用Apple Watch实现Personal Scrum（个人Scrum）

原创

mb60e7f38b57f3b 2021-07-09 15:53:32 ©著作权

文章标签 FRM 文章分类 Docker 云计算

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在我的EXIN DevOps Master课程上，我经常会用一个我自己的时间管理的案例来介绍丰田Kata方法的使用（这一方法对企业引入DevOps非常有帮助，是DevOps教练的核心技能之一）。很多学员对我的时间管理案例很感兴趣，今天的文章就对这一方法的具体实现做一个阐述。

Personal Scrum的定义

这是我根据自己的实践为这个方法起的名字。故名思义，Personal Scrum是给个人使用的Scrum方法，用来提升个人工作效率。搜了一下，果不其然网上好像也有类似的方法以及文章（还有Individual Scrum，Personal Agile等），不过我并没有参考，本文中提到的工具和方法都是个人经验的总结。对其他文章相关有兴趣的可以自行搜索查阅。

我使用Personal Scrum的目的在于聚焦最重要的工作任务，保持恒定的工作节奏，不断得到有效产出，并提升达成心流（Flow）的几率。

Personal Scrum 采用了Scrum里的三个核心概念：

Backlog List（待办事项列表），
Sprint（冲刺/迭代周期）
Reflection（回顾，含下一个Sprint任务的分解和计划）

Personal Scrum不涉及到的Scrum概念：没有站会，没有演示会议，不需要写固定格式的用户故事（因为是提升个人生产力的，所以这里不涉及团队，也没有客户需要做演示）

为什么用Apple Watch实施Personal Scrum？

理论上，本文提到的所有工具都可以有不同的替代软件和硬件实现，甚至一个计时器、一张纸和一支笔就可以。但是Apple Watch模块化的表盘提供了一个深度定制并整合Personal Scrum各个步骤的统一交互界面，从个人使用经验上是一个非常理想的选项。

随时可得。除了晚上充电你的Apple Watch只要一抬手就可使用，这比手机和笔记本多了一个巨大的优势（你永远不需要花时间把手表找出来，也不需要开机然后翻到几页才能在茫茫图标中找到相应的app）。好的时间管理系统就应该做到随手可得，和人行为做到无意识的、深度的整合。
轻量级。不需要为了时间管理而付出的大量的管理时间（不然应该叫Personal SAFe？）
聚焦。Personal Scrum的核心是尽快开始重要任务，并尽早获得有效产出。这里的聚焦是每个Sprint的最大产出。用Apple Watch的好处是聚焦。用手机管理时间，你懂的，往往在你没注意时，你就已经不是在管理时间，而是在刷微信朋友圈、看抖音视频了。
最小版本的PDCA循环。对工作方法和效率的反思是整合在每个25分钟的Sprint里的。这样不需要每天专门的时间来做回顾，而是一个自然的PDCA过程。
节奏感。推荐Sprint长度为25分钟，休息5分钟，然后在进入下一个25分钟的Sprint。这里用了番茄工作法的推荐设定。重要的是经过一段儿时间，形成自己的节奏。最后你应该形成一套自然而然的行为习惯，跟你每天刷牙一样。
额外好处：5分钟的休息时间补充你最需要的水分...

所用到的工具：

（也许Android阵营有对应的甚至更好的工具，没研究过）：

硬件

Apple Watch...
当然用Apple Watch你还需要一个iPhone…

软件：

Apple内置的日历软件和提醒事项软件（用来管理Backlog）
Flexibits的Fantastical 2 app（用来在Apple Watch上在同一个界面混合显示日历事件和提醒事项，非常方便。iPhone/Watch版本是收费的，不过最近在做促销，价格很亲民）

用Apple Watch实现Personal Scrum（个人Scrum）_FRM

（Fantastical 2 可以把日历日程和提醒事项整合在一起显示）

Masterbuilders的Focus app（可以设定每个Sprint时长以及休息的时长 - 类似一个反复进行，有固定时长切换的计时器。免费版本足够了。Pro版采用了会员月费/年费制，价格离谱。）

用Apple Watch实现Personal Scrum（个人Scrum）_FRM_02

（Today实现了25分钟工作-5分钟休息的Sprin循环）

Neybox的Today app （用来提醒、跟踪、管理日常习惯）。建议购买付费版。费用不高，功能强大，值得购买。

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（Today是个习惯管理/跟踪软件，付费版的卡片功能很强大）

Zoho的Notebook app（跨苹果的生态系统平台的免费笔记软件，用来做回顾和计划）

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（这么强大的跨MacOS, iOS和WatchOS的笔记软件居然是全免费的...）

物理工具：

一个纸质的笔记本

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（MUJI的活页夹、网格纸、可换色三色水笔很好很强大）

核心步骤：

1. 系统准备

1. 下载安装相应的软件到iPhone/Watch上（Fantastical 2 app, Masterbuilders Focus app, Neybox Today app, Zoho Notebook app）。
2. 在iPhone的提醒事项（或直接在Fantastical 2里创建）里创建四个列表（Ideas，重点，Someday和Waiting for）。把头脑中想得到的待完成的工作、任务、项目、事项都加到相应的列表里（列表区别参加下文步骤详解）
3. 在Today里设定日常习惯（建议不多于3个），比如定期的看书，健身等。在每个习惯下面可加上日记类型和里程碑类型卡片，用来对完成的习惯做一些回顾、记录。
4. 设定表盘。

在iPhone的Watch应用里选择模块表盘，添加到手表上（很可能你的手表上已经由这个表盘了）。按压手表上的模块表盘3秒钟，选择“定制”就可以开始定制表盘。在定制状态向右横扫表盘，就会进入如下的、可以改变每个显示小组件的界面。我的定制表盘显示如下：

用Apple Watch实现Personal Scrum（个人Scrum）_FRM_07

说明：

Focus放在左上角，用来随时启动一个Sprint。
中间放Fantastical 2，用来显示有时间安排的时间和提醒事项。点击查看所有日程和提醒事项。
左下角放计时器/Timer，用来灵活设定25分钟以外的时长，可以跟踪管理Sprint之外的行为。
下方中间放Today，随时查看今天的习惯进行情况。
右下角放Notebook，随时查看和输入笔记、回顾、和计划等（当然真正用手表上输入笔记的情况不多）。

2. 日常使用步骤

每天早上在日历软件里为今天要做的两个最重要的事项安排个大致时间。比如上午9:30-11:30写解决方案，晚上7:00-8:00健身之类的。这个具体开始和结束时间可以根据情况变化，重要的是让自己有意识地知道什么是今天最重要的事项。
在任何一个时刻，你有两个选择：做事先安排的计划里的事项（通过查看Fantastical 2中的日历/提醒事项，或看看Today里还有什么习惯可以做），或者处理突发事件（比如突然收到客户电话提出希望马上收到某状态报告）。

按照2分钟规则，如果突发事件可以在2分钟内完成，不需要录入提醒事项，直接完成。不然的话，将事项加入到提醒事项列表里。

如果是比较挑战、需要集中注意力的任务，那么就在Apple Watch表盘上启动左上角的Focus，开始一个25分钟Sprint-5分钟休息这样一个循环。记住，你并不需要每天用20个Sprints（相当于10小时）来填充你一天的时间。如果你真的这样做，你第二天可能一个Sprint都不想做，因为已经精疲力尽了。建议只用Focus管理少量真正重要的、需要全身贯注的工作。开始时一天能高效完成5个不受干扰的Sprint就是很好的成绩。
建议在每个25分钟的Sprint开始时，用1-3分钟对上一个Sprint做回顾，以及本轮任务的计划和分解（具体见下文）。总结的时候可以使用纸质的笔记本（好处是书写和思想转换更自由），或者用Notebook app（好处是可以增加图片等附件），或者用Today里的日记卡片（如果进行的是某习惯）。

如果不是此类型的工作（具体引人而异），比如和同事就某个问题交流，并不需要使用Focus来切片并管理时间。这里如果你希望跟踪该事件（比如你计划交流能够在30分钟内完成），可以用表盘右下角的Timer做一个30分钟的计时。不管是否计时，完成某事件/任务完成后花一分钟做个简单回顾都是很推荐的。

步骤详解：

上面的内容应该提供足够的信息让你开始使用这一Personal Scrum系统了。如果你有兴趣更深入地了解（因为这个系统里涉及到了一些相关的思想/方法，比如GTD，番茄工作法，PDCA环等），请继续阅读。

1. 管理Backlog（待办事项）

概念：

Backlog即为在你工作和生活中出现的、需要引起你注意的行动清单。
我把里面的工作简单分成三种：
- 一次性的任务（比如写完本文）
- 包含多个任务的项目（比如一次度假安排）
- 以及你希望形成的日常习惯（比如每天看书、某周几次健身等）。
清单里的工作说明应该只是你要做什么行动的提醒，不需要提前做过多分解。在实际开始执行任务时，可以很自然地在Sprint开始花几分钟做进一步计划和分解。

工具实现：

任务和项目放在提醒事项列表里；有特定时间关联的放在日历里（比如会议）；日常习惯放在Today app里。
提醒事项列表管理：

我的做法是借用GTD的概念，不过只是简单地将提醒事项里的任务分成四个列表: Ideas，重点，Someday和Waiting for。

建议每个List有不同的颜色，顺序就按照以上的顺序排列。这样在Apple Watch上看的时候你比较清楚在浏览哪一个列表里的任务。
- 重点列表即为目前阶段重点要进行的工作。一般是从Ideas里选出来的重点要首先完成的工作。
- Someday列表里的任务目前不会推进，但是在将来的某一天可能会开始。比如度假。
- Waiting for是某类工作别人正在处理，但是完成后可能会需要自己进行下步工作。这里作为提醒事项存在。
- 任务可以设置一个到期提醒时间。可以把某天必须要完成的设个提醒时间。
- 其中，Ideas为缺省列表。即增加新的事项会进入Ideas列表，类似Inbox。
日历：日历只一般只放有固定时间的日程，比如会议等。但每天早上可以在日历里安排两个当天要做的最重要的工作，这类似7 Habits里的Big Rocks的概念。大的石头做完了，其他时间用来填充次级重要的事情就很容易，不容易失焦。
Today app。Today是一个习惯跟踪软件，比较其他同类软件的最大亮点是它可以为每个习惯增加很多种类的卡片。我最常用的是里程碑卡片和日记卡片。（另外压力等级显示卡片很有趣）

2. 执行Sprint（冲刺/迭代）

概念：

对应软件开发里Scrum的1周到4周的Sprint周期，这里建议采用番茄工作法的设定，以每25分钟为一个 Sprint周期（番茄工作法里称此为一个番茄时钟），然后短休息5分钟，再继续下一个Sprint（进行下一个工作任务，或者继续上一个未完成的工作）。连续完成4个Sprint之后长休息20分钟。
每个Sprint只聚焦在一个工作任务上。这个和团队Scrum是不同的。任务的切换只能是在开始另外一个工作盒时间时。
当然这些时间周期都可以根据个人喜好增减。不过建议一段儿时间内尽量保持一个固定的节奏，这很重要。
如果一天可以做到完整地完成5个Sprint任务（即在这5个工作单位时间内高度聚焦在任务上），就可以说是不错的成绩。
休息时间尽量使大脑充分休息，比如喝水、到处走动一下、做几分钟深呼吸（比如用Apple Watch的呼吸app）。不要刷微信、不要刷微信、不要刷微信！

工具实施：

这里用Focus app来跟踪Sprint进度，以及提醒休息/进入下一个Sprint。
Focus app就是一个番茄工作法的实现软件。缺省设定即为25分钟工作-5分钟休息。我们需要做的是，把Focus设定到表盘上，这样可以随时开始启动一个Sprint，并得到计时结束，进入到下一个时间段的提醒。

3. 回顾以及计划。

概念：

建议养成一个好的工作习惯，即把PDCA融入到Personal Scrum中来。
建议在Sprint的开始时问自己三个问题：
- 上一个Sprint进行得怎么样？
- 工作方法有什么要调整的吗？
- 本Sprint的任务需要做个计划或者分解吗？
把答案写下来。写是个强化思考的过程。
回顾和计划尽量限制在3分钟以内。不要占用太多实际完成任务的时间。

工具实施：

一个纸质的本子。
或者一个任意一个记事本软件，这里推荐Notebook app，免费、功能强大、而且客户端跨iOS，WatchOS，以及MacOS平台。
两者都可以，这里主要的意义是通过写做反思和计划。如果旁边有纸质的本子，我就习惯用本子。不然，就用iPhone上的Notebook app也可以。

与其他常见时间管理方法的比较：

这里仅只是个人使用的感受。任何方法都有适用的场景和人群。

与GTD比较：Personal Scrum借用了GTD的Context的用法，也隐含了收集-回顾的步骤。但GTD在Collect-Process-Organize-Review上花的时间太多。是一个重量级的方法。
与个人看板（Personal Kanban）比较：Personal Kanban更类似一个个人任务管理工具。缺少时间维度和工作节奏养成。实际上Personal Scrum里要求每个Sprint里只能聚焦在一个任务让，实现了Kanban里的单件流概念。
与番茄工作法比较：Personal Scrum和番茄工作法相似度最高，熟悉番茄工作法的会发现大多数的实现是一致的。但番茄工作法没有给出工作清单的生成机制。这里结合了GTD的方法和Scrum里的Backlog机制形成了本文提议的方法。

其他：

与PDCA环的比较：PDCA环当然不是时间管理方法。但其实Personal Scrum是具体实现了这一循环，而这一循环对培养改善意识，思考工作方法有极为重要的意义。
心流：希望你能用Personal Scrum实现心流。这个准备开另外一篇文章专门写下，就不展开了。

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关于作者许峰

“专注于培养DevOps教练的教练”

用Apple Watch实现Personal Scrum（个人Scrum）_FRM_08 专注于DevOps人才的培养、企业DevOps教练和咨询，是EXIN在国内首批认证的DevOps全系列课程讲师（Pre-Master / Professional / Master）。其他课程包括Agile/Scrum, Lean IT , ITSM, 数字服务管理VeriSM等。也是IT管理类沙盘DevOps《凤凰项目》/ 项目管理《挑战埃及》/ 敏捷服务管理《火星着陆器》的中国首批授权讲师。中国DevOpsDays的核心组织者之一，台北DevOpsDays特邀嘉宾。