战略采购七步走


(发表日期:2006年05月30日)第1页 共3页

以降低成本为宗旨,以追求盈利为重点。

DAVE NELSON、PATRICIA E. MOODY、JONATHAN R. STEGNER


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  你的企业希望如何每天减少20%至30%的材料与服务成本,却还能生产出质量更好的成品?很多企业每天都在流失上百万美元的潜在最终利润,原因就在于它们没有实施战略采购。与其辛辛苦苦去开发新市场和新产品、建立新工厂、挖掘新的收入来源,还不如通过明智的采购来实现更高的利润,这样还来得更快、更容易些。

  目前,供应链经理一职的重要性得到了前所未有的凸现。由于控制了产品50%至90%的成本,他们能够为企业的盈利性和增长做出重大贡献。在最优秀的供应链管理部门中,供应链经理的权力与责任范围不断扩大。成立高级采购部门的目的绝不仅仅是为了购买或搬运材料;制造部门、分销部门、物流部门都向战略供应链管理部门的负责人汇报,大额支出的规划与审批也不例外。最优秀的采购团队的经验告诉我们,通过合并职能—从材料的入厂到加工到出厂—他们可以为帮助企业实现高效利润增长做出更大的贡献。

  如果企业希望充分实现供应链管理的潜力,从而推动利润的增长,它就应该清楚地认识供应链管理影响企业损益表的能力。企业必须认识到采购开支增加所产生的影响,并且让供应链管理的专业人士承担相应的责任。

  遗憾的是,发现并已开始充分挖掘高效战略采购潜力的企业寥寥无几。但是,美国本田(Honda of America)、迪尔公司(Deere & Company)、IBM、摩托罗拉以及德尔福公司(Delphi Corporation)等企业的一流供应链,都是围绕制定和执行创造高额利润的高层战略愿景而组织和配备人员的。所谓高额利润是指比企业当初投入在采购人员和系统上的钱多出数倍的回报。在这些高绩效的企业中,采购目标以企业整体目标为基准,以追求盈利为重点。这些大赢家及其合作伙伴、重视战略采购威力的生产商都立足于长期目标。为了抓住流失的利润,他们彻底改变了制造商采购的方式。他们知道他们在人力、系统,尤其是材料上所投入的每一美元都必须有高额回报。而且,他们关注的是如何持续不断地降低成本。

  惊人的回报如同一面放大镜,使企业能够从大处着手,以高额回报为目标。每家需要采购材料的企业都有机会获得惊人的回报,因为经营一家企业就意味着以材料、劳动和服务来创收,而这一切又意味着现金的流动—进账、核算、支出。每次采购、每笔交易都是一个机会,所有这些现金交易加在一起就能制造惊人的回报。诀窍在于如何找到适合的工具,使管理者能专注于最佳机会以及回报最丰厚的领域。

  砌好战略采购四块基石

  没有哪两家企业、哪两件产品或哪两个供应商是一样的。但它们同样都需要标注着高额回报实现历程的基本数据点。在整个转变的过程中,专注于目标—换言之,“着眼目标”—至关重要。供应链管理部门会发现要获得惊人回报,需要进行诸多方面的转变,包括学习如何与供应商建立伙伴关系,与其他部门整合以及进行战略采购等。

  要获得惊人的回报,有四块基石是举足轻重的,因为它们描述了扩展企业中客户与供应商之间的关系。这四块基石是成本管理、有关供应商的产品质量与交货准确率的报告卡、供应商技术能力的评估、融合度(wavelength,对企业间密切合作的程度以及企业文化啮合程度的主观评判)。从根本上来说,这四块基石代表了建立良好伙伴关系、发展成为强大的扩展企业所必需的基本数据。

  成本管理帮助买家回答下列问题:该零部件的花费是多少?其成本应该是多少?市场趋势如何?我们的买价是否高于其他买家?

  第二块基石-有关供应商的产品质量与交货准确率的报告卡-对于帮助企业设定目标,帮助它从单纯战术性地解决日常问题转变为与供应商实现高层次的合作,意义重大。只有供应商能够快速提供高质量的产品,高层次的伙伴关系才可能成功运作。要了解供应商的产品质量与交货准确率,并着手强化其薄弱领域,惟一的途径就是从可靠的统计数据与详细的绩效历史入手。

  第三块基石-供应商技术能力的评估-这是对未来的一种展望。企业必须投入时间去了解某个商品或市场的技术发展趋势,以及自己的供应商在这方面的领先能力。同时,还要充分了解供应商对现有技术的掌握程度,了解它目前的表现可以帮助我们推测它在未来几年的发展走向。

  最后,第四块看似主观的基石—融合度,或协调性—是显示人们合作融洽度的一项重要指标。他们是否以相同的语言沟通?他们是否带着同样的紧迫感去处理重要事项?供应商能否与客户共同成长?最重要的是,我们是否信任他们?第四块基石中包括的变量非常多,它们似乎很难衡量,因而也很难控制。但许多优秀的生意伙伴,例如哈雷-戴维森(Harley-Davidson)和它的供应商们就发现,当他们着手解决具体的合作问题,并共同寻求改进时,他们可以在很多关键领域提高彼此之间的融合度。

  开始战略采购七步流程

  砌好上述四块基石后,企业已经做好准备采取下列七个步骤,来获取惊人的回报并实现战略采购。然而,如果企业只能做到前两三步,它从这些轻易便可实现的目标中获得的动力可能反而把它带到更艰难的境地。

  1、设定回报目标。

  要设定初期回报目标,首先必须确认采购总支出:所有用于间接和直接原料的支出以及企业其他支出,例如供应商培养、培训支出、差旅费、福利、外包或采购的材料等。一切开支必须审核。过去许多企业只考虑用于生产、工具制造的材料,或修补维修材料,但是,例如临时工合约和医疗保险这些“软性”开支也同样重要。

  其次,设定每年、每季度所降成本的宏观百分比目标。要选择一个可以实现的百分比目标,这一点很重要。如果标准设得太高,管理层会对初期结果失望;如果标准设得太低,没有人会真正发现潜在的机遇有多大。

  只要注意一些基本的事务,任何企业都能减少2%到3%的总开支。要持续实现5%或5%以上的成本节约目标就需要企业调整自己的结构,并实施有针对性的新政策,而要做到每年都降低超过5%的成本则需要卓越的战略采购能力。每年实现5%的成本节约目标的确很困难,但并非不可能。

  有助于实现这个目标的措施之一就是确认不同工厂、分公司间通用的零部件与商品,因为这些物件可以提供很好的调整与整合的机会。但是,一定要根据哪些机会最有可能帮助你实现你所追求的成本目标,来决定它们的重要性排序。

  2、组建商品团队,寻找有望降低成本的领域。

  应该按照不同的技术或产品组成立不同的商品团队,例如印制电路板团队或金属冲压团队。商品团队的任务是收集技术、制造和市场情报,以及采购信息,从而帮助企业得出每种产品、每个关键零部件的全面概述,为制定战略打好基础。如果企业决定削减供应基地,减少常用零部件数量,那么这一步就尤为重要了。

  商品团队也会参与到供应商的选择和培养工作中,因此团队成员应该了解大量精益方法,包括持续改善(kaizen,日本精益生产理论的重要概念,追求在实际操作中不断改善工作—编者注)规划和供应商调查等,这一点很重要。让商品团队去实地考察工厂、做基准比较、加入其他团队以学习新的方法,这些做法也同样具有重要的意义。当团队熟悉了不同的方法分别可以降低多少成本后,实现成本目标的可能性会更高。

  3、评估需求,为不同商品量身定做采购战略。

  每种商品都有不同的技术和定价策略,按照节约成本的困难程度对商品进行排序是关键之一。这样,商品团队就可以从容易实现的目标着手,确认能首过的(first-pass)开支削减目标,例如飞机酒店费用、原材料成本等,以提起众人对新措施的热情,并为团队积累经验。这为处理更具挑战性的商品降低了难度,因为在实现了那些容易实现的目标后,团队可以看到立竿见影的收益,这激起他们无穷的动力和激情去迎接后面更难的任务。

  此外,虽然大部分信息系统可以捕捉住较为及时的产品成本数据,但对于关键零部件,商品团队也许需要建立总持有成本(TCO)数据以评估真正的成本。例如,某种零部件需要相当多的维护,因此维护成本也应该计入初始采购价格中。

  总持有成本=A+( O+T+M+W+R+E)-S,其中,A指收购成本(Acquisition cost),O指运营成本(Operating cost) (包括运输费、关税),T指培训成本(Training costs),M指维护成本(Maintenance costs),W指仓储成本(Warehousing costs) (包括整个供应链的库存),R指风险(Risks) (包括货币汇率风险等),E指环境成本(Environmental costs),S指残值(Salvage value)。

4、与关键供应商沟通关键问题。

  衡量供应链管理绩效的标准应该包括按零部件与商品组划分的成本分解细目、质量绩效历史数据以及有关特殊问题的注释。另外,来自供应商与客户双方的有关市场趋势和竞争形势的信息有助于企业把握讨论框架,使其不会偏离战略主线。

  对许多供应商而言,他们所面临的第一个运营挑战是如何通过采用丰田或本田的生产系统方法实现精益化。然而在认真实施精益化措施之前,应该先评估其生产设施的现状,而该任务应由采购工程师们承担。通常在实地考察中,采购工程师们除了寻找改进对象外,还会寻找清理与调整的机会。在本田的BP计划中(Best Position,Best Productivity,Best Product,Best Price,Best Partner,意指最佳定位、最高生产力、最优产品、最低价格、最佳伙伴—编者注),第一步是实施COPDS—保持整洁的内部环境(clean up)、讲究条理(organize)、适时清理(pick up)、制定规章制度(discipline)与安全生产(safety)。尚未实施这些简单的精益改进措施的企业有很多机会去改善库存、生产力和流程状况。对于那些已经启动了持续改善方案,或已经重新设计了工作流程,实行了单元式生产制度和单件流库存模式,并且库存周转已经有明显改善的企业或部门,仍有成本削减空间,只是难度更大而已。

  5、验证、追踪并监控每个成本项。

  这一战略采购步骤需要重点强调,因为人们常常误解、忽略这一步骤。许多供应链管理部门虽然找到了大规模降低成本的机会,但却不能将之转化为明显的利润增长,因为他们没有跟踪监控降低的成本。因此,当成本出现降低时,一定要做到VTC,也就是验证(verify)、追踪(track)、监控(control)每一个成本项。如果没有一个规范的监控开支节省的常规程序,节省下来的成本会很快消失,对最终利润几乎没有任何影响。

  例如,某汽车设备生产商通过战略采购降低差旅开支。公司在这方面所需的服务都由一个供应商来提供,此举可降低成本上百万美元。但是管理者们搞不懂,差旅费在明显降低后,总预算支出仍在继续上升。节省下来的支出似乎蒸发了!钱都上哪儿去了?责任谁来担?

  答案很简单,也似乎在常理之中。虽然通过战略采购流程,差旅支出减少了15%以上(主要是因为公司聪明地整合了服务供应来源),但部门经理们并没有降低第二年的差旅预算。相反,节省下来的差旅费又被花在了更多的国内外旅行以及更多的酒店住宿上!是的,节省的费用可以验证,当前的成本可以追踪,但部门经理的流程中完全没有包括VTC程序的第三部分—监控。辛苦节省下来的开支很快消失在新增支出中。

  6、把实现的节约转变为企业的利润。

  企业必须把预计会降低的以及实际降低的成本直接与最高的损益表挂钩。这些财务数据是管理层的控制系统。如果首席财务官与首席运营官通过供应链管理计划理解了例如销货成本(COGS)降低的来源,那么他们就能规划所得收益。当股东与审计员听到利润增加的消息,每个人对供应链调整的热情就会高涨。应该就过去的成本与供应链改善项目的结果以及所设定的未来目标做一个比较,广为宣传,并写入战略采购进展的管理层报告。

  7、对供应链伙伴实行优胜劣汰。

  许多好的措施在刚开始取得突破性结果后就夭折了。所以你必须不断重新审核供应链的绩效数据,通过淘汰绩效不佳者来维持高标准。这并不是说在削减了供应基地后,剩下的几十名供应商必须要进一步减少到几名。相反,重要的是买家要仔细审核现有的选择。改善的机会很多,培训供应商、开展联合研究项目就是其中几种。淘汰具有战略意义的供应商是万不得已之举。即使在健康发展的经济中,大部分企业也无法承担相应后果。

  本田的供应商表彰大会在业界声名远播。每年四月,本田公司都会邀请三百多名供应商参加这一表彰大会。表现优异的供应商会获得相应的嘉奖。整个活动为供应商提供了极佳的交流和学习机会,有利于各方感受竞争的氛围。本田还利用这个盛会与供应商们讨论新产品的战略规划,分享对企业与技术趋势的看法。

  如果你的企业已经理解了精益生产,但希望能够保持两位数的成本降低水平,那么你应该从更大处着眼,努力发挥战略采购的威力。如果你的企业和其他许多企业一样还在困扰于如何赶上全球竞争对手,正在寻找一种有效的、清晰的、可操作的方法,那么就采取上述七步战略采购流程吧。投入在这个流程上的每一分钟都可以加强企业在供应链管理上的优势,并为你的下一步行动赢取管理层的支持。

  原文经许可摘自Dave Nelson、Patricia E. Moody和Jonathan R. Stegner所著The Incredible Payback: Innovative Sourcing Solutions That Deliver Extraordinary Results一书。Dave Nelson、Patricia E. Moody和Jonathan R. Stegner 2005年登记版权。该书由美国国际管理协会的分支机构AMACOM出版。胡凌鹊译。英文版可向位于新加坡的McGraw-Hill Education (Asia) 索取。

  Dave Nelson,德尔福公司全球供应链管理副总裁, Powered by Honda与The Purchasing Machine两本书的合著作者之一。Patricia E. Moody,入选Fortune杂志“制造业最具开拓精神女性之一”,为BP、摩托罗拉和强生等领先企业提供咨询。她还是Powered by Honda、 The Kaizen Blitz、 The Technology Machine、 The Purchasing Machine、 The Perfect Engine等书的合著作者之一。Jonathan R. Stegner,德尔福公司全球供应链管理总监, The Purchasing Machine合著作者之一。


  编者按:任何一家企业都有采购需求,一般采购是以最低采购价格获得当前所需资源的简单交易,而战略采购是以最低总成本建立服务供给渠道的过程。本文作者在文中指出,要实行战略采购,企业需先砌好四块基石,然后按照一个七步走的流程,加强企业在供应链管理上的优势,通过明智的采购获取更高的利润。