常识之一：信息化是由不可分的5个方面组成的
信息化的内容应该包括以下不可分割的5个方面：
（1）项目的规划，包括项目的目标、范围、周期与预算等，其中最重要的是项目要实现的功能目标，解决什么样的管理问题；
（2）基础设施系统，主要是指计算机、服务器和网络系统；
（3）应用软件系统；
（4）业务流程整理，指对手工管理流程进行梳理和规范的活动；
（5）数据整理，包括数据规范、数据初始化的活动。
打一个比方，如果把信息化比做一个人，那么“规划”相当于大脑，有统领全局的作用，决定应用软件系统的定位；“基础设施系统”相当于脚，是重要的支撑；“业务流程”是神经系统，贯穿管理的各个部分；“数据”则相当于“血液”，没有准确及时的数据，软件系统是个死系统；中间的“应用软件系统”，则是信息化的核心。信息化这5个方面是不可分割的。
如果把这5个方面割裂了，则就会出现我们前文所阐述的各种误区。比如，最不懂行的情况，就是“重硬件轻软件”，只做“基础设施系统”，买计算机、建网络投入很大，其他方面却很少去做。稍微好一点，建了“基础设施系统”，也投资了“应用软件”系统，但却不重视“业务流程”的梳理，也不重视“数据”的规范与初始化，“重技术轻实施”，最后，软件系统和硬件系统一样，都成了摆设。
常识之二：逃不脱的幸福曲线
一个信息化项目，要经历准备、启动、实施和持续改善4个阶段，随着这些阶段的持续展开，信息化的参与者们几乎必然地要经历固定的各种心理阶段。项目开始充满“热情”地期盼，接着是“磨合”期，满意度会快速下降，直至到达“混乱”的最低点，很多信息化项目可能就在此夭折。如果能幸运地走出“混乱”的低谷，成功度过“怀疑”期，则可能迎来成功的“满意”，随着使用的深入，满意度还会有稍微的下降，最后步入持续稳定的应用阶段。
深刻理解信息化项目建设过程中这个“逃不脱的幸福曲线”，具有重要意义，首先，它会帮助我们项目的各级参与者，正确对待项目进程中出现的各种现象；其次，它表明，在不同阶段，需要针对人们的心理状态，提供各种不同的培训。
常识之三：信息化不仅仅是一把手工程，并且是一个全员工程
人们常说的一句话是，信息化是一把手工程。意思是说一把手的推动在信息化建设过来中起着极其重要的作用，我们强调推动力同时，更要求我们全员参与；只有在一把手正确领导全员我们才能获得比较完美的成功。
我们的工作是流程的集合体，每个人每个岗位都是流程上的一个节点，软件系统建立在流程之上，流程的梳理必然涉及每一个岗位每一个人，因此，信息系统的建设，注定是一个全员工程。
信息化项目，要想取得成功，必须要充分地“发动群众”，要从制度和培训两个方面，保证每一个人都是参与者，不能有旁观者。
常识之四：管理系统永远不会完美
首先，因为手工管理是个动态系统，不存在绝对意义的完美的管理，只存在相对意义的合适的管理，那么建立在管理模型基础之上的管理信息系统，也就无完美可言。
其次，与前述类似，管理实质上是个缺陷系统，管理本质上是人的行为，不论什么样的管理理论、模型，都是对人的行为的抽象，模型自身的不完美，是天生的，管理系统也就不可能完美。
第三，任何管理系统解决的都是一定范围内的问题，管理系统永远都不可能替代创造性劳动，它只能辅助你的工作，既然是“辅助”，它能做到的程度，相对于你的期望而言，永远都不会是“完美”的。
第四，需求的变化永远存在。用户需求的变化是必然的。任何一个管理系统，都不可能完全满足未知的各种需求变化，需求变化了，任何管理系统都有可能存在一定程度的不适应，因而，即使“曾经完美”的系统，也会变得不完美。
管理息系统永远不会完美，不是说我们要放弃对管理系统持续改善，而是说，我们不要基于“完美”的假定来指导工作。认识这个常识，可以让我们摆脱很多误区，建立起正确的观点，比如，要明确系统目标与边界，避免无休止地增加需求，导致项目无限期拖延；要关注整体流程与功能，不要纠缠于细致末节；要积极使用，在使用的过程中改进，不要等待“完美”了再用，等等。
常识之五：信息化建设遇到阻力是必然的
因为以下原因，信息化建设遇到阻力是必然的：
（1）信息化，会改变日常信息流转和信息控制的结构，某些部门或个人会失去部分信息的控制权，因而会带来某些抵制；
（2）许多人会认为，信息化会减少人工，是在夺他们的饭碗，对他们是一种潜在的威胁，因而有抵触情绪；
（3）作为一项新的技术，学习使用它，一定要花费一些学习成本，包括精力、时间等等，人类惯有的惰性，会成为很重要的阻力；
（4）管理系统，会改变我们传统的工作方式和工作习惯。在传统方式下有优势的一些方法或技能，可能就会丧失掉。至于习惯的改变，更是因为其所涉及的点非常多，毫无疑问，会带来很大的阻力；
（5）对新生事物、陌生之物天然地怀疑和抵触，是人类普遍存在的心理现象，管理信息化建设作为全员工程，涉及面广，涉及人多，遇到阻力是完全自然的；
（6）很多人对“管理系统”不太了解，对于软件会觉得很神秘，对不懂的东西，很多人都会指责它不好，而不是承认自己不懂，这是出于人类自我保护的机制的作用，从心理学的角度看，是正常的。
最后一个常识看似平常，但其实对于指导我们的信息化工作也是具有很重要的意义，首先它告诉我们的决策者，一旦目标明确，选型得当，就要信念坚定，不可左右摇摆；其次，它表明实施过程的理念的培养以及配套的制度建设，对于信息化项目的成功具有重要意义。
信息化的建议之一：明确规划
（1）要明确项目目标，各级达成一致。管理系统的使用者不是一个“用户”，而是来自不同层级不同部门不同岗位的一群“用户”，每个“用户”的需求是不同，如果这些“用户”不能提前就项目的目标达成一致，项目就不可能有达成目标的“成功”时刻。
（2）明确阶段目标，设定里程碑，不断回顾，加强过程控制。明确总目标还不够，必须要将总目标分解为各个阶段目标，为每个阶段设定一个可以验证的里程碑，在项目实施过程中，不断检验和回顾，加强过程的控制。
（3）明确项目边界，避免无限扩大范围。我们前文讲过，管理无止境，如果项目没有明确的边界，完全跟着现实走，项目将永远不可能结束。同时很多领域不属于管理范畴，如果各个“用户”不能明确地知道项目的边界，那么很多不属于管理范畴的需求也会被引入，无限扩大的功能范围，将把项目引向不归路。
（4）明确时间进度。任何项目，都是必须在某个规定时间内完成的活动，信息化项目也不例外。项目开始之初，必须要对项目的时间进度做出清晰明确的规划，不可因为总是有别的“重要的事情”，随意拖延项目的进度，走到那算哪，做到什么时间算什么时间。
建议之二： 组织保障
信息化建设项目既然是一个系统工程，它必然要依赖一个团队，必须要有科学的组织保障。
首先需要一个胜任的项目负责人，这个项目负责人需要满足以下要求：
① 熟悉业务流程，有管理工作经历
② 有改革创新精神，渴求学习新知识
③ 思维敏捷，条理清楚，精力充沛，富有百折不挠的精神
④ 善于表达和以理服人，能与人合作共事
⑤ 有较强的组织和领导能力，在企业中有一定的威望
⑥ 用 100% 精力和时间投入项目实施
其次，需要建立一个由开发人员和使用者双方共同组成的专门的互动项目组
第三，建立需求变更及确认的机制。项目建设过程中的需求变更是必然，如果不能对需求的变更进行有效管理，项目失败几乎是必然的。对需求的变更进行有效管理，最重要的就是要建立需求变更及确认的机制。
第四，建立明确的沟通、汇报和回顾机制。建立明确的沟通渠道，项目组内部，用户和开发商双方的相关干系人都能及时沟通，对项目定期回顾，及时总结，这些都是科学的组织保障的组成部分。
第五，建立有效的跨领域沟通合作的机制。管理信息化建设涉及IT、管理和业务多领域的知识，如何建立跨领域交流沟通合作的机制，是项目组织建设必须考虑的。
建议之三：任务落实
首先，要明确软件实施过程各方人员各自的工作范围。
其次，要将计划任务分解到人，明确完成时间及标准。任务的分解要在三个维度上展开：复杂的任务分解为简单的任务；总体的任务分解为多层级任务；长时间任务分解到短周期任务，一般应当分解到周。
建议之四：奖惩到位
首先，奖惩的目标和标准要明确，奖惩要与项目的质量、进度和阶段以及最终的目标相关。
其次，奖惩应该是系统化，包括物质与精神的多个方面；
第三， 奖惩要及时、适时。不及时和实时的奖惩，会带来工作人员行为的混乱。
建议之五：领导力行
领导能否身体力行，是信息化项目最终成败的关键。
首先，对于下列事情，领导需要亲力亲为：
① 关注人，推动观念转变、设定激励机制、决定资源调配；
② 改革不符合当今发展要求的流程与模式；
③ 协调部门间的矛盾，主持定期工作会议；
④ 确认重要的应用需求及其变化；
⑤ 领导要亲自使用系统，不要叶公好龙。
其次，领导要关注目标，关注整体。
最后，但却是最重要的，领导要信念坚定，不畏困难，排除干扰，直至成功。
建议之六： 立体培训
所谓立体培训，是指在项目的不同阶段，针对不同心理特点、不同对象，培训不同的内容。
我们前文已经讲过，信息化项目具有“逃不脱的幸福曲线”，那么针对不同阶段的心理特点，需要做不同的培训，比如，准备阶段要做理念和规划的培训，启动阶段的磨合前期，要做项目管理的培训，在方案实施阶段，要做功能培训和运行管理的培训，在持续改善阶段要做应用扩展和前沿趋势的培训。
其次，对于不同对象也要做不同内容的培训。
建议之七：循序渐进
罗马不是一天建成的，信息化建设也不是一蹴而就的，需要尊重科学规律，循序渐进。
