什么是 Office 365 组?

Office 365 Group概述以及创建方法_office365 group

Office 365 组只不过是组对资源集合(文件、聊天、消息、网站)具有共享访问权限的人。共享访问权限使组成员之间的协作变得轻松而透明。这就是 Office 365组的全部意义所在——协作。  

这里最大的优点是,默认情况下,组织内的每个人都可以创建一个 Group。因此,现在,如果您需要一个共享位置来放置您的文件并与您的团队协作,您不再需要等待管理员为您创建团队网站(SharePoint Team Site)。  

Office 365 组有什么好处?

组的美妙之处在于,您无需像以前那样单独将用户添加到每个 Microsoft 产品。通过创建组,您还可以获得所有额外的好处:团队网站(SharePoint Team Site)、OneNote、共享 Outlook 收件箱、共享团队聊天(Teams)、Yammer、Planner、日历……只需单击一下即可。  

以前,您必须创建团队网站(SharePoint Team Site)、管理网站的 SharePoint 安全组以允许访问,并在 Exchange 中创建通讯组。现在这个过程要容易得多,因为将人员添加到组将自动授予他们对所有这些产品的访问权限。

创建 Office 365 Group的8种方法以及它们之间的区别

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有很多方法可以创建 Office 365 Group,其中一些人们仍然不知道。这可能会导致意外创建组,从而导致不必要的资源消耗。这里列出了 8 种创建组的方法以及它们之间的区别——看看吧!

正如我们所提到的,通过创建组,您可以获得许多其他 Microsoft 产品。但是这个过程也可以反过来:您可以从这些产品中的每一个产品中创建一个组 。您可以从下面八个位置创建 Office 365 Group,如下图所示。  

任何拥有有效许可证(Office 365 许可)的最终用户都可以从 SharePoint Online、Outlook、Planner、Yammer 和 Teams 中创建 Office 365 组。您还可以通过 Power BI、StaffHub 和 Microsoft Dynamics 等较新的 Microsoft 产品中创建组。尽管这很方便,但这种多样性可能会在您的组织内造成混乱。  

来自不同来源的组之间的功能存在一定差异。可以想象,另一个问题是, 由于自动创建, 一些用户可能会在不知不觉中产生组。为了避免这种混乱和缺乏透明度,了解每个创作来源的独特特征和差异至关重要。  下面就分别看看这几种创建方法以及各自的特点:

1. ​​在 Microsoft Planner 中创建 Office 365 组​

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​创建新的Plan会自动创建一个新组​​。有两种类型的计划:公共计划对所有人可见,而私人计划仅对您邀请的人开放。 此时,一个 Office 365 组只能有一个计划。 

2. ​​在 Outlook 中创建 Office 365 组​

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现在您可以在 Outlook的 主页部分中​​创建一个新组​​。您可以在私人公共组之间进行选择。通过群组,您可以获得所有与群组相关的消息的共享收件箱,这使成员之间的沟通变得轻松透明。  

3. ​​在 SharePoint Online 中创建 Office 365 组​

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当您从 Office ​365​​界面创建团队网站时​​,会自动创建相应的组。站点管理员成为组的所有者(Owner),而站点用户成为组的成员(Member)。由于您的所有团队网站成员都可以访问该组,因此您无需创建电子邮件通讯组列表(Distribute List Group)或 SharePoint 组(Secruity Group)。

4. ​​在 StaffHub 中创建 Office 365 组​

​Microsoft StaffHub​​是专为一线员工设计的日程管理工具,可用于 K1 和企业计划。当您第一次使用它时,会为您和您的所有员工创建一个默认组。此组未命名,但您可以在之后为其命名。 

5. ​​在 Power BI 中创建 Office 365 组​

Power BI 是E5版本中的强大分析工具。在其中​​创建 Group​​时,实际上是在创建 Office 365 Group。与之前的方法一样,您也可以将其设置为私有公共组。  

6. ​​在 Microsoft Dynamics 365 中创建 Office 365 组​

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您可以通过 Office 365 管理门户​​在 Dynamics 365 产品中设置组。​​Microsoft Dynamics 是仅在 E5 版本中提供的较新产品。但是,好消息是您可以与公司内的人员一起使用 Groups,即使他们没有访问 Dynamics 的权限。  

注意:当你使用上述六个来源中的任何一个创建组时,你将无法访问 Microsoft Teams 或 Yammer。 

7. ​​在 Microsoft Teams 中创建 Office 365 组​

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创建团队时,​​会在后端创建一个组​​。如果创建团队的人是现有 Office 365 组的所有者,他或她可以将团队的功能添加到组中。但是,通过这种方式创建组,您将无法访问 Yammer

8. ​​在 Yammer 中创建 Office 365 组​

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在 Yammer 界面中,您可以选择​​创建组​​并在内部和外部类型之间进行选择。内部组适用于组织内部的人员,而外部组用作公司内部人员和外部用户之间的协作点。通过这种方式创建组,您将无法访问 Teams 和 Outlook。