期的单据。

（4）银行对账单（the Bank Statement）

银行对账单载明企业的银行账户每月存款和取款的情况。

7.2 维护财务记录

7.2.2原始分录登记簿

（1）销售日记账

适用于所有赊销业务，记录一天中所有销售发票的合计数后把当天的总额相加。

（2）采购日记账

记录所有的赊购业务，记录一天中收到的所有发票。

（3）销售退回日记账

记录被客户退回的所有商品。

（4）采购退回日记账

记录所有退回给供应商的商品

（5）现金簿

用来累计记录所有收到的现金和支付的现金。

（6）小额现金簿

企业留出一部分现金作为零星开支即备用金账户，每次用这部分现金支付，企业就会开出小额现金凭证。小额现金的余额加起来等于期初余额加上开出凭证的总额之和。

（7）日记账

日记账也是一种原始凭证登记簿，用来记录在其他原始凭证登记簿没有记录的复式分录。按照复式记账法的一般格式编制分录，也就是有借方分录和贷方分录。

 

7.2.3 分类账户

1、总分类账

包含了企业财务事项的详细信息，包括资产、负债和资本、收入和费用以及损益的详细信息。

它是由很多不同的分类账户构成，每一个分类账户都有自己的名称和用途。通常主要的分类账户有现金账户、销售分类统驭账户、采购分类统驭账户、增值税统驭账户和其他根据企业规模而设立的账户。总分类账中所有的分录都按复式记账法编制，它们是非个人账户，只涉及交易，不涉及个人。

2、非个人账户：只涉及交易而不涉及具体个人的账户。

3、个人账户：个人账户只记录已经输入到总分类账中的信息，所以它们不是复式记账系统的构成部分。个人账户通常被称为备查账册，其主要用途是控制企业的销售和采购状况，从而能够跟踪应收/应付账款余额。

4、统驭账户：记录很多相似的单个事项的合计金额。主要的统驭账户是和应收、应付账款相关的账户。这些账户中输入的合计数表明任何一时间段里应收账款和应付账款的未结余额。

原始分录登记簿：最先记录原始单据会计信息的账簿。