当今企业所使用的ERP系统种类很多，各ERP系统所包括的功能范围、乃至各功能模块的划分及名称也有所不同。但一般都涵盖了计划、销售、供应、生产、财务、人事等企业的职能。
但不管哪一家的ERP系统，都是以“平衡供需”为目的、以计划为中心思想的，并将各管理职能作紧密的集成。因为企业本来就是一个非常复杂的分工与合作的系统，ERP系统只有做到了职能间的高度集成，才能跨职能地通盘规划、达成供需平衡，并有效地执行和控制。
所以要了解ERP系统的基本结构，就必须理解ERP系统中职能集成的基本逻辑。
一．名词解释
ERP系统中有很多职能集成所必需，但手工管理方式下所没有的重要名词。以下一一解释这些名词的意义及功能。
1．现存量(On Hand Quantity)
即仓库中现有料品（成品、半成品、采购件）的库存数量。如果按英文直译叫做“在手量”，所以现存量表示一个已经拥有的料品的数量。
2．在单量(On Order Quantity)
假设本公司向供应商发出一张采购订单，采购A料品300个库存单位，这时我们就可以说料品A的“在单量”为300个库存单位。在单量表示“已经计划好了将来要有，但目前还未真正拥有的数量”，直观地把它想象成是一个“在单据上的”数量。
（1） 对采购件而言：指已下采购订单而供应厂商尚未交货（验收入库）的数量。
（2） 对自制成品、半成品而言：指已下生产订单而制造车间尚未完工入库的数量。
（3） 对委外件而言：指已下达委外单而委外厂商尚未交货（验收入库）的数量。
3．预约量(Allocated Quantity)
如果客户向本公司下单订购A产品100台，双方约定20天后交货。这时产品A的“预约量”就为100台。“预约”表示一种“将来要发生而现在还没有发生的”需求量。
为什么在接到客户订单时，电脑系统要记录客户订购产品的“预约量”呢？因为预约量代表一种“待发”的数量，可以让我们事先预估料品将来的现存量是否会不足，而针对可能发生的缺货状况预作准备。
（1）对采购件而言：已发生产订单或委外单，要领用而车间或委外厂商尚未领料的数量。
（2）对成品而言：已接到客户订单而尚未交货的数量。
（3）对自制半成品而言：已发生产订单或委外单，要领用而车间或委外厂商尚未领料的数量。
（4）对委外件而言：已发生产订单或委外单，要领用而车间或委外厂商尚未领料的数量。
4．现存可用量(On Hand Available Quantity)
假设料品A的现存量为500台，而预约量为200台，那么我们称“500台－200台＝300台”为A料品的“现存可用量”。也就是说，公司手中料品A在满足现有客户订单量情况下，还可以供新接订单来使用的数量有300台。看到现存可用量，就知道能够再承接客户订单而可立即出货的数量。
现存可用量 = 现存量 – 预约量
5． 可用量(Available Quantity)
上例中，A料品的现存可用量为300台，是否目前公司还能接受的订单量只有300台呢？假若A料品还有一个在单量为200台，那么对销售人员而言，公司到目前为止总共还可再接A料品300台+2000台=500台订单。该500台，称作“可用量”。
可用量 = 现存可用量 + 在单量
= 现存量 - 预约量 + 在单量
通过上述名词解释，我们可以看出“在单量”代表供应量，而“预约量”则代表了需求量。所以这两个量的掌握，对于库存的供需平衡是至关重要的。
但是手工管理方式下，对库存量的掌握是不完整的。手工方式下，我们的数据只有现存量，无法记录在单量与预约量，自然也无法算出可用量了。因此，无法提供管理者应用时所要的讯息，当然也就不可能作好供需平衡、通盘规划了。
二．连动关系的处理方法
从本质上讲，职能的集成，即是对数量和时间的连动关系的掌握。
1．数量的连动关系
举例说明（下列活动对象为产品A，现存量为零）：
（1）公司在8月5日，发出生产订单(MO0208001)，要生产200台。
（2）8月8日，生产订单MO0208001部分完工入库180台。
（3）8月10日，业务人员接到客户订单（CO0208001），数量为80台。
（4）8月15日，客户订单CO0208001发货80台。
（5）8月20日，业务人员又接订单（CO0208002），数量300台。
那么，产品A逐日的库存资料变动情况如下表2.1.1所示：
产品A的库存 08/05生产订单200台 08/08生产入库180台 08/10客户订单80台 08/15出货80台 08/20客户订单300台
在单量 200 20 20 20 20
现存量 180 180 100 100
预约量 80 300
现存可用量 180 100 100 -200
可用量 200 200 120 120 -180
表2.1.1 数量连动关系例表
我们注意8月20日产品A的库存资料：现存可用量为-200，即现存量100台不足客户订单CO0208002所需，但有一个在单量20台，那么还应该安排生产产品A多少才够客户订单CO0208002所需呢？
很显然，有两个结果：（1）如果在单量20个的完工日期在客户订单CO0208002的交货日期之前，那么只要在客户订单CO0208002的交货日期之前，再安排生产完成180台即可；（2）如果在单量20个的完工日期在客户订单CO0208002的交货日期之后，那么就需要在客户订单CO0208002的交货日期之前，再安排生产完成200台。
可见，只是掌握料品“数量”的连动关系是不够的，我们还必须再考虑“时间”的连动关系的处理，因为没有时间的数量往往是没有意义的。
2．时间的连动关系
接上例，假设：
（1）生产订单MO0208001余量20台，计划于8月25日完工入库；
（2）8月21日再下一生产订单MO0208002，数量200台，计划完工日期8月27日；
（3）客户订单CO0208002数量300台，其预计交货日期为8月28日。
则产品A逐日的库存资料变动情况如下表2.1.2所示：
产品A的库存 08/20客户订单300台 08/21生产订单200台 08/25生产入库20台 08/27生产入库200台 08/28出货300台
在单量 20 220 200
现存量 100 100 120 320 20
预约量 300 300 300 300
现存可用量 -200 -200 -180 20 20
可用量 -180 20 20 20 20
表2.1.2 时间连动关系例表
3．连动关系的处理方法：自动规划
再接上例，假设：
（1）业务人员接到订单CO0208003，数量400台，预定交货日9月5日；
（2）业务人员又接到客户订单CO0208004，数量500台，预定交货日9月10日；
请问如何制定生产计划，以满足上述客户订单的要求呢？
产品A的库存 08/28出货300台 09/05客户订单400台 09/10客户订单500台
在单量
现存量 20
预约量 380 880
现存可用量 20 -380 -880
可用量 20 -380 -880
表2.1.3 连动关系处理方法例表
由上表2.1.3可知，制造部门应该在9月5日和9月10日，分别完工入库A产品380台和500台。
假设产品A的生产提前期为3天，则生产部门所制定的制造计划应该如下（未考虑休息日）：
（1）9月2日，发出生产订单，制造数量为380台，预计完工日9月5日；
（2）9月7日，发出生产订单，制造数量为500台，预计完工日9月10日。
借助于这样的集成的逻辑，我们就可以将销、供、产职能紧密地联系起来，协助我们作好供需平衡，以及通盘规划和执行控制的工作。
三．ERP系统的总体结构
以上有关数量和时间的连动关系的处理方法，就构成了物料需求规划（MRP：Material Requirement Planning）的最基本的技巧。当然，上述逻辑还过于简化。比如企业生产的产品的构成可能是很复杂的，一个成品往往是由很多半成品组成，而这些半成品又由很多其它零组件或原物料加工而成。所以时间和数量的连动关系的处理，是按产品的物料清单（BOM：Bill of Material）的阶层来逐阶进行的。如果不同产品中再出现共用料件的状况，那么处理的逻辑就更复杂。有关MRP计算的逻辑，我们会在下面的章节中作详细的解说，在此简要介绍MRP系统的观念性架构，如下图2.1.1所示：
图2.1.1 MRP观念架构图
制造企业在大量应用MRP系统而取得管理效益后，又把生产能力的需求计算也纳入系统，因而产生了“产能需求规划(CRP：Capacity Requirement Planning)”，同时也把“车间管理（SFC：Shop Floor Control）”、销售职能的“分销需求规划（DRP：Distribution Requirement Planning）”、应收帐款和应付帐款的管理、总帐会计…等功能都加以整合起来，形成了管理整个制造企业资源的管理系统，因而称作“制造资源规划”系统(Manufacturing Resource Planning)，其英文简称也是MRP。因此，MRP系统有了狭义与广义之分，狭义的MRP是指“物料需求规划系统”，广义的MRP则是指“制造资源规划系统”。也有人将前者称为MRP，称后者为MRPⅡ。
近几年来，随着信息技术(IT：Information Technology)的飞速发展，企业利用先进的信息技术，而将MRP系统的应用范围更加扩大，把企业与上游供应商和下游客户往来的信息也纳入管理。这种应用范围的扩大，一是可以大大增强企业整个供应链对市场的应变能力，同时也减少了彼此在数据处理的时间和成本。这种系统，叫做“企业资源规划（ERP：EntERPrise Resources Planning）。
尽管不同的ERP系统在功能面上，都存在或多或少的差异，但总体结构基本上是相似的。
