我们在日常生活中,会将一些常用的电话记在电话本中,以便在需要时能够立即查阅。Outlook的“联系人”列表也具有相似的作用,你可以建立一些同事和亲朋好友的通讯簿,不仅能记录他们的电子邮件地址,还可以包括电话号码、联系地址和生日等各类资料。以下给大家介绍一些Outlook“联系人”的相关功能和操作技巧。

1.  如何快速添加联系人?

在邮件的浏览区里,将鼠标移至发件人名称上,点击右键,在弹出的快捷菜单中选择【添加到Outlook联系人】命令,即可快速创建一个新的联系人。
你可以在“联系人”对话框里面填写各类资料,甚至可以将联系人的头像导入进来。
为了能让“联系人”列表发挥强大的功能,建议你填写的越详细越好,例如联系人的生日、头衔和绰号等。打开“联系人”窗口中的“细节”选项卡,这些信息都可以在里面记录下来。

2.  每次都要给固定的几个人发邮件,如何快速的添加联系人?

我们可以将相关的几个联系人加入到一个“通讯组”中,这样在以后发信时,只要我们选择这个通讯组,就相当于选择了这个组中的所有人,如此就方便多了。
 (1)、打开“联系人”视图,单击工具栏上【新建】按钮右侧的下拉箭头,选择【通讯组列表】命令。
(2)、首先为新建的通讯组起一个名字,然后单击【选择成员】按钮,选择当前Outlook“联系人”中已有的人作为组成员;或者单击【添加新成员】按钮直接添加新的联系人作为组成员。
(3)、在发送邮件时,只需要在选择联系人的时候,选择相应的组就可以了。

3.  联系人太多,如何快速找到需要的人?

方法一:用字母定位
联系人列表中的联系人是按照姓氏拼音的开头字母的前后顺序排列的。所以,使用拼音索引按钮可以很快寻找到联系人。在联系人区域的最右边单击联系人名字的第一个字母,可以快速定位联系人。
                                        
方法二:按单位排列
在联系人的项目预览区将“当前视图”由“地址卡”改为“按单位”,可以按照联系人所在的单位不同进行快速查找。
方法三:按类别分类
为了方便识别和查找,Outlook还允许我们为众多的联系人分类。
在“联系人”窗口中右击联系人条目,执行快捷菜单中的【类别】命令,即可弹出“类别”对话框,在这里,你可以为这位联系人设定属于哪种类别。联系人的分类不是唯一的,你可以为一个联系人指定属于多个不同的类别。
这样,我们今后在进行联系人查找时,就可以按照不同的类别进行分类了。
方法四:用“查找联系人”输入框
在工具栏上的请输入要查找的联系人框中键入要查找的联系人的姓名,可以直接进行搜索。
方法五:用“查找”按钮
单击工具栏上的“查找”按钮,键入要查找的联系人的姓名。在“搜索范围”中选中选择文件夹】,在“选择文件夹中”选择“联系人”。单击确定】再单击立即查找】按钮。
 

4.  怎样做好联系人信息的备份,防止重要信息丢失?

(1)、执行文件】菜单下的导入和导出】命令。
(2)、选择“导出到一个文件”,单击下一步】。
(3)、文件类型选择“个人文件夹.pst”,单击下一步】。
(4)、在选出导出文件夹的位置中,选择“联系人”,单击下一步】。
(5)、自定义保存位置。单击完成】。
生成的pst文件可以妥善保存起来,一旦需要还原Outlook联系人的信息,我们可以再次同样执行导入和导出】功能,选择“从另一程序或文件导入”操作即可进行数据的还原。

5.  如何查看与联系人的各种信息往来?

在“联系人”视图中,双击想要查看的联系人信息,打开联系人对话框中的“活动”标签。这里会罗列出曾经与此联系人相关的所有活动信息,包括邮件往来、约会事件等,你可以直接双击这些条目查看详细情况。

6.  如何制作和发送自己的电子名片?

为了方便与客户的业务往来,你可以为自己创建一个电子名片,并将其转发给相关联系人,以便日后进行联系。
首先为新建“联系人”,把自己的信息详细填写好,然后执行动作】菜单下的作为vCard转发】命令,Outlook就将会自动新建一封电子邮件,并将此联系人的信息以附件的形式附加在此邮件中(vcf文件),指定收件人,发送即可!
对方收到你的vCard后,既可以打开进行查看,也可以点击保存并关闭】按钮将你直接保存为他的一个联系人。当然,别忘了前提是对方的电脑里也安装了Outlook~~~