一份合理有效的待办事项清单,对于职场人来说,是一种协助工具,也是一种高效完成工作的习惯。

 

相反,一份没有任何规划的待办事项清单,不仅用处不大,还可能会让我们在小事里打转,忽视了重要的事情。

 

一、”没规划“的待办事项清单

 

在职场生活中,为了完成当天设想的任务,我们往往会罗列长长的待办事项清单,然后沉浸在自己的待办工作,被逐一打勾或标注的喜悦中。

 

但问题是,不是所有的待办事项都同等重要。

 

如果我们同等对待清单上的任务,那么反倒会让我们产生惰性而不自知,且在工作上也不会取得较大的进步和突破。

 

因为一份普通的待办事项清单,没有显示出一项任务的重要性,也没有清楚的显示哪些任务是当天需要优先完成的。

 

这样做待办事项清单,让你在职场上一路开挂!_自媒体

 

这种情况下,人会不自觉先挑选简单且容易完成的待办事项,而把重要但更复杂、耗时、耗费精力的待办事项搁在最后。

 

如果当天完不成就推到“明天”再做,就这样日复一日...但我们仍然感到良好,并且觉得工作很高效,因为我们完成了许多任务。

 

然而,真正的效率并不是尽可能多地处理你的待办事项清单上的任务。相反,当你持续完成最有价值的任务时,才能达到高效状态。

 

当你不断地把你的任务清单上最有价值的任务删除时,你才会取得最大的进步、赢得财富和影响力。

 

二、”升级版“的待办事项清单

 

为了避免这种效率陷阱,创建一份相对完美的待办事项清单非常有必要。

 

在达蒙·扎哈里亚德斯的《高效清单工作法》一书中,提到了10种常用的待办事项清单法,分别是:

 

这样做待办事项清单,让你在职场上一路开挂!_工作效率_02

 

每个待办事项清单法都有其适用性,比如「3-MIT法」就不太适合用于职场。因为在职场我们不免会遇到上级临时交代的紧急事项,这时候我们就必须得中断手头上的工作,先把紧急事项完成。

 

而「“事无巨细”清单」也会因为罗列了一大堆大小事项,而让人反倒更加焦虑,不利于我们高效完成任务......

 

因此,为了更大化的提高我们的工作成效,我们要根据实际情况取其精华,切忌生搬硬套。

 

为了做好待办事项清单,我在运用上述的待办事项清单法的同时,还借助了「飞项」这款事项协作工具,希望以下方法对你也有用。

 

在开始工作前,我们可以先在大脑过一遍今天的待办事项,然后把重要任务、以及对推进重要工作有影响的小任务列入待办事项清单。

 

1、小而有影响的任务

 

对于小而有影响的任务,比如审稿,因为这需要上级审核稿件后,才可继续安排发稿。因此,这类型的任务就可以在「飞项」直接创建相关的待办事项。

 

这样做待办事项清单,让你在职场上一路开挂!_微信_03

 

为了让待办事项如期完成,我们需要为该事项增加一个”截止时间“。

 

如果待办事项不需要旁人协助完成,直接创建即可;

 

如果需要给同事/上级完成的,点击「邀请协作人」给对方派发该事项;

 

待协作人接受了邀请后,该事项会出现在自己和协作人的日程中。

 

到点提醒对方完成任务的同时,「飞项」公众号或者APP push还会为你推送事项的完成进展和日报。

 

2、重要且复杂的任务

 

能让我们在职场上进步、体现价值,且需要一定的思考、协作、组织统筹的事情,我们将其归类为重要且复杂的任务。比如,研究新产品在自媒体渠道的推广方式。

 

(1)事项思考过程=GTD收集/整理

 

GTD流程的第一步就是:收集。你需要做的,就是把自己所有的待办事项在笔记/记录表中全部列出来。罗列完后,就需要对其进行整理,明确每一项任务的实质和内容。

 

当我认为较为重要且复杂的任务,以「研究新产品在自媒体渠道的推广方式」为例,我会思考需要有哪些适合的平台?需要发布怎样的稿件?怎么样的内容形式?通常,我会用思维导图整理个人思路,如下图所示:

 

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(2)创建一个复杂事项=GTD组织1.0

 

在整理阶段,我们对各个任务进行了判定,而我习惯将事情根据时间、处理对象分如下四种,最重要的就是区分是否需要他人协作,是否是短期内需要完成。

 

还是以「研究新产品在自媒体渠道的推广方式」为例,整理完思路后,发现部分待办事项需要同事协助完成,比如抖音的视频剪辑需要视频组协助,各平台所需的产品图片需要设计组协助。

 

那么,我会将上诉大纲按照1-3级拆分成事项,复杂事项建议在「飞项」的PC端创建,屏幕够大、方便操作。

 

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(3)多人分发=GTD组织2.0

 

复杂事项拆解完,对于需要他人协作的事项我会派发给指定的负责人

 

我会把相关任务的具体指标、标准要求在分派事项的背景信息里交待清楚,使得任务更加清晰,然后在邀请协作人里通过微信好友、飞项协作人等为他人派发事项。

 

所派发的事项,会以卡片的形式发送到执行者的微信聊天窗口,即时实现事项的同步协作。

 

待协作被接受之后,事项就会自动进入对方的日程之中,每天通过日报提醒其该事项的进展和办理。

 

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通过拆解复杂事项,飞项还提供了一个人性化的功能「事项脉络图」,它可以让我们直观监控整个事项的进度情况、先后的主次、以及谁在负责什么都一目了然,更大程度上让实际进展与计划保持一致,以保证项目能够顺利进行。

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(4)事项执行=GTD执行

 

任务在拆解以后最重要的的其实是执行,想强调一点的是,执行特别是协作类任务的执行,最重要的是处理过程的信息畅通、协作效率高,进度可及时共享等,在满足这几条的情况下,一般来说结果都不会差。

 

而飞项可谓是一一满足了信息畅通、协作效率高,进度可及时共享等,我们接着看。

 

①专属事项空间,减少信息干扰

 

在飞项上,无论是项目,还是细分的子任务,都有一个单独的IM,无需额外在微信上新建新的群聊,且各个任务之间信息互不干扰。

 

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②重点、文件自动提炼,拒绝聊天瀑布“爬楼”

 

事项IM沟通过程中,我们可以对沟通内容的文字、文件等标记重点,且飞项对“重点”、“文件”会自动提炼,再也不用“爬楼”找干货,即便是新邀小伙伴也能快速了解事项的重点内容,省下不少时间还高效。

 

 

 

③事项小工具,让工作效率翻倍

 

协作过程中,为了推动事项的进展,难免需要开个会议讨论,而会议结束后,也会产生相应的待办事项,以及发布即时公告等等。

 

所以,飞项除了有事项协作和日程管理外,还支持在对应的事项中发起会议预约、时间征集、待办创建和发布公告等促进协作行为的小工具。

 

 

 

(5)事项回顾=GTD回顾

 

回顾阶段非常重要,因为回顾能更大程度上确保所有项目和行动都能按时完成。因此,我们需要定期查看每项任务的进展如何?哪些任务遇到了困难?哪些任务需要调整?通过定期回顾,可以优化我们的时间管理系统,进而提升工作效率。

 

①日程、早报,回顾事项超轻松

 

在飞项上,我们通过日程看板,以及每天早上9点准时推送的早报,看到每项任务的完成情况。

 

 

 

②笔记关联事项,知识存档

 

在飞项上,你可以记录下对事项的思考,关联到相应的事项,当需要时可以在事项笔记及时提取;当事项结束后,也可以将自己总结的方法论记录在飞项笔记,并且关联到该事项,方便日后回顾和复用。

 

 

 
3、合理安排所有任务

 

无论是小而有影响的任务,还是重要且复杂的任务,只要完成创建后,我们都需要按照四象限原则,给每个事项按照轻重缓急合理排序。

 

而这在「飞项」也能轻易实现,所有的事项会根据事项开始时间自动区分轻重缓急,我们可以自行对所有事项的顺序作自由调整,更大化实现有限的时间处理无限的问题。

 

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三、小结

 

Margarita Tartakovsky曾言,效率并不意味着要拼命工作、忙碌或开夜车……更重要的是分清轻重缓急、计划好并竭力保护你的时间。

 

我建议你别再使用普通的待办事项清单,而开始将「飞项」与”升级版“的待办事项清单结合使用,合理安排所有任务。记住,改变只来自于采取行动,而不仅仅是收集更多的信息。