试述人力资源管理信息系统开发与应用                 
试述人力资源管理信息系统开发与应用

    何朱必

摘要:人力资源管理的终极目标是激发人的积极性。如何能保持企业员工的工作责任感,如何打造开心快乐的工作氛围,让员工每天有份好心情,激发他们的工作热情和减少人才的流失,已成为困扰企业人力资源管理日益尖锐的问题,可以说企业管理从根本上来讲就是对人的管理。经营企业,就是经营人。通过建立透明、相容、一致、易查和全面的人力资源信息系统,将与人相关的信息统一地管理起来,利用信息技术,建立企业人力资源管理信息系统,通过人力资源管理信息系统这一生产力工具的推广使用,使得人力资源管理业务流程再造成为可能,通过规范化、标准化实施业务管理,实现快速高效完成业务工作,减化工作流程,从而提高工作效率、降低管理营运成本。

本文就是基于上述开发背景阐述了企业人力资源管理信息系统的需求分析、系统分析、详细设计等整个开发过程。

关键词:人力资源;信息系统软件;开发与应用

作者简介:何朱必(1970-),男,云南石屏人,玉溪大红山矿业有限公司,高级经济师,主要从事企业经济管理与人力资源管理研究及其应用软件开发。

1.1人力资源管理信息系统开发目标

人力资源管理模块以经营管理为目标,信息管理为基础,采用成熟、先进的计算机软件、硬件集成技术,融入科学的人事管理思想和模式,对企业及其下属公司的人事信息进行采集、储存、加工、处理和分析,使其及时、准确地反映企业的人事聘用状况、人员流动情况、薪资情况等人事信息,为各级管理者提供快速、准确的人事管理依据与辅助决策数据。

构建人力资源数据中心。利用人力资源管理信息系统的统计分析功能,企业能够及时准确地掌握企业内部员工的相关信息,如员工数量、员工结构等,确保员工数据信息的真实完整性,从而有利于更科学有效地开发与管理企业人力资源。
实现网上招聘。人力资源管理部门可以通过本企业的人力资源管理信息系统与其它专业网站的衔接,及时了解市场上人力资源的最新动向。与传统的现场招聘或借助中介机构招聘相比较,网上招聘大大节约了人力、财力、物力,提高了招聘效率。
  员工培训规划。根据系统生成培训信息,分类统计,按培训需求提出培训计划,实现按需施教,不断提高员工业务技能,使其能够适应激烈的内部岗位竞争的需要。
  达到企业与员工之间建立无缝协作关系的目的。以信息技术为平台的人力资源管理信息系统,更着眼于实现企业员工关系管理的自动化和协调化,系统使企业各层级各部门间的信息交流更为直接、及时、有效。

1.2人力资源管理信息系统目标需求

随着企业经营规模的不断扩大,经营方式趋于多样性,企业的管理也越来越复杂,面对不断蓬勃壮大发展的业务,企业在管理上必须跃上一个新的台阶。建立企业现代化管理系统已成为当务之急。不少企业往往使用电子表格管理人员信息和处理工资、五险两金缴费基数,在自由化快速实现报表功能等方面为企业带来了可观的绩效,为实现企业的信息管理打下了坚实的基础,积累了信息化管理的理论和实践经验。但每个人手边的信息资源是孤立存在的,企业内部多部门多头管理人员信息,就形成了一个个信息孤岛,相对固定性和企业的发展壮大、组织机构的调整变化、业务开展的延伸之间的矛盾日趋激烈,随着数据库技术及开发工具的不断升级,信息系统的构建越来越被多数企业所接受,单一功能的电子表格已经不能适应大公司目前和未来的各种管理需求,因此,各种管理信息系统被成熟而广泛推行使用在各行各业中。

人力资源管理信息系统是一个企业单位不可缺少的部分,是适应现代企业制度,推动企业人力资源管理走向科学化、规范化、自动化的必要条件。人力资源管理系统能够为用户提供充足的信息和快捷的数据处理、查询手段,以帮助企业管理人员了解企业现有的人力资源结构和人员状况。但一直以来人们使用传统人工报表的方式管理人员信息、工资数据、文件档案,这种管理方式存在许多缺点,如:重复劳动、效率低、安全性差、时间一长就会产生大量的文件和数据积压,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难,久而久之,造成管理不规范,信息差错率高,数据失真,浪费人力和时间。
因此,为了加快企业的信息化步伐,提高企业的管理水平,在激烈的社会竞争中立于不败之地,建设和完善人力资源管理系统已经变得十分必要和迫切。

2.1人力资源管理信息系统总体规划

人力资源管理信息系统开发和应用的基础是企业战略: 人力资源战略、人力资源管理流程、IT基础设施和软件技术。因此企业的运作要实现三方面转型:战略、流程和技术。战略通过确定企业长期的发展方向得以明确,包括: 单位总

体战略,含人力资源战略(招聘战略、留人战略、开发战略);流程再造的目标是整合内部资源和能力,主要包括: 人力资源规划流程、薪酬管理流程、职业管理流程等;技术是我们实现运作模式转变的手段,人力资源管理技术主要体现

在分析、综合、判断、筛选上,在实现人力资源管理自动化过程中,业绩考核、人才素质测评与岗位评估是非常典型的人力资源管理工具,整体上提高运作效率。运作转型方式的改变大体上如图所示:

试述人力资源管理信息系统开发与应用

图1  人力资源管理战略管理结构图

2.2人力资源管理信息系统软件设计构想

根据人力资源管理各岗位业务内容和业务流程,软件设计需实现将劳动合同、人事信息、人员调配、工资管理、员工培训等业务有机结合。软件设计为绿色软件(免安装、不污染Windows计算机操作系统),系统采用目前世界上运行速度最快的DBMS关系数据库软件 Microsoft Visual FoxPro9.0,结合C语言及现代多媒体技术编写而成,具有良好的用户界面、较高的智能化性能及强大的自动化管理功能,由于系统采用较好的容错技术,因此增强了系统的自动纠错性能,系统导入导出功能强大,数据接口与外部系统无缝连接,与ERP系统数据共享。用MIS软件实现人力资源管理业务流程再造,充分体现管理信息化、数据自动化、报表模板化理念,管理思想如图所示:

试述人力资源管理信息系统开发与应用
图2 管理思维导图

2.2.1人力资源管理信息系统应用及其相互关系

人力资源管理的日常业务主要涉及新进公司人员及离职人员的信息维护、岗位变动及人员调动管理、社会保险缴费基数申报、工资考勤处理、员工收入分析、工资总额统计、员工培训信息登记等等,业务间相互关系如图所示:

试述人力资源管理信息系统开发与应用
图3 人力资源管理业务关系图

试述人力资源管理信息系统开发与应用
图4 人力资源管理业务流程图

2.2.2人力资源管理业务流程分析

  人力资源管理主要业务流程为:企业组织结构的框架管理,员工在企业生命周期的信息管理,劳动工资、保险福利数据处理,建立岗位能力的素质模型,建立对员工的能力培训体系,记录各种内外部的培训情况,并根据培训目标按能力素质匹配情况自动检索培训对象,使得培训工作系统化。

2.2.3人力资源管理信息系统的功能设计与软件框架

  技术为管理服务。人力资源管理信息系统要发挥其作用仅靠技术还不行,必须与先进的管理理念结合起来。人力资源管理的实质是将知识资源视为企业最重要的战略资源,而人力资源管理信息系统本身就***着知识管理的思想,其关注的是如何利用员工数据信息获得员工知识,再利用这些知识获取最大的效益,这一管理思想应贯穿于人力资源管理信息化过程的始终。

以技术支持为保障。人力资源管理信息系统从收集数据到数据加工、储存、传送、使用和维护都离不开计算机信息技术的支持,缺乏有效的技术支持,系统的工作效率将难以保证,管理理念的贯彻也将失去落脚点。人力资源管理信息系统通过全面运用计算机编程技术、网络通讯技术、数据库技术以及运筹学、统计学、模型论和各种最优化技术,实测企业的人力资源现状并建立起企业人力资源管理专家系统,为企业提供有关人力资源问题的高质量解决方案。

软件设计框架结构如图所示:

试述人力资源管理信息系统开发与应用
图5 人力资源管理信息系统软件设计结构图

  根据人力资源管理的岗位业务需求与业务流程,将系统操作界面设计为员工自然状况管理模块、劳动人事管理模块、社会保险管理模块、员工培训管理模块、用户权限管理模块、系统设置、数据初始化模块。运用数据库编程技术结合工作业务有针对性地开发,注重实用性与专业性的结合,各大功能模块,共用一个数据库,生成不同的用户UI界面,实现人力资源管理常用的“劳动人事”、“社会保险”和“员工培训”三大功能应用。系统的运用可使人力资源管理各岗位业务有机结合,形成一个闭合循环系统,实现各功能模块间数据的共享,代替人力资源管理的手工计算或做手工电子台帐,有效地提高工作效率,降低人工成本。

3.1人力资源管理信息系统应用特点

通过人力资源管理业务与信息化应用软件深度融合,轻松实现了人力资源管理信息化业务流程再造,是人事、统计管理人员在日常人力资源管理中提高工作效率、快捷处理各种复杂数据查询和打印分析统计报表所必备的生产力工具。软件具有友好的用户界面、最快的运算处理速度、安装简便、操作简单、功能实用、稳定可靠等优点。利用企业现有的内网作物理平台,快速方便地查询、统计人力资源信息、处理工资保险等数据,不用再去手工翻册子、查档案、手工做帐处理诸如工资、保险等一些繁琐的数据,提高了人力资源管理人员的工作效率。

系统最大的特色是高度融合了目前运行速度最快的关系数据库管理系统Visual FoxPro 9.0 及大家最喜闻乐见的电子表 Excel,充分发挥了数据库处理技术与电子表快捷生成报表强强联合优势,提高人力资源管理工作效率,轻松实现信息管理自动化、报表处理快捷化、决策支持可靠化等特点。

管理信息化、数据自动化、报表模板化;
系统具有分配数据查询、报表导出的使用权限功能,可设置多条件组合的条件查询,并灵活分配用户使用权限,满足组织中的各类用户权限管理,对信息查询限制和保密;
灵活自定义各种查询和报表导出,自主控制报表的数据范围和查询组合条件;
对报表数据导入、导出,提供电子表格或图表分析功能;
实现岗位、人事、薪酬、福利、人力资源状况、员工变动、考勤休假的多种信息的多种条件的报表输出;
直接导出导入系统内外数据,运用电子表格方便实用的制表工具,方便设计完成任意复杂结构的报表,报表格式定义简单,易学易用;
根据实际工作业务要求方便制作编辑各种数据报表模板,模板本身可以方便地保存和读取,从而实现业务报表的修改使用;
充分运用大家最喜闻乐见的电子表格自由快速做报表,可以直观地改变报表中的所有内容,如表头、表尾的的文字,包括字体、位置、内容等。可自定义制作出形状极其复杂的报表格式,更符合国人的操作习惯;
系统生成的文本文件又可直接作为ERP系统的导入导出模板数据,快速实现人力资源管理信息系统与ERP系统数据交换和共享,与ERP系统无缝连接,实现功能互补,满足用户数据转换、方便快捷应用。

3.2人力资源管理信息系统应用流程

系统具备“设计结构合理,维护极其方便,数据库力求精简,功能设计强大”等特点,具自动识错、提示功能,系统除少量原始数据录入外,自动生成各类报表或查询数据库,可与其它大型数据库无缝连接,轻松导出导入数据,实现数据共享。系统力求界面通俗易懂,操作智能化程度高,简单易行;首先,简单采集本程序需要的基础数据,其次,少量快速录入劳动人事管理日常业务基本项目、原始数据,最后,系统根据系统设置对原始数据自动化处理,完成一切日常管理工作中繁琐的计算工作,提供劳动人事管理工作中各类报表、数据查询和分析统计报告,可以说人力资源管理信息系统是高度智能化的超级“傻瓜”型软件。

试述人力资源管理信息系统开发与应用
图6 人力资源管理信息系统应用流程图

在系统生成的人员信息、工资数据的基础上,还不断扩展了业务特色功能,根据社会保险政策相关文件编写实用程序功能模块,对系统外快速生成上报社会保险管理部门数据,实现全自动更新数据盘,导出住房公积金、企业年金及各种社会保险缴费基数(五险两金年缴费基数),方便用户向企业年金管理银行、上级社会保险管理部门报送数据盘(电子表);对内实现信息化管理社会保险台帐报表、做实缴费登记手册卡片、打印退休职工养老保险待遇。

3.3人力资源管理信息系统使用要求及发展方向

信息化工具只有高度重视和正确使用,常学常用才能见到这一生产力工具带来的实际效益。为及时、准确掌握人力资源状况,提高各单位的人力资源管理水平,发挥好人力资源管理信息系统的作用,必须切实制订一个保障信息系统正常运行的管理办法。明确要求相关人员必须熟练使用这一生产力工具,做到业务流程畅通无阻,数据信息维护及时准确无误。

国内外人力资源管理系统已经历了漫长的发展过程,传统的人力资源管理系统,主要是用来解决人力资源部门内部的业务管理问题,如人事信息管理、薪资计算、考勤管理等等,系统的应用,能够从某种程度上提升人力资源管理的效率,但由于系统的用户对象主要是人力资源管理相关的管理人员,人力资源管理的信息流很难突破管理部门之外,从而导致了人力资源管理体系的封闭状况始终不能得到解决。随着Web技术的发展,信息流突破了部门的限制而延伸到单位内外的各个角落,使得人力资源管理的业务流程再造有了稳定、可靠的技术支持,人力资源管理体系也将因此而突破封闭的模式,单位各级管理者及普通员工都能参与到人力资源的管理活动中来,这就提出了Web人力资源信息系统开发课题 。与传统人力资源管理系统不同,Web人力资源信息系统将从“全面人力资源管理”的角度出发,利用Web技术为人力资源管理搭建个性化、规范化、网络化、动态化的工作平台,在满足人力资源部门业务管理需求的基础上,还将人力资源管理生态链上不同的角色联系起来,使得人力资源信息系统成为单位实行“全面人力资源管理”的平台。

4 结论

企业要实现持续、稳定的发展,就要求所有员工都能以战略为核心统一行动,相互协作。使组织的人力资源管理系统将组织愿景、价值观念、企业文化等等一些高端的经营理念真正有效地转化为每一位员工在日常工作中表现出来的言行习性,使人力资源管理系统各大功能板块之间真正实现有效的联动。吸收先进的管理思想,完善与社会主义市场经济体制相适应的人力资源管理制度体系,其终结目标是“最大限度地激活人力资源”。只有借鉴国外企业成功经验,结合国内的企业现实,尊重员工的“个性化”需要 ,建立起甄选实绩化、职责岗位化、发展业绩化、管理制度化、利益共同化、薪酬市场化、保障社会化、组织目标与个人价值协同化等“选人用人、激励开发、拴心留人”激励机制,强调能力本位和业绩本位,才能达到尊重、保护、留住、激励、培育、用好人才的目标,也才能真正发挥出人力资源管理的核心竞争力作用。

参考文献:

[1] 史济民 Visual Foxpro 及其应用系统开发 北京:清华大学出版社,2000

[2] 黄梯云 管理信息系统 北京:电子工业出版社,1995

[3] 李显济 计算机网络 北京:机械工业出版社,1988