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职场PPT的基本法则和九大绝招_文本框



作者:Faith Shen





做了这么多年的PPT,有人已修炼得炉火纯青,分分钟做出一个震翻全场的精品佳作。而有的人做出来的仍让人不忍直视。


本文为大家奉上PPT的基本法则和九大绝招,再做不好PPT,你就只能被踢屁屁咯!



  这是人家的PPT:


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  这是你的:


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  做好一张PPT,优雅的设计感是第一位的。配色、字体、版式三元素:是一款拿得出手的PPT的基本修养



1这才是PPT的正确打开方式



  色彩没有好坏之分,只有是否合适。工作时,我们可以根据PPT的风格,使用不同PPT配色方案:


  • 经典——黑白灰


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  • 酷炫——黄黑 红黑


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  • 和谐——深色配浅色


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  • 沉稳——深蓝配浅蓝


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  再用以下这些风格你就out了:


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  如果你觉得上面图中配色还是无法满足你的要求,那么试试以下颜色吧!


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2

让你的PPT保持专业整齐

远离脏乱差



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  总有些人的PPT里充斥着这些乱七八糟的字体,我的内心是——


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  合适的字体可以成就你的演示,也可能毁掉你的PPT。记住,字体能够及时传达一种态度、一个观点,或任何其他因素。不要去寻找“某个很酷的字体”,相反,你应该思考一下自己想要传达的信息是什么。


  慎用那些复杂花哨的字体。虽然颜值都很高,但并不一定适用于PPT之中:


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  使用标准样子的字体,能帮助你确保设计保持专业整齐,远离丑陋和杂乱。


  除了我们常用的黑体和微软雅黑,这里要给大家推荐以下让你的PPT更美的字体:


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3

做一张“会呼吸”的PPT

聚焦到最重要的点



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  别在PPT上堆砌密密麻麻的文字。做一张“会呼吸”的PPT。


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  乔帮主的王道:抓住重点,展示要点,让观众的眼球都聚焦在最重要的点上:


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  做出“会呼吸”的PPT的诀窍就是,用最简明扼要的文字把自己的意见表述出来。


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(这是个反面例子)



4

将PPT做到极致的

“独孤九剑”



  接下来是最重要的让你掌握核心技巧,快速做出一个征服全场的PPT的大招。


  • 第一招 先发制人:设置默认文本框


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  你煞费苦心做好了一套100页的PPT,做完后发现文本框大小不一,于是你一张一张地修改……


  为什么不在一开始就设置好呢?选中你要设置的文本框,点一下右键的事情,哪有那么难!


  • 第二招 以轻御重:用PPT做出自己想要的图形


  随着PowerPoint功能的不断改善,有越来越多的“PPT手绘党”出现。


  这张逆天的《言叶之庭》插画,就是用PPT做出来的:


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  虽然我们达不到这种水平,但是利用组合功能,也可以轻松地做出自己想要的图形。


  利用“组合按钮”中的“形状剪除”、“形状交点”、“形状联合”和“形状组合”,可以轻轻松松地画出一只蓝胖子:


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  • 第三招 四两拨千斤:给你的PPT吃“后悔药”


  如果出现操作错误,我们一般的选择是Ctrl+Z或者单击“撤销”,但是一般来说,“后悔药”最多只有20颗。万一我们要取消之前50步的操作怎么破?


  其实,PPT中最多可以取消150步,点击“文件——选项——高级”试试看。


  • 第四招 大巧不工:Smart Art应用


  直线形的SmartArt轻松百搭:


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  环形的SmartArt十分严谨,适合做生产规划、制造管理等方面的演示:


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  树型的SmartArt信息量更为丰富,与许多咨询分析、战略规划的主题都十分契合:


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  锯齿型的SmartArt则给人眼前一亮的感觉:


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  对于许多在制作PPT时不注重逻辑关系的人来说,用SmartArt梳理出PPT中文字的逻辑,将它们图形化,能够让观众立刻了解演讲者的用意,视觉上也十分美观。


  • 第五招 唯快不破:把特殊字体打包带走


  对于字体的选择一定慎之又慎。有一些喜欢特殊字体的小伙伴,明明花了很多时间,却因为其他电脑没有安装使用的特殊字体,本来准备得妥妥当当的内容,只能用预设字体展现出来,此时此刻,只能用“心塞”来形容。


  这个问题也有解决方法,“另存为——工具——保存选项”就行了。


  • 第六招 锦上添花:录制声音和视频

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  在做PPT时,我们往往有一些灵感需要及时记下来,但又不方便以纸笔或者打字的方式记录。这个时候,Powerpoint内置的录音功能或许能帮上大忙。


  此外,你也可以直接把录音和PPT打包给其他同事看,就免了你一遍一遍口干舌燥地跟他们讲解了。


  • 第七招 出奇制胜:屏幕截图


  工作里,用到截图的时候可不少。但一旦处于没有联网的状态,很多人会感到束手无策。其实,PPT中也自带原生截图功能。点选“插入”,正下方就是“屏幕截图”啦。这个技巧虽然简单,但是诸如断网等关键时刻可是有大用处的。


  • 第八招 借力打力:更好地对齐和排版


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  有时候,为了更好地排版对齐,网格和参考线的作用功不可没。点选“视图——标尺、网格、参考线”即可。


  如果你有强迫症,那么每次做完PPT后,也可以用这个功能检查一下。


  • 第九招 无招胜有招:提前做排练定时


  你的PPT总算大功告成了,下一步,提前进行演讲排练是十分必要的。


  演讲的时候,我们最怕的就是时间不够用或者提前结束。在提前排练时,可以在“幻灯片放映”中选择“排练计时”。


  有了它,你的演讲能精确到每分每秒,征服全场!


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  好了,9大绝技已经奉上,大家快来学习吧!




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