最近与公司财务在交流中发现,数据是他们每天面对而又是最为头痛的问题,一个表需要从其他部门提供上来的各式各样的表中人为的提取数据,耗费的人力越来越大,手工的录入也带来了或多或少的错误。在他们的要求下,花去我许多空闲时间,终于帮他们解决很大一部分问题,为他们今后工作节省了一笔时间。面对EXCEL如果仅仅知道的是往里面输入简单的几个字符,那只能说我们仅仅用到了它的皮毛。熟练的应运一些看似简单的公式,将为我们的应用锦上添花。

 

1、根据姓名取值

使用函数:Vlookup

标准语法:VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

用途:不仅用于在当前表格中查找指定值后返回其它列的值,而且可以用于在两个不同表格中查找并返回所需要的值。

例:计算当月工资时要从领导提供的管理人员薪资表中提取所有人的基础薪资时,可以使用:VLOOKUP(C4,管理人员薪资!$B:$C,2,FALSE)

p_w_picpath

 

所产生的问题是当没有查找到目标值时,返回的是一个错误值“#N/A”,这个值将导致其它字段运用它计算时同样产生错误值“#N/A”。

p_w_picpath

 

2、根据姓名取值,错误值用0取代

使用函数:IF+ISNA+VLOOKUP

标准语法:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

                   ISNA(value)

                   VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

合并后:IF(ISNA(VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)),“0”,VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup))

用途:将判断一个字段的值是否为“#N/A”,如果值为错误值 #N/A,则返回 TRUE所对应的值,否则返回FALSE所对应的值。

这样一来我们可通过将IF、ISNA和VLOOKUP配合到一起来解决我们所遇到的“#N/A”问题,也可以方便地取到我们所需要的值。

IF(ISNA(VLOOKUP(C9,管理人员薪资!$B:$C,2,FALSE)),"0",VLOOKUP(C9,管理人员薪资!$B:$C,2,FALSE))

p_w_picpath

 

注:当我们采用各种函数得到的值出现类似“#N/A”、“#VALUE ”、“#REF ”、“#DIV/0 ”、“#NUM ”等错误时,我们还可以使用IF+ISERR/ISERROR/ISNA来进行判断取值。

ISERR:如果值为除 #N/A 以外的任何错误值,则返回 TRUE。

ISERROR:如果值为任何错误值,则返回 TRUE。

ISNA:如果值为错误值 #N/A,则返回 TRUE。

 

3、取数字的大写元角分值

使用函数:SUBSTITUTE+TEXT+TRUNC+FIXED+IF+RIGHT+ABS

用途:用于财务输入数字金额时自动在相应的单元格中产生大写元角分值。

SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(TEXT(TRUNC(FIXED(B3)),"[dbnum2]G/通用格式元;负[dbnum2]G/通用格式元;"&IF(B3>-0.5%,,"负"))&TEXT(RIGHT(FIXED(B3),2),"[dbnum2]0角0分;;"&IF(ABS(B3)>1%,"整",)),"零角",IF(ABS(B3)<1,,"零")),"零分","整")

p_w_picpath

 

4、自动取最近一次单价值

使用函数:INDEX+MAX+IF+COLUMN

用途:注要用于取某一行中最后一个非空值的单元格数据到指定单元格,当表格超大时,查找一个最新的值移动表格将非常不方便,这样我们将最新的数据全部显示在一起将更易于工作。

INDEX(A2:CU2,1,MAX(IF(N2="",0,COLUMN(N2)),IF(P2="",0,COLUMN(P2)),IF(R2="",0,COLUMN(R2)),IF(T2="",0,COLUMN(T2)),IF(V2="",0,COLUMN(V2)),IF(X2="",0,COLUMN(X2)),IF(Z2="",0,COLUMN(Z2)),IF(AB2="",0,COLUMN(AB2)),IF(AD2="",0,COLUMN(AD2))))

下表中“最近单价”和“最近价格确认时间”所取的值为本行中相应颜色字段的值。

p_w_picpath

或许这些平时不起眼的小函数,当它们组合在一起时将产生多大用处,只要我们好好的去运用它们,它们将给我们带来工作上很多的便利。