上次我们总结了项目执行最关注的约束目标之二:​​团队​​。本次我们总结下项目执行最关注的约束目标之三:时间。


1 定义

项目之中的资源约束目标,最重要的资源有:财(钱)、时、人(物)。其中,时间是一种特殊的刚性资源,从某种程度上,这是一种自然环境因素,我们只能遵守时间规则,而无法对时间进行领导或管理;我们能做一些规划和管理的,是事项、人和干活时间的一种有机集成:任务的进度计划。如下图所示:

项管行知12--时间_工作量

 与进度相关的一些关键定义:

  • 估算活动持续时间(Estimate Activity Durations):根据资源估算的结果,估算完成单项活动所需工作时段数的过程。
  • 滞后量(Lag):相对于紧前活动,紧后活动需要推迟的时间量。
  • 提前量(Lead):相对于紧前活动,紧后活动可以提前的时间量。
  • 总浮动时间(Total Float):在不延误项目完成日期或违反进度制约因素的前提下,进度活动可以从其最早开始日期推迟或拖延的时间量。
  • 自由浮动时间(Free Float):在不延误任何紧后活动最早开始日期或违反进度制约因素的前提下,某进度活动可以推迟的时间量。
  • 最晚开始日期(Late Start Date,LS):在关键路径法中,基于进度网络逻辑、项目完成日期和进度制约因素,进度活动未完成部分可能的最晚开始时点。
  • 最晚完成日期(Late Finish Date,LF):在关键路径法中,基于进度网络逻辑、项目完成日期和进度制约因素,进度活动未完成部分可能的最晚完成时点。
  • 最早开始日期(Early Start Date,ES):在关键路径法中,基于进度网络逻辑、数据日期和进度制约因素,某进度活动未完部分可能开始的最早时点。
  • 最早完成日期(Early Finish Date,EF):在关键路径法中,基于进度网络逻辑、数据日期和进度制约因素,某进度活动未完部分可能完成的最早时点。


2 说明

项目团队真正干活时,需要消耗人的时间,遵守时间规则对项目成功非常重要,实际执行中特别注意几个点:

关键路径 VS 关键链

项目中会包含成百上千的任务(活动),如果只靠项目经理管理全部任务,不仅效率低下,更重要的是限于局部忽略了项目大图景;项目经理能利用的时间也有限,所以项目经理会使用关键路径、关键链等方法,聚焦在项目的关键活动。

  • 关键路径。标识出项目执行、交付的关键任务后,理解排序其逻辑关系,再通过估计的任务工期、成本,就能得到若干条逻辑路径图,关键路径(也称最短路径)是其中最长的一条或若干条逻辑路径。特别注意的是,关键路径是理想化的逻辑路径,只考虑工期,不考虑资源限制情况。在任务较简单时,关键路径可以直接使用;在任务复杂时,关键路径也为我们提供了一个简化的模型来评估项目现状,如果简化的模型都不能满足,实际情况只可能更恶劣。
  • 关键链。在关键路径之上,考虑到实际执行组织的人、物、财的资源约束,这就是关键链路。关键链路中,一些任务的工期可能会因为资源的限制延长,如一些任务只能某位资深人员来做,新产品原型需要排队等待某个特殊设备的测试,等等,这时关键路径可能会延长,或变成了其他路径。在项目中,要尽早识别出这类限制资源的风险,做好预防方案。

工作量,工期,起/止日期

评估完成任务需要的时间,和执行人成熟度有关,也和执行人的投入度有关。

  • 工作量。工作量考虑全职100%投入时,某类职级的执行人所需耗费的时间,单位是“人天”。常规会说,X软件开发任务的工作量,需要高级软件工程师4人天,或中级软件工程师8人天,或初级软件工程师16人天。
  • 工期。评估工期时,工作量已经确认,同时执行人的职级类型、人数、投入度等已经确定,需要计算所需耗费的时间,单位是“天”。如X任务高级工程师4人天,或中级工程师8人天,现有高级工程师1人,中级工程师2人,都全职投入,需要工期2天;如果投入度为50%,需要工期4天。
  • 开始/结束日期。工作量、人员等级、数量、投入度确认后,要嵌入到实际人员的日程表中去,这就是计划的开始日期、计划的结束如期,单位是第几天,常规是X年X月X日~Y年Y月Y日的时间段形式。


3 修行

在日常工作中,无论是作为个人贡献者,还是团队管理者,对个人时间和团队时间的利用管理都是很重要的。

史蒂芬柯维在“高效能人士的七个习惯”中,描述了四代时间管理法:

  1. 第一代,便签与备忘录。记不住的任务,可以通过各种便签、备忘,对自己进行耗时少的概要提醒。
  2. 第二代,日程表。已分派的任务,能够通过估计工作量、提前规划、日程驱动等方式,SMART落地执行日程。
  3. 第三代,优先顺序。在多任务时,能够通过分类、权重评估、排序等方法,聚焦重点。常规以二维矩阵方式展现,如“紧急/重要”、“绩效/潜力”、“行为/态度”、“影响/利益”、“能力/意愿”等。
  4. 第四代,个人角色价值。知识管理者的以X为中心的生活方式,能够自我价值驱动,分清承担角色、聚焦职责,长期效能和当前效率结合

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德鲁克在“卓有成效的管理者”中,也提到管理者要“善于利用自己的时间”,属于知识管理者的五大必备能力之一。

从小就听到老人讲:“一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴”,年纪越大,越能体会到时间对我们自己的意义。

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