易宝典文章——玩转Office 365中的Exchange Online服务 之五十一 怎样进行邮件传递记录管理

Posted on 2019-07-17 by Like Liu | 100,289 次浏览

在企业中,各种员工在使用邮箱和邮件服务的时候,几乎每个工作日都会发送和接收大量的邮件,甚至在非工作时间也有相当部分的邮件需要收发。因此如果不对这些大量的邮件进行有效的管理,那么将会出现影响员工工作效率,数量过大的情况下会导致员工无法及时处理等情况。从而导致企业业务出现重要信息得不到及时处理或丢失、泄露等风险。所以,邮件的生命周期管理对于很多重度使用和依赖邮件服务的企业来讲,是一项非常重要的关键任务。

在Office 365中的Exchange Online服务,继承并发展了Exchange Server的邮件记录管理(MRM)功能,为用户提供电子邮件记录管理服务。能够有效地提供对邮件生命周期的管理,同时降低由于邮件问题带来的法律风险。按微软的描述,通过邮件记录管理,可以灵活实现最能满足企业需求的邮件记录管理策略。

一、邮件记录管理适合的场景

首先,需要说明的是邮件记录管理并非在任何企业都有必要。比如,在国内绝大多数中小型公司,并非重度依赖电子邮件进行办公,大多数情况下,每个员工一年的平均邮件数都还不到1000封,即平均每天3封邮件。像这种情况,如果没有特殊的安全和法律需求,是没有必要对全部员工都开启邮件记录管理的。当然,相反的情况,则是强烈建议用户使用邮件记录管理进行用户邮件管理的。

Exchange Online提供的邮件记录管理适用情况包括:

1、根据企业业务需求进行重要电子邮件保留一定期限

通常企业用户的邮箱可能会包含与业务相关的策略、规划、事务、产品、研发以及和客户交流的关键邮件,这些邮件往往需要长期或在指定的一段时间内保留,所以通过邮件记录管理可以限制这些邮件的保留时间。

2、根据法律法规和企业的行政制度管理敏感邮件

在很多情况下,国家和政府的法律法规,以及企业自身的行政制度要求,在指定的时间段内必须要保留特定的或所有的邮件,并其针对某些邮件在到达某一时间点的时候应该进行删除,即删除早于某个时刻的邮件。因为,有的邮件存储时间超过所需要保留的时间可以能会给企业带来法律或财务上的风险。

3、为了提供用户的工作效率减少邮箱中的非工作邮件数量

在日常邮件的使用中,会遇到在一天的几十上百封邮件中寻找某一个需要处理的邮件的情况。往往这诸多邮件中,大多是来自一些与自身工作不直接相关的,或者是根本与工作美誉关系的一些发送者。这些邮件大多没有必要长期保留,比如,一些新闻订阅邮件等,针对当前用户来讲可能并不是垃圾邮件,但是往往这些邮件看过之后,根本没有永久保存的必要,甚至是可以看完即删的。如果这类没有保留价值的邮件能够等到即时清理,则可以避免用户在大量邮件中去耗时寻找工作邮件的情况,从而提供用户的工作效率。

4、降低邮件服务成本的同时改善存储管理

对于当前整个Internet提供的免费邮箱来看,大容量的邮箱服务比比皆是。从而给用户带来一个“惰性”习惯,那就是不再清理邮箱。用户往往把这一习惯带到工作邮箱中来,并且会把大量的订阅类的邮件也假如到工作邮箱中。由此给邮箱的体积不断增长,导致存储成本带来压力。因此,企业付出的这些成本可能通常并不是为了存储更多的工作数据。即使是一些工作邮件,但有些敏感邮件的保留时间超过了业务或法律法规所需的保留时间,还继续保留也会增加存储和管理成本。

综上四种情况下,应该考虑指导用户使用邮件记录管理(MRM)来进行企业邮箱数据的维护和管理。

二、Exchange Online邮件记录管理的实现

Exchange Online邮件记录管理(MRM)可以通过保留标记和保留策略来完成对邮件记录的管理。创建保留标记并将保留标记添加到保留策略,然后将该策略应用到用户邮箱。托管文件夹助理功能负责处理邮箱,并应用用户保留策略中的保留设置。当邮件达到保留标记中指定的保留时间时,通过邮件也满足该保留标记的条件,托管文件助理将对该邮件采取保留标记所指定的保留操作。

Exchange Online通过保留标记将保留设置应用到整个邮箱,以及默认作用到“收件箱”和“已删除邮件”目录。用户可以通过Office 365的Outlook桌面客户端和Web端(OWA)将保留标记应用到指定文件夹或单个邮件(个人标记)。之后,可以永久删除邮件,也可以在删除时保留恢复邮件的功能。已经启用了存档功能的用户,还可以使用保留标记将邮件移动到就地存档中。

Exchange Online中的保留策略能够默认对整个邮箱或特定的默认邮箱目录强制执行基本的邮件保留功能。但对于部署邮件记录管理策略来讲,根据企业的不同需求方案也会时多样化的。微软提供最常见的五种建议策略,基本涵盖了所有的基本场景情况,通过这五种建议策略的定制,可以扩展出适合自身企业的邮件记录管理策略。

1、在指定时间后删除所有邮件

MRM策略将在指定的时间后删除所有邮件。在该策略中,没有对邮件进行分类,而是针对到达时间点的所有邮件。该策略是通过为邮箱创建独立的默认策略标记(DPT)来实现的。但是,该策略作用的优先级低于用户手动操作的优先级,那就是当还未到达删除时间时,用户自行通过手动删除邮件。因此,这种方案不适合那些需要指定一定要保留一段确定时间的邮件。

2、在指定时间后存档邮件

MRM策略将在指定时间后将邮件移动到用户的存档邮箱中,实现邮件存档。存档邮箱是为用户提供的额外存储空间,存档邮箱功能并非所有用户都默认启用。其目的是为用户提供旧内容和很少访问内容的存储。移动邮件到存储邮箱的保留标记为存储策略。在同一个保留策略中,可以将DPT与用户自己的个人标记进行组合用以移动邮件,并将DPT、保留策略标记(RPT)和个人标记进行组合用于删除邮件。

3、删除指定目录中的邮件

MRM策略将根据邮件存储的目录删除邮件。在此策略中,可以指定邮箱中的不同目录的邮件删除时间和保留时间。比如,对于“收件箱”中的邮件设置保留1年,而“垃圾邮件”目录中的邮件只保留30天或1周。则可以对要为其配置的美国默认文件夹使用保留策略标记(RPT),而整个邮箱使用DPT,通过如此结合来实现该策略,DPT作用于未应用RPT的所有自定义文件夹和所有默认文件夹。

4、根据用户分类邮件进行处理

在实现针对所有邮件基于MRM作用的同时,允许用户根据自身的工作需要或法律法规要求对邮件进行分类。用户是该策略的重要组成部分,这是由于通常只有当事业务的用户才最能决定其邮件的保留价值,因此对其邮件记录管理起到决定性作用。

通过以下各项组合可以实现,按用户不同保留时间需求的功能:

  • 用于整个邮箱的DPT

  • 用于用户自建文件夹或各邮件的个人标记

  • 额外添加RPT以便特定默认文件中的项目过期

在保留策略中包含一个较短时间(如30天,1周,更或2天)的个人标记和一个较长时间(如1年、两年,更或5年)的个人标记。对于一些在极短事件内会失去价值的邮件,如订阅类邮件,用户可以应用较短时间的个人标记。而具有较高业务价值的邮件,用户可以应用较长时间的个人标记。最好的方案,是结合Outlook的邮件规则进行自动化筛选,将匹配规则的邮件进行相应的处理和作用。

5、由于电子数据展示目录的邮件保留

该MRM策略是结合了保留策略、就地保留和诉讼保留。实现在指定时间后删除邮箱中的邮件,但将其保留在“可恢复的项目”文件夹中。该保留过程不仅可以保留根据策略删除的邮件,也可以保留未到期被用户和其它应用程序删除的邮件。

其逻辑为,满足策略要求的邮件,会被保留策略在指定时间到期后从邮箱中删除,但是基于时间的就地保留或诉讼保留在其定义的时间到达之前会强制保留邮件,避免邮件被删除。因此,这些在到达就地保留或诉讼保留时间前,被删除的邮件将会被自动放在“可恢复的项目”文件夹中。

比如:需要保留邮件5年,并在到期后自动清理。则可以创建一个保留策略,其中包含一个5年后删除邮件的DPT,同时创建一个保留邮件5年的诉讼保留策略。如果用户在5年内没有删除过邮件,则到期后会根据DPT自动删除邮件。如果用户在5年删除了邮件,则根据诉讼保留策略,邮件会被移动到“可恢复的项目”文件夹中保留到5年为止。

可以看出,Exchange Online的邮件记录管理能够有效地解决邮件使用中的保留问题,同时也会兼顾邮件删除带来的风险问题处理。从而,安全有效的提供企业工作效率和邮件服务提供成本。

转自:

胖哥技术堂

讲述信息技术那些事儿。。。

原文地址:

https://www.fatbrer.com/archives/3514