Hi,各位同学好!我是吴明课堂的答疑老师之一陈婉。祝大家一切顺利,平安快乐!

最近有个Outlook学员给我提供了一个很有代表性的应用场景,关于邮件自动分类的。

应用背景介绍:

该学员在学校工作,需要处理大量邮件,他希望把所有学生发来的邮件归类,按年级归类到对应的自定义文件夹内。效果如下图:

Outlook自定义通讯簿:一个经常被需要却很难找到的功能,快来关注一下吧_自定义通讯簿


解决思路推导:

学过Outlook课程的同学应该都有思路,使用自定义规则功能可以实现。


但是那么多种规则,该使用哪个规则呢?


他想到的是:“发件人是XXX” 这个规则条件。


实施的时候发现一个问题,这个条件不允许使用联系人组。


虽然可以选择多个发件人,但每个年级学生数量超出1000。


即使不考虑能否选择这么多人作为发件人条件,碍于这个功能不支持批量选择联系人,如何把这些邮箱都输入进这个条件框里也是个难题。


鉴于以上种种问题,我认为以发件人为条件并不适合。接着我们盯上了“发件人位于指定通讯簿”这个条件:

Outlook自定义通讯簿:一个经常被需要却很难找到的功能,快来关注一下吧_通讯簿_02


如果我们能自定义每个年级的通讯簿,并将每个年级的学生都放进对应通讯簿中,这个问题就迎刃而解了。


注意通讯簿不等同于联系人组,联系人组是在某个通讯簿内部的结构,而我们需要的是自定义若干个新的通讯簿,以便在创建规则的时候去使用。


实现步骤演示:

1. 切换到联系人视图,在默认的邮箱通讯簿上右键,选择新建文件夹选项   Outlook自定义通讯簿:一个经常被需要却很难找到的功能,快来关注一下吧_通讯簿_03


2. 选择自定义通讯簿位置和名称:

Outlook自定义通讯簿:一个经常被需要却很难找到的功能,快来关注一下吧_通讯簿_04


3. 调整通讯簿位置,Outlook没有处理好通讯簿的显示问题,我们添加自定义工作簿后,会发现效果如下图:

Outlook自定义通讯簿:一个经常被需要却很难找到的功能,快来关注一下吧_通讯簿_05


Outlook自定义通讯簿:一个经常被需要却很难找到的功能,快来关注一下吧_自定义规则_06


4. 从其他通讯簿复制学生名片到对应年级通讯簿,如下图:

Outlook自定义通讯簿:一个经常被需要却很难找到的功能,快来关注一下吧_自定义规则_07


5. 创建规则时设置条件为发件人位于XX学生通讯簿,如下图:

Outlook自定义通讯簿:一个经常被需要却很难找到的功能,快来关注一下吧_自定义规则_08


6.如需对现有邮件应用此规则进行分类,则勾选下图所标记选项:

Outlook自定义通讯簿:一个经常被需要却很难找到的功能,快来关注一下吧_通讯簿_09


7.点完成创建规则后,稍等片刻,到所选择文件夹(此处是“大一学生”文件夹)中查看已归类邮件,效果见下图:

Outlook自定义通讯簿:一个经常被需要却很难找到的功能,快来关注一下吧_规则_10


至此,问题成功解决。


希望文本能帮助到更多有同类需求的Outlook学员。


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