重点工作事项督办督查跟踪管理系统部署目的:

      为了确保上级重要决定、指示和本单位重大目标和工作部署及时落到实处,确定实效,提升办事效率。

重点工作事项包括:

         1)上级单位或领导的批示指示;

         2)公司董事会形成的各项决议、对汇报事项所形成的各项决定和提出的工作要求;

         3)党支部、党政联席会议以会议决议或要形式体现的,对所议事项形成的各项决议、决定和提出的工作要求等;

         4)公司主要领导的重要批示和临时交办的重要事项;

         5)总经理办公会议、生成协调会议、生成经营分析会议等研究确定的事项及有关需要特别落实的事项; 

企业现状:

         现在大多企业都是自己编制一个Excel来多这样的重点工作事项来进行督办及催办。举例

Gungho重点工作事项督办督查跟踪管理方案_重点工作事项

(1图)

         而督办的手段主要通过上门见面交流、直接打电话、或邮件系统来进行跟进,而有的时候与对方交流的时候,可能事情不是对方能处理的,他可能还需要问询别的人才能知道事情处理的怎样。一句话 往往无法在第一时间精准的知道所需要督办的事情到底处理的怎样了,而且时间一长若跟进不及时会出现不了了之的情况。

通过Gungho项目管理软件来对重要工作事项进行跟踪督办

我们先了解一下Gungho系统所管理的对象

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(图2)

工作来源:懂事会会议、总经办会议、上级领导决议等 ,我们可以通过创建一个项目来管理这些来源。

责任内容:这些就是重大工作事项了,我们可以通过创建任务来管理这些事项。

责任部门:这些就是任务的执行人了。

Gungho针对任务分解跟踪管理的思路:

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(图3)

案例

1、创建项目

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2、创建任务

项目创建后,项目经理就可以进入项目进行任务的发布

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3、任务接受

任务执行人在登录Gungho软件后,能在任务看板里面看到

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点击,后打开这个任务,并表态是否接受这个任务

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4、任务交流

任务的执行者、创建者、相关者都可以在这个界面进行针对本任务的沟通与交流,确保任务执行的正确性及快捷新

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5、任务查看与催办

通过任务列表查看所有任务的大体执行情况

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也可以实时查看到哪些任务超期或马上要超期了。

点击,某一个任务查看其详细的任务日志

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催办的时候,我们可以点击任务的交流页面,发送催办信息

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6、任务交付物

有些任务执行后可能会产生很多文档,我们在任务完成前,需要将这些文档归档存储到文档中心,便于后期管理维护。

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7、任务完成与确定

任务做好后,点击完成,有些重要任务可能需要做一个评审流程来确定这个任务是否完成。

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任务审核人,能看到提交审核的任务,进行审核

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总结:通过Gungho来对重点工作事项进行督办督查的最大优势是,管理层可以随时随地了解这些重大事项执行的状态,了解执行过程的问题,管理执行后产生的数据文件。并可以通过平台发送信息对相关责任人进行提醒。文档里面描述的技术实现方式不清楚的可以QQ 1283708212 或 13805711962进行交流