我是某政府的一位秘书。一些原始资料(例如,公文)的电子文档保存后,要求若干年后查阅时数据与原始数据保持完全一致,打印效果前后也完全一致。目前只有永中Office的版式信息功能能满足这一要求。
如何保护版式信息
步骤1:启动永中Office,新建“文字处理”文档,编辑文档。
步骤2:执行“工具-版式信息-保存”。弹“版式保护”对话框:
“版式保护”提供如下4种版式信息保护方式。可参见上图。
1. 不保护
2. 将更改操作记录为修订
3. 锁定整篇文档
4. 永久保护
“版式保护”相当于文字处理“工具”下的“文档保护”功能。通过“版式保护”,限制对原始数据的修改,若干年后数据不变。
步骤3:选择任一种保护方式,保存文档,便生成“版式信息”即版式文档。
下面具体叙述4种不同情况
3-1:当选择“不保护”,密码框灰掉无需输入密码,“确定”后,保存文档,在同一个文档生成2种文档:一种为“数据文档”,一种为“版式文档”。如图:
在“不保护”方式下,“数据文档”不被保护,可以任意编辑保存,改变数据。
执行“工具-版式信息-查看”,进入“版式文档”。“版式文档”被全部锁定,不能编辑保存等。只能打印,缩放(全屏),并且可以关闭“版式文档”进入“数据文档”。相当于一个图片。
步骤3-2:当选择“将更改操作记录为修订”,密码框可以输入密码,“确定”后,保存文档,在同一个文档生成“数据文档”与“版式文档”。下图为“将更改操作记录为修订”保护下的“数据文档”:
在“将更改操作记录为修订”方式下,“数据文档”被保护,但可以任意编辑保存,改变数据,只是所作的操作记录为修订。“版式文档”同“不保护”方式下的版式文档,见图 3。
步骤3-3:当选择“锁定整篇文档”,密码框可以输入密码,“确定”后,保存文档,在同一个文档生成“数据文档”与“版式文档”。下图为“锁定整篇文档”保护下的“数据文档”:
步骤3-4:当选择“永久保护”,密码框灰掉无需输入密码,“确定”后弹如下信息框:
![教你使用永中Office版式信息_版式信息_06](http://imgbbs.ph.126.net/FhWf_kAwaccWvA-7rTgmqw==/613333974270213104.jpg)
点击“是”,即保存文档。文档被保存后直接进入“版式文档”,且无法关闭“版式文档”进入“数据文档”。只生成“版式文档”。“版式文档”其他状态同“不保护”方式下的版式文档。如下图:
![教你使用永中Office版式信息_版式信息_07](http://imgbbs.ph.126.net/PYE_Wk3ebYq7E-gFTHdVzQ==/2569585062409372571.jpg)