在写论文的时候,调整论文格式是一件很头疼的事情,将论文如何快速排版整理一下,作为自己需要的时候查看,也分享给有需要的朋友进行参考。
我认为,要将排版完全掌握,需要对每一个格式的功能进行了解,知道怎么操作可以实现功能,然后根据自己的需求进行设置。学习排版的目的在于提高写作效率,减少浪费不必要的时间,不要为了研究排版浪费大量的时间,将时间放在论文的主要内容才是最重要的。
本说明使用的Word版本为Microsoft Office Home and Student 2019,系统为windows 10 家庭中文版 64位。
1.设置正文格式
依次在菜单栏→开始→样式,右键正文样式,选择修改,设置正文的格式。
设置正文的中文格式为符合论文要求的格式,比如中文文本格式为宋体、小四、两端对齐。设置英文文本格式为Times New Roman、小四、两端对齐。
在左下角格式里面选择段落,设置正文的段落格式为符合论文要求的格式,比如首行缩进、单倍行距(很多论文要求是1.5倍或者固定值)。
2.设置标题格式
设置完正文格式后,就可以设置标题的格式了。一定要先设置正文的格式再设置标题格式,如果先设置标题再设置正文,标题的格式又乱了。
方法跟1中设置类似,在样式→标题1上右键修改,然后根据需求设置。比如段落格式为:无缩进、段前0.5行、段后0.5行、单倍行距。字体为黑体、三号、加粗、居中,西文为Times New Roman、三号。
再依次设置完二三级标题—标题2和标题3的格式。
3.设置一级标题翻页
设置完标题格式后,如下图所示。
很多论文要求章标题在新的一页,设置方法如下,将光标选中上一章的最后一个字符处,比如:
在此处插入一个分页。
插入分页后鼠标不动,再继续插入一个分节符,下一页,这样在后面设置页码和页眉的时候会更方便一些。
然后再按下Delete删除空白行。
(也可以直接在标题最前面插入分页符和分节符,但是一些低版本的word会出现空白标题的情况,自己测试一下,怎么方便怎么来。)
设置完所有一级标题翻页后如图所示,每一个一级标题都在新的一行。
4.打开导航标题栏
当文本字数和页数较多时,翻页非常麻烦,打开导航标题栏,通过单击标题进行跳转会超级方便。
具体设置方法为:在菜单栏→视图下面,勾选导航窗格。
在左侧就会出现导航标题栏,文章的所有标题都会显示在这里,点击标题就可以进行跳转,后面自动生成的目录和这里的标题是一致的,可以进行预览,进行修改。
5.设置页边距
有的论文要求了页边距,需要进行设置。菜单栏→布局→页边距→自定义页边距,按照要求进行设置就行了。
6.设置图表的格式
为了保证图表快速居中,可以参考2中的方法添加一个图表样式,字体为正文的字体、居中,段落无缩进、单倍行距、段前段后0行。把图片复制到论文后,点击样式即可将图片快速居中,并且还可以删掉缩进。
一般论文的图,使用Visio进行绘制,然后复制到word里面可以保证图片的质量和清晰度。包括一些使用MATLAB生成的图,也建议复制图窗到Visio,把图片的白边剪切后再复制到word里面。
为了保证插入图片中的文字字体和word文字一致,如果正文字体是小四,需要在Visio设置文本格式为12pt,(在Visio中一定要设置英文字体为Times New Roman)。如果是其他字体需要进行相应的调整。
中文字号 | 英文字号 |
小三 | 15pt |
四号 | 14 pt |
小四 | 12 pt |
五号 | 10.5 pt |
小五 | 9 pt |
六号 | 7.5 pt |
论文的表格往往要求使用三线表,一般是无竖线,表格的上边框和下边框为1.5磅,标题的下边框为1磅或者0.5磅。
点击左上角图标选中整个表格。
在设计里面,边框,选择无框线去掉所有边框线。
全选表格第一行所有单元格,然后设置线条为1.5磅,在边框中选择上框线,即可设置表格最上面框线为1.5磅。同理选中最后一行,边框选择下框线设置表格最下面框线为1.5磅。然后将线条设置为1磅,选择第一行标题行,设置下框线为1磅。
如果表格的单元格太宽了,还需要对表格的宽度进行调整,可以手动调整,也可以选中表格任一单元格后,在布局里面设置单元格大小的宽度,直接输入数值的方法进行设置。
设置完成后如图所示。
7.设置图标的题注
论文所有的图标都需要设置题注,先设置好题注的标签,右键任一图表,插入题注。表格要选中整个表格后右键。
根据章节新建每一章的图表标签,“图1.”、“图2.”、“图3.”、“图4.”、“图5”、“图6.”,“表1.”、“表2.”、“表3.”、“表4.”等。在添加的时候根据需要进行添加,图的标签设置位置为所选项目下方,表格为上方。
这样插入的题注,会自动编号,后面在引用图标的时候,也会更加方便。
如果插入题注前,图或者表已经居中了,则插入的题注会自动居中。
插入第一个题注后,在样式中可以设置题注的格式,一般比正文小一个字号,居中,英文还是Times New Roman。后面插入的题注就可以不再需要设置格式了。
8.图表的引用
经常需要在文中引用图标的序号,比如,如图XX所示,使用7进行创建的图表题注会自动进行更新需要,使用交叉引用后,题注序号更新后也可以自动更新引用的序号,非常方便。
将光标放到需要引用的位置,选择引用中的交叉引用。
根据需要选择标签和题注后,设置引用内容为仅标签和编号,即可快速插入引用。
如果后面论文进行了修改,在图前面插入了一个新图,使用本文的方法,是不会对后面的题注和引用是不会产生影响的。比如。
这时候之前的图1.1会自动变为1.2,但是引用的题注还是图1.1,只需要选中带引用的文本,按下F9,引用就可以自动更新了。
9.快捷访问工具栏
有很多功能,比如选择交叉引用,包括后面会介绍的插入公式和公式引用都是非常常见的功能,可以在图标上右键选择“添加到快速访问工具栏”,在菜单栏的最上面就可以快速访问功能。
10.公式插入和引用
在安装好MathType后,word的菜单栏会出现一个MathType的工具区,里面的插入有编号公式和插入公式引用也是非常常用的。可以参考9中,将这两个功能添加到快捷访问工具栏。
在插入公式之前,需要先设置好公式的章节号。一般公式只需要章号,在每一个一级标题的最前面,插入MathType→公式编号→章与节→插入下一章,插入一个章号。然后在此处选择修改分隔符,设置章编号为章序号。第一章为1,后面可以直接使用下一章编号。这个内容是会自动隐藏的,如果没有隐藏,可以手动选择后选择字体,勾选里面的隐藏。
创建一个公式章节号样式,字体设置为隐藏,样式基准为无样式。然后选中公式章节号,设置其样式。
在需要插入公式的位置,选择插入右编号公式,在弹出的MathType软件输入公式,或者从另一个MathType窗口中复制需要的公式。
这样插入后,公式会自动居中,同时编号会靠右,不需要手动添加空格调整,也不需要额外的任何操作就可以完成一个公式的添加。
在需要引用公式的时候,点击插入公式引用,然后双击需要引用的公式即可完成公式的引用。
和7相同,如果在前面插入了公式后,序号和引用也会自动更新。
如果没有自动更新,选中需要更新的文本,按下F9即可。(Ctrl+A选中全文,再按F9可以对全文所有公式编号和和引用编号进行更新)
11.插入页码和页眉
一般第一章,绪论的地方是正文第一页。在此页,双击页脚的地方,进行设计页眉页脚菜单栏,先取消链接到前一条页眉。
在合适的位置添加页码,然后设置页码格式为起始页码1,即可完成绪论为第一页。同时前面的封面、摘要和目录都不会受影响。需要对摘要、目录进行页码设置可以进行类似的操作。
设置页眉的方法也是一样,取消链接到前一条页眉。在页眉中同样可以设置交叉引用,在设置后记得删掉缩进,然后再居中。
再依次对后续章节的页眉进行设置即可。
如果需要页眉的奇偶页不同页眉,在偶数页的页眉设计中,勾选奇偶页不同,然后设置偶数页的页眉即可。
如果设置了奇偶页不同,要尽量保障每一章的第一页在奇数页,可以在前一章的最后插入一个空白页进行调整。
12.插入参考文献
参考文献格式,尽量使用知网或者万方直接导出,这样的参考文献格式几乎不需要调整。(唯一需要调整的就是作者大于3人,需要去掉后面的人,使用等代替,英文则是et al)
先把需要引用的参考文献列好,使用开始→段落→编号,选择第一个编号为参考文献需要的编号格式。
从知网上面复制好参考文献格式。
然后就可以开始在正文中添加参考文献引用了。还是在样式中有引用的样式,设置字体为上标,字形为常规,其他和正文保持一致即可。
在需要引用的地方插入交叉引用,选择编号项,需要引用的参考文献序号,引用内容为段落编号(无上下文)。
然后选择引用的序号,设置样式为引用,就可以快速设置其为上标。
13.同时引用多个参考文献
在论文中,很多时候需要同时引用多个参考文献,比如下面这两种情况,连续引用和分别引用,下面将介绍如何实现这两个
首先是连续引用,连续引用需要先交叉引用第一个和最后一个文献,比如先插入1和4文献的引用。
然后选中两个引用,右键,选择切换域代码。
会出现引用的域代码,如:
这时候需要去掉引用1的右括号和引用4的左括号,然后在中间添加一个“-”,即可。具体方法为,在引用1的域代码最后添加“\#"[0"”(注意,只要中文引号内的内容),在引用4的域代码最后添加“\#",0]"”。
然后选中这两个域代码,按F9或者右键更新域即可。如果不方便操作,可以直接全选这一段所有文字,只要包含就可以了。
这时候会出现引用14,其实是1和4。只需要在1和4中间手动添加“-”就可以了。
然后再按照12中的方法选中引用后设置为引用样式,即可将引用设为上标。
然后是分别引用,和前面的方法一样,先将所有参考进行引用。
在第一个引用的域代码最后添加“\#"[0"”,最后一个引用的域代码最后添加“\#",0]"”,在中间所有引用的域代码中添加“\#",0"”。
更新域代码后。
分别添加英文逗号“,”
设置为引用样式。
由于需要长期在域代码添加指令,可以将上述三个内容添加到文本框,然后将插入文本框添加到快捷访问工具栏,即可在快捷仿真工具栏快速添加上述内容。
点击插入文本框,选择不同的文本内容,就可以自动插入指定的文本了,这个方法对于这是多参考文献的引用非常有效。
14.目录
在摘要后面,绪论前面插入一个空白页用于目录。在引用→目录→自动目录中插入一个目录。
自动生成的目录为。
如果为目录的格式也有要求,比如不要缩进,或者各级标题的字体段落都不一样。可以设置自定义目录,
然后选择每一级标题,进行修改字体和段落。不需要缩进的取消缩进,需要设置字体的进行设置字体。
全部设置完成后,替换目录或者重新生成目录就可以了。
至此,所有的格式都已经设置完成了,使用本文的方法,可以提升论文写作效率,减少无用功的支出,将节省的时间好好用在论文的撰写上。