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很多客户问我们,office365是不是提供了云端备份的功能?其实这么说也不是完全不正确的,但是我们还是会纠正客户,office365提供的并不是备份的功能,而是在sharepoint online提供了文件存储在云端,从而达到可与本地同步、与他人同步和协作的效果。对于很多企业来讲,一定会有共享文件的需求,要么放在本地服务器上,要么放在第三方的云端。本地服务器自不用讲,基本上也就是个存储加简单的共享,在第三方比较有争议。其实某种程度上,如果站在云盘的角度,很多第三方的应用其实比one drive更好用,无论是本地与云端的链接,还是与他人的共享,都非常方便。那既然如此,用户为何还要选择sharepoint online呢?那我们就来看下,到底sharepoint online除了可以起到云盘的功能,还能做什么。

 

首先,在20141月份之前,sharepoint online是提供外部门户网站的功能的,企业可以把类似放在外网托管的网站放到365上面来。关于迁移也不复杂,如果是静态网站,直接把图片文字放过来即可;如果是动态网站,绝大部分基于asp.net语言开发的且后台无复杂数据库的网站,可以直接迁移过来,但如果是javaphp等语言开发的需要重新编译。但是在20141月之后,这个功能停止服务了。大概的原因应该如下:

  1. Azure上提供了website的服务,所以相较于Sharepoint     online提供的轻量级的网站服务,后者显得有些鸡肋。

  2. 由于sharepoint     onlien提供的网站服务能力有限,不能扩展,所以如果遇到高并发的时候是无法应对的;

  3. 因为sharepoint     online最主要还是内部信息共享平台,如果同时也支持匿名访问,这对管理员也是有一定要求的,一旦权限配错,对公司信息安全会存在风险。

所以,当有客户问起,为什么我们原来知道的是有公共网站的,我们可以这么答复客户。

 

其次,我们把sharepoint online当成一个文件服务器来看待,也就是和我前面所说的类似我们在本地搭建服务器或者找第三方云端一样。我们可以把文件通过onedrive for business放在云端,对于企业而言,我们给到企业10G+每用户500M的空间,比如企业有100个用户,那么企业的存储空间分配为 60 GB 10 GB + 500 MB * 100 个用户),如果这个送给客户的空间不够用,企业可按1.27/GB/月来进行购买,比购买本地存储要便宜;对于企业中的每个员工而言,最早的时候,我们的one drive只有7G的空间,那时候叫做sky drive,后来我们做了升级,变成25G,但是还是有用户反馈这个空间不够,所以在2015年的5月初,微软将这个空间提升到了1TB,并且速度也大大提升。对于一些超大附件,我们建议可以放到员工的个人空间onedrive上去,生成一个链接,将链接发给对方,对方在本地下载,原理同大家熟悉的QQ中转站。

 

再次,那么给到企业的空间,如果只是单纯的存储和共享,如我前面所说的,与一些第三方并没有太多优势。我们的优势在于,我们主要是一个内部门户网站,起到内部信息共享平台的功能。企业里的员工、工具和文档是一种协作的关系,在文档方面,微软有天然的优势,因为office是微软的,所以可以很好地将office集成到sharepoint online中去。在前面有一期我介绍过office online,员工可通过sharepoint online在线查看和编辑文档,可进行多人协同编辑同一个文档,也可以通过版本控制完成项目合作编辑文档。同时,在sharepoint online上,我们可以查看到每个参与人的状态,我们如果想直接联系这个人,并不需要借助skype for business,可以直接点击联系人,就可以进行IM、语音、视频等沟通,同样也可以直接发起邮件。如下图所示。

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经常会听到微软对外宣传说有个非常流弊的功能,就是RMS。我举2个例子,对于每个企业来讲,我们都有内部文件是不希望员工发到组织以外的。那么管理员可以做好策略,我们员工就可以给文档设置权限,如果有员工向把这个文档发送到组织以外是做不到的。一些企业对销售人员的高流失率带来的客户流失率也比较头疼,也可以通过RMS的配置来有效解决。我们可以建立一个报备网站,可以限制销售只能往上填写,不能修改数据和下载数据。

可是,然并卵,在微软主要销售的世纪互联的版本上,因为工信部的限制,所以这个功能暂时还未落地国内。那么倘若客户需要这个功能,只能去购买全球版。可是这里面又有2点制约,第一是客户访问速度,第二是代理商利润低从而不愿意售卖这个版本。

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最后,作为一个企业内部信息共享平台和协作平台,sharepoint online提供了企业办公流的API,帮助企业实现办公自动化,如果有一套很成熟的开发代码和团队,工作流是可以导入的。只是在sharepoint onlien中,微软只是提供工具和接口,并不会直接提供工作流给到用户。


综上所述为sharepoint online比较主要的功能点。仅供参考。