每年企业IT部门AUDIT时,按审计要求对于IT的资产进行严格的盘查,依据往往是财务ERP导出的报表,由于财务部门对于IT的资产功能、使用状况了解有限,无法提供资产变化情况,尤其是对于关系到业务的核心服务器、网络设备,只能从购买日期、启用人信息方面去确认。IT部门为了摆脱这种局面,也会根据现有的EXCEL资产统计表,开发生成一套内部使用的INVENTORY CI管理系统,把资产和使用部门人员关联起来。


企业IT资产管理是以个人计算机为基础的综合资产管理系统,是将从企业中日益增多的个人计算机(软件/硬件)、服务器、网络设备、各种信息软件、工具和备品、租用物品等IT资产的信息通过数据库进行一体化管理,通过将IT资产信息与人、物、财、场地等资源的结合,使得高效率的资产管理和企业运营得以实现。微软的SMS具有资产清单收集的模块,可以提供了两种清单收集:硬件清单收集和软件清单收集,硬件清单收集功能收集了诸如客户机存大小、CPU频率、硬盘容量等具体的硬件信息,可用于企业的IT类固定资产管理;软件清单收集则可以为系统管理员提供客户端安装的软件或存储的文件的大小、路径等具体信息。

IT资产管理对于硬件资产采用启用登记的方法,由指定的收货人签收资产后转入IT部门,再由IT部门通知业务部门领用并提供相应的技术支持。对于硬件资产分为固定资产和易耗品,固定资产是指企业在业务生产经营过程中所使用或控制的,使用年限较长,单位价值较高,且在使用过程中不改变实物形态的经济资源,其主要用于企业的业务生产经营活动,而不是为了出售或其他目的。固定资产作为企业资产的重要组成部分,具有价值高,使用周期长、使用地点分散、管理难度大等特点。 对此解决方法,为每一件新购入资产的相关数据输入计算机以后,都会由计算机自动地打印生成不干胶条形码,条码上的内容可由用户自己设定,其中包括固定资产名称、购入日期、保管(使用部门)等内容。将条形码贴在固定资产实物上,既明显地区分固定资产的使用部门,又给盘点带来极大的方便,盘点人员不必通过记录资产编码、核对帐本的方式进行盘点,只须通过专门的条码识别器对固定资产上的条码阅读,条码信息自动存储在条形码识别器中。条码识别器与超市中所用的相类似,但又有极大的不同,这种条形码识别器是采用电池供电,不必用电线连接,盘点人员可以方便携带到任何地方,进行相互核查,读入的信息存储于条码识别器中。条码器中可以存储近5万条左右固定资产的编码,使盘点速度提高了90%以上,同时还避免了重复盘点或错盘。读入条码结束后,将条码识别器与电脑通过计算机相连接,迅速地获得资产的实际情况,通过组合查询可立即发现资产短缺、溢余等变化情况。

IT资产管理结合条形码技术,赋予每个实物一张唯一的条码资产标签,从资产购入开始到资产退出的整个生命周期,能针对资产实物进行全程跟踪管理。解决了资产管理中帐、卡、物不符,资产不明设备不清,闲置浪费、虚增资产和资产流失问题。为企业资产管理工作提供全方位、可靠、高效的动态数据与决策依据,实现资产管理工作的信息化、规范化与标准化管理,全面提升企事业资产管理工作的工作效率与管理水平。使资产管理变得轻松、准确,快捷和全面。IT易耗品主要是使用周期短,价值较低,使用范围广,类似于U盘、激光笔、水晶头、鼠标等,企业本着“抓大放小”的原则,对于IT易耗品统一进货渠道,由IT部门购买发放,CHARGE到各部门,每月汇总转给各部门和财务各一份。

IT资产管理对于软件资产采用启用地址池的方法,将供货商提供的LICENSE统一集中管理,发放和加收进行登记,并结合资产清查的CLIENT端做比对,将不具备使用资格的用户清理,专业的工具软件安装由专人负责,收费昂贵,使用很少的软件可以考虑使用LICENSE服务器的方式,限定在企业内部使用,或是通过×××方式访问LICENSE服务器使用。

由于IT资产管理是一项长期工作,需要结合企业的自身情况渐进实施,加强企业固定资产管理基础工作,健全固定资产管理制度,从源头上把关,把软硬件的发放纳入有序的管理。合理界定低值易耗品、固定资产核算管理范围,建立健全固定资产管理的内部会计控制制度,加大财务控制力度。对固定资产计划、采购、验收、保管、使用、维护、修理、处置、报废直至退出企业全过程,建立合理的核算、管理流程,从制度上保证固定资产业务操作上的规范化、秩序化与高效率,堵住财务管理上的漏洞,维护固定资产的安全完整及账务的及时准确。适时地改造更新设备,对价值较大的固定资产报废和转让,需由使用部门提出,列出清单,报财务部门、固定资产管理部门审核备案,经领导批准后核销。严格遵循不相容职务相分离控制原则,清晰职能部门资产管理分工、职责、权限。将固定资产的核算与管理有机地紧密结合,保证财务核算与监督到位,保证固定资产账账相符及账实相符,同时,完善设备目标责任管理制度。加强固定资产实物、运转维护、保养等管理责任制,努力提高企业设备台时的产量定额或单位产量的台时定额,提高固定资产运营效率,节约固定资产使用成本,提高企业经济效益。加强企业固定资产核算、管理网络信息化,实现固定资产管理的高效性与便捷化。 建立、完善资产管理岗位责任制及管理稽查、考核、奖惩制度等。

企业IT资产的盘点工作必须认真落实,从小从细抓起,对发现的账实不符(盘盈或盘亏)等历史遗留问题及时进行整改,使IT资产的安全、完整得到充分保障,实行资产生命周期管理,充分合理提高资产利用率,对于需要购买售后服务的硬件资产要尽量购买全保服务,做到帐务、实物、和资产标签相一致。 在总结以往较好管理经验的基础上,克服管理中不足之处,加强企业固定资产管理的基础工作,健全固定资产管理制度。建立权责运行机制,注重IT资产折旧管理,健全IT内部审计制度,增强清查和监控力度,使得IT资产使用和维护都能并行,把售后服务外包给服务商,降低IT人员的维护,最终节省企业的人力,让IT资产物尽其用。