最近公司组织架构调整,单独成立了一条业务线,小Q和一众技术、测试同学被划到新项目中。新环境新征程,启动会上,高层领导寄予厚望,希望新项目组能快速调整融合,早日进入备战状态,创造佳绩。程词慷慨激昂,听得人热血沸腾,群情高涨,场面好不壮观。作为产品经理的“言”值担当,小Q自然也当仁不让,立志要为新项目做好总设计师,不负众望。

几周下来,项目组成员间逐渐熟络起来,彼此之间因初相识而相互拘谨客套的阶段过了以后,工作上各种磨合问题也接踵而至。自认为沟通能力和表达能力尚不错的小Q在新项目里彻底翻了车,和开发同学出现了几次严重的沟通分歧,双方争的面红耳赤,不欢而散。

到底是哪里出了问题? 小Q开始反思,同时精读了几本沟通方面的书,以求从中找到答案,尽快解开谜团。  

01  职场常见沟通误区

小Q反思自己及周围的产品经理在以外的沟通过程中,经常容易落入如下几个误区:

1.针锋相对,言语不饶人

 不同部门的同事在一起沟通时,经常因为角色不同,立场不同,大家对同一事情的思考会得出不同的结论,当彼此的结论有冲突的时候,矛盾就产生了,如果各方都很强势,都希望从言语上说服对方,而自己没有一丝的让步,就会由争论衍生为争吵。例:产品经理希望项目早点上线,而开发同学认为工期太紧,希望砍一些需求。双方各不让步,一场需求评审会变成了争吵会,无疾而终。

2.鸡同鸭讲,认知不同步

当各方对某些事情的认知不一致时,就会出现彼此之间听不懂对方在说什么的情况,尽管大家表面心平气和,但实际上分歧已经产生,达不到预期效果。 例如,同样针对’商品上架’,产品经理描述的是库房的入库上架行为,而开发同学想象的是商品在销售平台展示的画面,产品讲的眉飞色舞,开发同学却听得云里雾里。

3.固执己见,缺乏同理心

如果沟通双方都很固执,完全不为对方着想,不求同存异,那么这注定会是一场失败的沟通。

 4.不懂倾听,自说自有理

人人都是辩论家,从你张口的一瞬间,我就没有想着要接受你的观点,而是在思考如何反驳你了。如果双方都不会倾听,只会越吵情绪越激动,矛盾越来越大。

5.偏离主题,飞到九天外

有的时候,看似现场欢快愉悦,但一场会议几个小时下来,发现并没有实质性的产出,原因是从某一时刻起,因为某同学的一句话,整个会议就开始偏离主题,而且越来越远,甚至在会议结束的时候已经不记得开会的目的了。

6.不懂变通,一招走天下

针对不同层级、不同性格、不同时刻的沟通对象,用一沉不变的方式去沟通,导致产生了不同的结论。比如产品经理在和技术讲解需求时,细节需要讲的越细越好,但以同样的方式向高层汇报时,领导会认为你罗里吧嗦,浪费时间。

7.缺乏真诚,过程冷冰冰

满口胡言、大话连篇、眼神飘忽、缺少耐心、一心多用,不专注于对话,遇到以上任何一类的沟通对象,都会让另一方觉得你在敷衍了事,感受不到你的诚意,基本从一开始,就已经让沟通效果大打折扣,沟通的结果也就可想而知了。

8.逃避沟通,矛盾更恶化

任何东西都是攒出来的,钱是,好感是,矛盾也是。遇到难沟通的人和事,很多人选择逃避,放任不管,双方从口头表达变为书面沟通,再到零交流相互猜忌,直到矛盾越来大,无法修复。

出了问题,就必须要去解决,否则工作和生活就会受阻。就像通畅的河流中间被一颗巨石拥堵,如果不及时挪走,久而久之,泥沙沉积,河道会越来越窄,直到有一天,河道被完全堵住,河水冲破河堤,酿成重灾。

02  人际关系需要分类

我们通常只知道自己在日常工作和生活中会遇到形形色色的人,殊不知关系也是要分层的,并不是所有人都值得我们同等对待。在进行有效沟通之前,需要对我们身边的关系有很清晰的认知。按照我们日常接触的关系,人际关系可以分为三类:择定关系、承继关系、偶遇关系。

 一、择定关系:由我们自己选择的配偶、约会对象、朋友、社会团体等。择定的关系当中,越是亲密的人,就越值得我们去留意和呵护,对话交流一旦出现困难,必须及时化解。

二、承继关系:常常伴随我们的择定关系承继下来的关系。比如父亲母亲兄弟姐妹,为孩子选的学校,对应学校里的老师,入职到某家公司以后的同事等。处理这类关系有一个独特的技巧:设定界限。一旦他们越界,我们就要确定一个正确的方式来回应他们。

三、偶遇关系:因为某些原因偶然相遇的人。例如为我们提供服务的商场工作人员、饭店服务员、热线话务员,我们在社区里碰见的陌生人,以及工作中遇见的、以前不曾谋面的同事等。与这些人只不过是擦肩而过,不必为他们劳神。

职场大佬们,你真的会沟通吗?_解决方案

▲  人际关系分类

因为我们每个人的心力是有限的,所以针对关系,我们应该有选择性的区别对待。首先,我们自己用心选择的择定关系,更加值得我们去用心经营;其次是随择定关系集成而来的承继关系,最后才是是那些匆匆而过的偶遇关系。当然并不是说承继关系就没有择定关系重要,而是说我们需要在不同的时刻需要用不同的沟通技巧去对待不同的关系。

03  性格情绪四象限及沟通技巧

不同的人有不同的性格和情绪反应特征,人的性格类型可以分为外向和内向,反应可分为易愤怒型(强势,好竞争)和易恐惧型(弱势,爱逃避)。按照性格和遇到事情的反应不同,我们可以将周围的人脉划分为4个象限:高能型、高虑型、生闷气型、退缩逃避型:

职场大佬们,你真的会沟通吗?_产品经理_02

▲  性格情绪4象限

以上4个象限的人分别对应不同的沟通特征,需要用不同的沟通技巧来对待:

①高能型。这类人不会羞于进行高难度对话,而且常常愿意推动问题解决。

为了避免高能型的人垄断沟通主导权,我们的反应必须温和且镇静,而且不要急于回应。我们可以这样说:很明显你对这件事很在乎,也很感谢你告诉我这些,但我需要一点时间好好想一想。

②高虑型。这类人总是不假思索地分享他们的想法,而且轻易表达出他们的担忧。他们的目光总盯在问题上,而不是去寻求解决方案。在交流过程中,他们倾向于表现得悲观、忧虑。

与他们打交道时,我们要由着他们尽情表达自己的忧虑,耐心倾听,不要反驳他们所说的任何话。花一些时间去理解、发掘他们的忧虑,帮助他们放松,他们才愿意和你讨论逻辑问题和解决之道。

③生闷气型。处于这个象限中的人,你可能很难搞懂他。他们有着强烈的情绪,却没有成熟的意见。他们不愿意表达自己没把握的观点,也不愿意让自己听起来很傻,所以在艰难对话中,他们选择把所有的想法埋在心底。

 要他们赶快说出不成熟的意见,对他们来说是很大的压力。我们可以这样回应:“看上去你对这件事很有感触,我真的很想听听你的想法和看法,你愿意思考几天,然后我们再好好谈吗?”,这些话才是振奋这类人的正确选择。

④退缩逃避型。他们缺少动力,拿不出什么意见,因为他们根本没时间去思考,他们满脑子都是负面信息,只盯着各种糟心事。他们很容易陷入压抑和忧愁的泥淖之中,遇到挫折他们容易选择放弃,逃避冲突

和处于这个象限的人沟通时,你需要意识到问题的症结到底在哪儿。我们可以这么说:“我估计我所知道的有限,你的顾虑还有不少,对吗?”,如果我们能帮助他们从压力中解脱出来,他们就能够燃起希望。

04  十个实用的沟通技巧

3分钟的沟通,胜过3小时的返工。职场上,如果缺乏沟通,经常会带来很多不必要的麻烦,对领导、对同事、对下属都是如此。掌握一些实用的沟通技巧有助于我们更好的完成工作,更潇洒的驰骋于职业天地间。

1.当面沟通。能够当面沟通解决的事情,就不要通过语音或文字。在沟通表达的信息量当中,只有7%是内容,38%是语调,55%是表情。只有面对面沟通,才能更好的把握对方的语调和表情,有助于高效而准确的解决问题。

2.学会倾听。多听少说,听懂再说,只有真正地听懂对方的话,我们才能真正走进对方的内心,找到沟通问题的根源。

3.明确目标。明确每一次沟通的目标,随时提醒自己,切忌漫无目的的散聊,到头来一无所获。

4.正直真诚。感性胜利大于理性胜利。简单正直比花里花哨实用的多,一个真诚的眼神胜过一万句空口的白话,也胜过一万句逻辑严谨的辩白。

5.求同存异。当沟通双方存在分歧时,不要一味的强压和企图说服对方。保留彼此的分歧,寻找彼此共同的目标以达成共识,才能使沟通继续下去。

6.有同理心。很多时候,沟通的不顺畅往往是由于双方立场不同。多一些同理心,站在对方立场思考,并致力于为对方解决问题,很多矛盾就迎刃而解了。

7.注意用语。多赞美,少批评;多用“我们”、“咱们”,少有用“你”;多重视别人,少一味的突出自己;注意语调:多用一声,少用四声 ;注意语速,不要太快,也不要太慢,要不快不慢。

8.保持微笑。相逢一笑泯恩仇,桃花依旧笑春风。时时带着善意的微笑,可以融洽气氛,增进感情,拉近沟通双方的距离。

9.控制情绪。人一旦愤怒就容易失去理智,在沟通过程中,一定要控制自己的情绪。如果真的特别生气,可以采用10秒法则,先冷静10秒,待情绪稳定后,再继续沟通。 

10. 3F沟通法。善用3F创造良好的沟通过程:先陈述事实(Fact),再表达感受(Feel),最后说出期望(Focus)。如:有位同事经常在办公室大声接电话,打扰了大家工作,你可以这么提醒他:“见到你最近经常接电话(Fact),我知道你一定有着急的事情,但其它同事正在工作,需要一个安静的环境(Feel),你看能不能去走道尽头去接听?”

相聚总是短暂,职场上人来人往,变幻匆匆,很多同事在我们不经意间就成了过客,也许昨天的我们还在相互嬉笑怒骂,今天见面就已经各奔东西。如果能够站在未来审视现在的我们,求同存异、和平共赢的沟通方式一定远胜过争锋相对、尔虞我诈式的厚黑欺凌。学会非暴力沟通,学会尊重礼让,真诚待人,会让我们迎来一段如诗般美好的职业旅程,沉淀下如阳光般绚烂的回忆。