企业上市，对于很多创业者来说，是他们奋发努力的首要目标。企业通过上市，进行股权融资，扩大经营规模，加速促进公司成长，最终达到企业的可持续发展。而要实现成功上市，企业除了需要满足股份公司上市资格、连续三年内盈利等硬性条件，还要做大量的准备工作。在这一阶段，企业档案管理的重要性逐步突显。

企业上市的准备阶段，需要经常应对券商、事务所等机构的审核，按要求提供相关的材料。但随着数字技术的创新发展，改变了企业的办公业务流程，同时产生了大量的电子文档和审批数据。面对新时代新技术的变化，传统的企业档案管理存在以下痛点：

  • 档案管理缺乏适配性

纸质文档按照传统方式完成归档，但对于电子的文档的归档，则需要人工手动打印出来再归档。一方面，给企业员工和档案管理人员增加工作量；另一方面，也造成企业档案常常归档不及时；从而最终影响企业档案的完整性、安全性。

  • 档案存储缺乏集中化

海量的文件文档散落在员工电脑里，或随着项目完结，没有保留存档；或随着员工离职，丢失不见。这些文件文档的丢失，对机构审核通过带来诸多风险，从而影响企业上市。

  • 档案利用缺乏便利性

纸质档案，具有占用空间大的特点，对于档案利用人员来说，不易快速、准确找到档案位置。电子档案，存在各业务系统中，档案数据无法被共享利用；存在各电脑、共享网盘中，档案数据的共享利用需要较大的沟通、时间成本。对于机构审核，可能会出现找不到文件的情况。

所以，对于上市企业来说，实现档案数字化管理非常重要。可以分3步走：

1、 规范企业档案管理流程

根据国家政策法规，完善档案的管理流程，保证档案归档的合规性、完整性和及时性。提高企业的存档意识，档案形成时应及时收集、整理，并按公司归档计划完成归档。

2、 打造企业档案管理平台

创新的科技技术正改变着人类活动的方方面面，企业档案管理也亟需数字化转型，通过企业档案管理数字化工具解决档案管理痛点。

档案管理系统合规性

档案管理系统的设计遵从国家相关的规范，满足四性检查：真实性、完整性、可用性和安全性。除此之外，将企业日常经营业务产生的文件、审批流集中管理，提高档案管理的合规性。

档案管理系统高适配性

结合企业实际业务情况，提供定制化的档案分类、档案标签、档案检索索引等服务，还将纸质档案的位置与电子档案室关联，让用户快捷、准确查找档案；提供与多个业务系统数据打通，实现用户档案归档自动化；提供可配置的权限管理，满足不同角色的用户利用文档的需求。

档案管理系统可扩展性

13年专注于ECM领域，与多个企业建立长久的合作关系，满足企业持续发展的档案管理需求。

一个好的电子档案系统是陪伴企业全生命周期的成长。

如对档案管理数字化有疑问的，欢迎交流，有问必答